Buch­hal­tung digi­ta­li­sie­ren Stra­te­gien und Wege zur papier­lo­sen Buchführung

Die Vorteile einer digi­ta­li­sier­ten Buch­hal­tung liegen auf der Hand. Doch wie lässt sich der Weg hin zum elek­tro­ni­schen Beleg­aus­tausch, dem papier­lo­sen Büro und rechts­si­che­ren digi­ta­len Archi­ven als mittel­stän­di­sches Unter­neh­men konkret bestrei­ten? Hier erfah­ren Sie es!

Vorteile der papier­lo­sen Buch­hal­tung und digi­tale Einspar­po­ten­ziale nutzen

Dass heute auch für den deut­schen Mittel­stand lang­fris­tig kein Weg mehr an einer Digi­ta­li­sie­rung der eige­nen Verwal­tungs­pro­zesse vorbei­führt, gilt allge­mein als gesetzt. Doch das heißt nicht: Digi­ta­li­sie­ren um jeden Preis!

Ganz im Gegen­teil. Denn eine gelun­gene Digi­ta­li­sie­rungs­stra­te­gie setzt an denje­ni­gen Stel­len an, an denen sich die größ­ten Erfolgs­po­ten­ziale heben lassen. Wo im eige­nen Unter­neh­men sich diese verste­cken, mag zuwei­len jedoch über­ra­schen. Denn oft liegen die unter­neh­me­risch wie sozial größ­ten Digi­ta­li­sie­rungs­chan­cen nicht in den primä­ren Geschäfts­be­rei­chen wie Ferti­gung oder Produk­tion, sondern in der Verwaltung.

Beson­ders schnell amor­ti­sie­ren sich dabei vor allem digi­tale Inves­ti­tio­nen in cash­flow-rele­vante Prozesse wie den Rech­nungs­ein­gang, den Rech­nungs­aus­gang und die papier­lose Rechnungsverarbeitung.

Was davon jedoch den Anfang machen sollte, wie groß die schlum­mern­den Poten­ziale tatsäch­lich sind und wie die opti­male Digi­ta­li­sie­rungs­stra­te­gie konkret ausse­hen sollte, hängt von vielen indi­vi­du­el­len Fakto­ren ab.

Papier­los raus aus der Buch­hal­tung: Rech­nungs­aus­gang optimieren!

Hinter der Digi­ta­li­sie­rung des Rech­nungs­ver­sands bzw. des Beleg­aus­gangs der Buch­hal­tung verbirgt sich ein erheb­li­ches Einsparpotenzial.

Und das Beste: Es ist auch in Ihrem Unter­neh­men quasi zum Grei­fen nahe!

Wie bereits erwähnt, soll­ten im Zuge der digi­ta­len Trans­for­ma­tion immer auch die Abläufe in der Buch­hal­tung unter die Lupe genom­men werden. Gibt es hier bereits ein ERP-System, so wird dennoch häufig der Versand von Rech­nun­gen, Mahnun­gen, Gutschrif­ten und ande­ren Doku­men­ten noch manu­ell oder ledig­lich teil­au­to­ma­ti­siert voll­zo­gen. Es wird vor Ort gedruckt, sortiert, kuver­tiert, fran­kiert und zur Post gebracht.

Viel­leicht haben Sie aber auch schon auf den Versand per E‑Mail an bestimmte Kunden umge­stellt. Dann müssen Sie dennoch selbst den Über­blick behal­ten, wer Rech­nun­gen in welcher Form und über welchen Weg erhal­ten soll. Das ist häufig sehr zeit­in­ten­siv und verur­sacht Kosten für Maschi­nen, Wartung, Mate­rial und Perso­nal. Hinzu kommen zusätz­li­che Anfor­de­run­gen einzel­ner (großer) Kunden, die den eige­nen Rech­nungs­ein­gang auto­ma­ti­siert haben und dafür beispiels­weise auf ein hybri­des Format wie ZUGFeRD bestehen.

Hut ab! Da müssen Sie eine Menge beach­ten und den Über­blick behalten.

Trotz­dem kommt in der Regel irgend­wann der Punkt, an dem es einfach zu viel ist, um «manu­ell» den Über­blick zu behal­ten. Die geeig­nete Lösung liegt dann aller­dings nicht in einem komplett neuen ERP-System, einer neuen Buch­hal­tungs­soft­ware oder einer gänz­li­chen Umstel­lung Ihres Rechnungswesens.

