E‑Rechnung in Baden-Württemberg

16.09.2021

PODCAST

In Baden-Würt­tem­berg gilt seit Januar 2022 für Liefe­ran­ten der öffent­li­chen Hand die E‑Rechnungspflicht.

Worauf müssen Sie als Liefe­ran­ten an Behör­den und Insti­tu­tio­nen der öffent­li­chen Hand in Baden-Würt­tem­berg achten?

Genau darüber spre­chen wir in diesem Podcast.

Was bedeu­tet die E‑Rechnungspflicht in Baden-Würt­tem­berg für Lieferanten?

Unsere ePod­cast-Reihe dreht sich um die E‑Rechnung an die öffent­li­che Hand, die Behör­den und zuge­hö­ri­gen Institutionen.

Bei unse­rem ePodcast#08 geht es um den Versand elek­tro­ni­scher Rech­nun­gen an Ihre Auftrag­ge­ber in Baden-Württemberg.

Wie die Lage in den ande­ren Bundes­län­dern ist, finden Sie in den bereits verfüg­ba­ren Podcast-Episo­den.

Damit Sie hier nichts verpas­sen, empfeh­len wir unse­ren ePod­cast rund um den digi­ta­len Belegaus­tausch zu abon­nie­ren. Das geht einfach über Ihre bevor­zugte Podcast-Platt­form über die Links unter der heuti­gen Episode – bei Spotify, Deezer, Google, iTunes und podcast.de

Viel Spaß beim Reinhören!

Unsere ePod­cast Noti­zen für Sie:

Unser Experte Jona­than Seidel zeigt hier auf, was es beim Versand von E‑Rechnungen an Ihre Kunden, sei es Behör­den oder Insti­tu­tio­nen der öffent­li­chen Hand, zu beach­ten gibt.

Was sind die gesetz­li­chen Grund­la­gen für den Rech­nungs­ver­sand in Baden-Württemberg?

Gilt in Baden-Würt­tem­berg eine E‑Rechnungspflicht für Lieferanten?

Die allge­meine Pflicht für Auftragnehmer/Lieferanten bzw. Rech­nungs­stel­ler zur Einrei­chung einer „echten“ elek­tro­ni­schen Rech­nung tritt ab dem 01.01.2022 in Kraft.

Ausge­nom­men von der Pflicht sind:

  • Einzel­auf­träge von < 1.000 € ohne Umsatz­steuer. Diese Ausnahme gilt bis zum 31.12.2025. Danach werden alle Liefe­ran­ten unab­hän­gig vom Rech­nungs­wert verpflich­tet ihre Rech­nun­gen an Behör­den als echte E‑Rechnung zu stellen.
  • Auch Liefe­ran­ten aus dem Nicht-EU Ausland sind von der Verpflich­tung ausgeschlossen.
  • Darüber hinaus besteht eine weitere Ausnahme bei Rech­nun­gen, die nach dem  (nach § 4 Absatz 2 Nummer 1 bis 4) Landes­si­cher­heits­über­prü­fungs­ge­setz geheim­hal­tungs­be­dürf­tige Daten enthal­ten. Diese müssen auch nicht in einem elek­tro­ni­schen Format einge­reicht werden.

Ab wann müssen Behör­den elek­tro­ni­sche Rech­nung entge­gen­neh­men können?

Alle über­ge­ord­ne­ten Behör­den des Landes Baden-Würt­tem­berg sind seit dem 18.04.2020 dazu verpflich­tet E‑Rechnungen anzu­neh­men. Diese Verpflich­tung zur Annahme einer elek­tro­ni­schen Rech­nung gilt nicht für Gemein­den oder Gemein­de­ver­bände, wenn der Wert des verge­be­nen Auftrags im unter­schwel­li­gen Bereich befindet.

Wie können in Baden-Würt­tem­berg Rech­nun­gen über­mit­telt werden? Wird in Baden-Würt­tem­berg ein zentra­les Rech­nungs­ein­gangs-Portal zur Verfü­gung gestellt?

Die Einrei­chung elek­tro­ni­scher Rech­nun­gen erfolgt zentral über das Portal des Zentra­len Rech­nungs­ein­gangs Baden Würt­tem­berg (ZRE-BW). Für Rech­nungs­emp­fän­ger ist die Nutzung des Portals verpflich­tend nach § 7 Absatz 1 ERechVO-BW.

Das bedeu­tet: wer seine Rech­nun­gen elek­tro­nisch einlie­fert, muss dies zumin­dest für Empfän­ger auf Landes­ebene über das ZRE-BW durchführen.

Welche Wege der Rech­nungs­ein­lie­fe­rung über das ZRE-BW stehen zur Verfügung?

E‑Rechnungen können Stand heute per Webu­pload oder E‑Mail einge­reicht werden. Zu einem späte­ren Zeit­punkt ist auch die Einlie­fe­rung per Webser­vice über die Infra­struk­tur des PEPPOL-Netz­werks geplant.

Ergän­zung (30.09.2022): Je nach Rech­nungs­emp­fän­ger ist die Zustel­lung via PEPPOL möglich. Fragen Sie hierzu bei dem Rech­nungs­emp­fän­ger nach dessen PEPPOL-ID.

