Wie ist der Status zur E‑Rechnung in Bayern?

• Nein, Liefe­ran­ten von öffent­li­chen Auftrag­ge­bern in Bayern sind nicht verpflich­tet Ihre Rech­nung in elek­tro­ni­scher Form auszu­stel­len bzw. einzureichen.
• Umge­kehrt gilt eine Annah­me­pflicht für Behör­den und Insti­tu­tio­nen in Bayern seit dem 18.04.2020
  – für über­ge­ord­nete Behör­den. Ausnah­men gelten nur für Direkt­auf­träge < 1000 € netto.’
  – für kommu­nale Behör­den, Gemein­den, Gemein­de­ver­bände und Land­rats­äm­ter gilt diese im ober­schwel­len Bereich. Seit dem 18.04.2022 müssen diese jetzt auch Rech­nun­gen im Unter­schwel­len Bereich (ab 1000€ netto, je Direkt­auf­trag) annehmen.

- bei Bauauf­trä­gen im ober­schwel­len Bereich. Im unter­schwel­len Bereich greift die Pflicht ab dem 18.04.2023.

• In Bayern gibt es kein zentra­les E‑Rech­nungs­ein­gangs-Portal.
• Die Umset­zung der Baye­ri­schen Verord­nung wird den Gemein­den, kommu­na­len Behör­den oder den über­ge­ord­ne­ten Behör­den im Frei­staat selbst überlassen.

In Bayern sind elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen gemäß der euro­päi­schen Norm EN-16931, wie XRech­nung oder ZUGFeRD ab mindes­tens 2.0 im Profil 16931, zugelassen.

Was muss Ihre Rech­nung in Bayern enthalten?

Die umsatz­steu­er­recht­li­chen Bestand­teile einer Rechnung +

1. ein vom Rech­nungs­emp­fän­ger vorge­ge­be­nes Iden­ti­fi­ka­ti­ons­kenn­zei­chen: Leit­weg-ID, Akten­zei­chen oder Bestell- bzw. Auftragsnummer
2. die Zahlungs­be­din­gun­gen
3. die Bank­ver­bin­dung des Zahlungsempfängers
4. die E‑Mail des Rech­nungs­stel­lers = ange­ge­bene E‑Mail bei der Registrierung

• Grob­adres­sie­rung = Bundes­land (2‑stellig) bzw. für den Bund die ’99‘, Regie­rungs­be­zirk (1‑stellig), Land­kreis (2‑stellig) und Gemeinde (3‑stellig)
• Fein­adres­sie­rung = 5‑stellige Kennung für die jewei­lige Behörde bzw. Insti­tu­tion auf Ebene des Bundes, bis hin zum Sachbearbeiter
• 2‑stellige Prüf­zif­fer

Sollte Ihr Aufrag­ge­ber eine Leit­weg-ID als Teil der E‑Rechnung fordern, erhal­ten Sie diese i.d.R. im Rahmen der Auftrags­ver­gabe. Falls nicht soll­ten Sie diese bei Ihrem Auftrag­ge­ber erfragen.

Durch die dezen­trale Umset­zung der Verord­nung, gibt es derzeit hier keine allge­mein­gül­tige Regelung.

Im Leit­fa­den der Umset­zung für Land­rats­äm­ter (PDF, Stand 09/2020) werden folgende Stan­dard­for­mate angegeben:

• Bilder (PNG, JPG/JPEG)
• Text­da­teien (CSV)
• PDF-Doku­mente

Auch hier gibt es für Bayern keine einheit­li­che Regelung.

• Beispiel der Landes­haupt­stadt München:
  - bei Nutzung der WebSer­vice Schnitt­stelle max. 5 MB

Wir empfeh­len Ihnen beim Ansprech­part­ner Ihres Auftrag­ge­bers nach den gelten­den Größen­be­schrän­kun­gen für Anla­gen nachzufragen.

Am gängigs­ten ist für die Über­mitt­lung elek­tro­ni­scher Rech­nun­gen die Verwen­dung des E‑Mail-Versands.

Verein­zelt werden auch Portale ange­bo­ten, wie z.B. bei der Landes­haupt­stadt München, mit einer WebSer­vice Schnittstelle.

Andere bieten evtl. alter­na­tiv noch die Möglich­keit per Weber­fas­sung oder Webu­pload Rech­nun­gen einzuliefern.

Je nach Einrei­chungs­weg sind die Möglich­kei­ten unter­schied­lich. Bei der Über­mitt­lung per WebSer­vice erhal­ten Sie i.d.R. zeit­nah eine Rück­mel­dung, wie z.B. durch ein Fehler­pro­to­koll. Im Falle der E‑Mail erhal­ten Sie die Rück­mel­dung oft über Ihren Ansprech­part­ner per E‑Mail mit etwas Zeitverzug.

In unse­rem Beitrag E‑Rechnung in Deutsch­land finden Sie alle Infor­ma­tio­nen zum aktu­el­len Stand in Bayern, dem Bund und allen ande­ren Bundesländer.