Check­liste: Rech­­nungs- und Beleg­ver­sand digitalisieren

02.07.2022

Check­liste

Nutzen Sie dieses über­sicht­li­che Tool zum syste­ma­ti­schen Vergleich von Lösun­gen für den digi­ta­li­sier­ten Versand von Ausgangs­rech­nun­gen und ‑bele­gen.

Der herkömm­li­che Versand von Rech­nun­gen, Mahnun­gen, Gutschrif­ten, Bestel­lun­gen und ande­ren Trans­ak­ti­ons­do­ku­men­ten per Post ist nicht nur teuer, sondern auch äußerst verlust- und störanfällig.

Wenig verwun­der­lich erscheint daher der Wunsch vieler Unter­neh­men, die eige­nen Ausgangs­be­lege lieber digi­ta­li­siert zu versen­den – etwa als elek­tro­ni­sche Rech­nung mit struk­tu­rier­tem Datensatz.

Lohnt sich der digital(isiert)e Belegversand?

Für alle Rech­nungs­ver­sen­der, die mindes­tens 2.000 Ausgangs­be­lege pro Monat im Busi­ness-to-Busi­ness (B2B) und/oder Busi­ness-to-Government (B2G) Bereich verschi­cken, ist die Antwort klar: Ja, denn allein die elek­tro­ni­sche Rech­nung spart direkt bis zu 3 Euro pro Ausgangs­do­ku­ment ein.

Das ist auch der Grund, warum der „echte“ elek­tro­ni­sche Rech­nungs­aus­tausch in Forma­ten wie XRech­nung oder ZUGFeRD 2.0 immer mehr an Fahrt gewinnt – und auch bei öffent­li­chen Verga­be­ver­fah­ren immer häufi­ger als Grund­vor­aus­set­zung in den Verga­be­be­din­gun­gen ange­führt wird.

Mehr noch: Im Austausch mit deut­schen Behör­den und ande­ren Rech­nungs­emp­fän­gern der öffent­li­chen Hand werden E‑Rechnungen nicht nur immer belieb­ter, sondern zuneh­mend sogar zur rechts­ver­bind­li­chen Pflicht! Wer also (auch) Geschäfts­part­ner im öffent­li­chen Bereich hat, wird um eine entspre­chende Digi­ta­li­sie­rung des eige­nen Rech­nungs­aus­gangs auf kurz oder lang nicht mehr herumkommen.

Dass die genauen Rahmen­vor­ga­ben für den elek­tro­ni­schen Rech­nungs­aus­tausch mit der öffent­li­chen Hand dabei in jedem Bundes­land indi­vi­du­ell fest­ge­legt werden, macht die Lage gerade für kleine und mittel­stän­di­sche Rech­nungs­stel­ler nicht einfa­cher. Ganz im Gegenteil.

Ein Grund mehr, um schon jetzt für die Zukunft vorzu­bauen. Opti­ma­ler­weise mit einem System – oder einem Part­ner für den Beleg­ver­sand – mit dem man auch auf alles, was noch kommen mag, vorbe­rei­tet ist.

Den rich­ti­gen Dienst­leis­ter finden? Gar nicht so einfach!

Bei allen Vortei­len der neuen Tech­no­lo­gie bleibt gerade bei klei­nen und mittel­stän­di­schen Unter­neh­men oft die Frage: Wo anfan­gen, wie umset­zen und – vor allem – wie stellt man sicher, dass auch in Zukunft alles so reibungs­los weiterläuft?

Fragen, die nicht nur unsere Kunden oft für lange Zeit umtrei­ben, bevor sie sich letzt­end­lich für unse­ren eBeleg-Service – Ausgang entschei­den. Tatsäch­lich hören wir immer wieder, wie schwie­rig es auch für IT-affine Mittel­ständ­ler ist, den perfekt passen­den Part­ner für diesen wich­ti­gen Digi­ta­li­sie­rungs­schritt zu finden.

Klar ist: Unsere Lösung gehört zu den Besten auf dem Markt. Gerade für Unter­neh­men mit SAP oder Navi­sion, die ihre mitt­le­ren bis hohen Ausgangs­vo­lu­men von mindes­tens 2.000 Trans­ak­ti­ons­do­ku­men­ten effi­zi­en­ter, kosten­güns­ti­ger und weni­ger fehler­an­fäl­lig gestal­ten wollen.

Denn in diesem Bereich verfü­gen wir nicht nur über einen einzig­ar­ti­gen Erfah­rungs­schatz. Unsere Lösung lässt sich auch beson­ders schnell, reibungs­los und effi­zi­ent in die bestehen­den Systeme inte­grie­ren. Entwe­der komplett digi­ta­li­siert – oder als echte Multi-Chan­nel-Lösung inkl. Beleg­druck Option!

Was sollte die „perfekte“ Ausgangs­lö­sung können (müssen)?

So viel ist selbst­ver­ständ­lich: Beim Vergleich der verschie­de­nen Anbie­ter und Services sollte es immer vor allem um Ihre indi­vi­du­el­len Bedürf­nisse gehen.

Doch was sind die entschei­den­den Fakto­ren, die den Unter­schied zwischen perfekt, eini­ger­ma­ßen und gar nicht geeig­ne­ten Lösun­gen für den opti­ma­len Beleg­aus­gang machen?

Dafür gibt es die kosten­lose, neutrale und anbie­ter­über­grei­fende Lösungs­an­bie­ter-Check­liste von SY!

Sie sind schon einen Schritt weiter?

Dann sichern Sie sich die ausführ­li­che Profi-Check­liste mit allen wich­ti­gen Detail­fra­gen und ‑aspek­ten, die es bei der Auswahl des besten Lösungs­an­bie­ters zu beach­ten gilt. Prak­tisch, über­sicht­lich und mit aussa­ge­kräf­ti­gen Beispiel­da­ten zur Orientierung!

Was wir dafür wollen? Einfach nur Ihre Kontakt­da­ten. Mehr nicht!


    Ihre Daten werden zur Bear­bei­tung Ihrer Anfrage in unse­rem CRM System (Sales Force) gespei­chert. Weitere Infor­ma­tio­nen entneh­men Sie bitte unse­ren Daten­schutz­hin­wei­sen. Wir behan­deln Ihre Daten vertraulich.
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