Kurzer Exkurs zu WebSer­vice via PEPPOL

PEPPOL ist ein euro­päi­sches Trans­port­netz­werk für den Austausch von Doku­men­ten mit der öffent­li­chen Verwal­tung. Es wird bereits in ande­ren euro­päi­schen Ländern bereits verwendet.

WebSer­vice via PEPPOL bedeu­tet unterm Strich, die E‑Rechnung wird über ein WebSer­vice an das Portal über­mit­telt. PEPPOL kommt danach zum Einsatz, um die eigent­li­che Rech­nung an die Rech­nungs­emp­fän­ger weiter­zu­lei­ten. Bei der Anbin­dung über ‚WebSer­vice via PEPPOL‘ muss daher der Liefe­rant an sich nicht am PEPPOL-Netz­werk ange­bun­den sein.

Soll­ten Sie selbst als Liefe­rant am PEPPOL-Netz­werk ange­bun­den sein, können Sie Ihre E‑Rechnungen sobald verfüg­bar direkt darüber einlie­fern. Dabei wird als PEPPOL-ID die vom Empfän­ger kommu­ni­zierte Leit­weg-ID verwendet.

Welche Rech­nungs­for­mate können in Baden-Würt­tem­berg für den Versand elek­tro­ni­scher Rech­nun­gen verwen­det werden?

Baden-Würt­tem­berg verlangt ein Format auf Basis der EN-16931 Norm. Es werden XRech­nung oder alter­na­tiv eine ZUGFeRD-Rech­nung ab der Version 2.0 Format im Profil EN 16931 akzeptiert.

Was muss Ihre Rech­nung in Baden-Würt­tem­berg beinhal­ten, damit diese der Vali­die­rung auf Empfän­ger­seite Stand hält?

Zunächst ist die Leit­weg ID für die Über­mitt­lung und die spätere erfolg­rei­che Verar­bei­tung zwin­gend erfor­der­lich. Diese Leit­weg ID zur Einrei­chung über das ZRE-BW Portal wird bei Auftrags­ver­gabe vom Auftrag­ge­ber dem Liefe­ran­ten mitgeteilt.

Tipp: Die Leit­weg-ID kann eine Zuord­nung bis auf Sach­be­ar­bei­ter-Ebene (Fein­adres­sie­rung) enthal­ten. Daher empfeh­len wir sich basie­rend auf den Auftrag die Leit­weg-ID vom Auftrag­ge­ber geben zu lassen. Fragen Sie ggf. selbst nach, damit Ihre Rech­nun­gen sicher ankommen.

Neben den umsatz­steu­er­recht­li­chen Rech­nungs­be­stand­tei­len muss die elek­tro­ni­sche Rech­nung weitere Anga­ben enthalten:

  • Leit­weg ID (im Feld „Buyer refe­rence BT-10)
  • Bank­ver­bin­dungs­da­ten
  • Zahlungs­be­din­gun­gen
  • E‑Mail-Adresse des Rech­nungs­stel­lers oder Rechnungssenders

Wenn diese vorlie­gen zusätzlich:

  • Liefe­ran­ten­num­mer
  • Bestell­num­mer

Wie können rech­nungs­be­glei­tende Anla­gen versen­det werden (Formate, Anzahl, Dateigröße)?

Folgende Formate sind für die rech­nungs­be­grün­den­den Anla­gen zulässig:

  • PDF-Doku­mente
  • Bilder (PNG, JPG)
  • Text­da­teien (CSV)
  • Excel-Tabel­len­do­ku­mente (XLSX)
  • Open­Do­cu­ment-Tabel­len­do­ku­mente (ODS)

Rech­nun­gen dürfen einschließ­lich der rech­nungs­be­grün­den­den Unter­la­gen einen Maxi­mal­um­fang von 15 MB nicht über­schrei­ten und es dürfen maxi­mal 100 Anla­gen beigefügt werden.

Rech­nungs­be­grün­dende Unter­la­gen können Sie als Anlage in die Rech­nung einbet­ten oder auf diese extern referenzieren.

Wie erfolgt die Vali­die­rung und wie kann der Status einge­reich­ter Rech­nun­gen in Baden-Würt­tem­berg einge­se­hen werden?

Bei der Einlie­fe­rung wird die Rech­nung auf Ihre formale Rich­tig­keit und Voll­stän­dig­keit geprüft. Dabei wird unter ande­rem auch die Exis­tenz und die syntak­ti­sche Korrekt­heit der Leit­weg ID vali­diert, die Einhal­tung des maxi­mal zuläs­si­gen Datei­um­fangs der elek­tro­ni­schen Rech­nung sowie die Verfüg­bar­keit der vom Rech­nungs­do­ku­ment refe­ren­zier­ten rech­nungs­be­grün­den­den Unter­la­gen zum Einbringungszeitpunkt.

Wo finde ich weitere Infor­ma­tio­nen zur E‑Rechnung an Auftrag­ge­ber in Baden-Württemberg?

In unse­rem Beitrag E‑Rechnung in Deutsch­land finden Sie alle Infor­ma­tio­nen zum aktu­el­len Stand in Baden-Würt­tem­berg, dem Bund und allen ande­ren Bundesländer.

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