Es geht auch deut­lich kosten­güns­ti­ger und ohne riesi­gen Implementierungsaufwand!

Mit dem Cegedim eBeleg Service – Ausgang reali­sie­ren Sie eine schnelle Umset­zung mit Inte­gra­tion ins ERP-System. Die Vorteile liegen auf der Hand, denn Sie erhal­ten damit eine Lösung für alle Empfän­ger, natio­nal und inter­na­tio­nal, bei der Sie selbst den Versand von Bele­gen wie Rech­nun­gen, Mahnun­gen und Gutschrif­ten ansto­ßen und in Ihrem bestehen­den ERP über­wa­chen können.

Die Umstel­lung Ihrer Kunden von papier­ba­sier­ten Rech­nun­gen auf elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen lässt sich behut­sam und schritt­weise durch­füh­ren. So können Sie im Rahmen des Projek­tes Ihre Kunden mit dem passen­den Anschrei­ben über den mögli­chen Wech­sel auf die elek­tro­ni­sche Rech­nung infor­mie­ren und die gewünschte Einstel­lung (Format und Versand­weg) direkt im ERP-System selbst konfigurieren.

​Papier­lose Eingangs­buch­hal­tung: Auto­ma­ti­sie­rung, die sich auszahlt!

Bei der Auto­ma­ti­sie­rung des Rech­nungs­ein­gangs sorgen digi­tale Prozesse für opti­male Effi­zi­enz und deut­lich sinkende Verarbeitungskosten.

Wie sieht es bei Ihnen aus: Gehen in Ihrer Buch­hal­tung vor allem die papier­ba­sier­ten Rech­nun­gen Ihrer Kunden auch heute noch oft mit mehr­tä­gi­ger Verspä­tung ein? Wenn Sie «elek­tro­ni­sche» Rech­nun­gen erhal­ten, sind diese meist einfa­che PDF-Doku­mente, deren Daten weiter­hin händisch erfasst werden müssen? Einige Ihrer Liefe­ran­ten sind jedoch bereits einen digi­ta­len Schritt weiter und senden Ihnen hybride Rech­nun­gen in Open­Trans oder ZUGFeRD?

Dann geht es Ihnen wie unzäh­li­gen ande­ren deut­schen Mittel­ständ­lern, die alle vor der glei­chen Heraus­for­de­rung stehen: Eine stetig wach­sende, unüber­schau­bare Viel­zahl an Forma­ten und Rech­nungs­ein­gangs­ka­nä­len unter einen Hut zu brin­gen – und anschlie­ßend möglichst effi­zi­ent zu verarbeiten.

Um in der Flut von Rech­nungs­for­ma­ten, Über­tra­gungs­ka­nä­len und tech­ni­schen wie inhalt­li­chen Beson­der­hei­ten nicht unter­zu­ge­hen, bedarf es einer «digi­ta­len Schleuse».

Das Ziel sollte dabei jedoch immer sein, die einge­hen­den Inhalte zu digi­ta­li­sie­ren. Aller­dings ohne den Liefe­ran­ten feste Vorga­ben für das Rech­nungs­for­mat machen zu müssen. Denn das lässt sich in der Praxis oft nicht umset­zen. Und ist mit einem passen­den Digi­ta­li­sie­rungs­ser­vice auch gar nicht nötig!

Die Lösung: Der Cegedim eBeleg Service – Eingang über­nimmt nicht nur das Ausle­sen und die anschlie­ßende Prüfung mit oder ohne Abgleich Ihrer Liefe­ran­ten- und Bestell­da­ten, sondern unter­stützt Sie auch (wenn nötig) bei der effi­zi­en­ten Daten­kor­rek­tur. Tech­nisch wird das möglich durch die lern­fä­hige Kompo­nente Smart INVOICE von Insi­ders Tech­no­lo­gies. Zudem profi­tie­ren Sie bei der Nutzung des eBeleg Service – Eingang von unse­rer jahre­lan­gen Exper­tise bei der Verar­bei­tung von sowohl hybri­den Rech­nungs­for­ma­ten wie ZUGFeRD oder Open­TRANS als auch daten­ba­sier­ter Rech­nungs­for­mate wie XRechnung.

Als optio­nale Kompo­nen­ten stehen Ihnen außer­dem ein bewähr­ter digi­ta­ler Geneh­mi­gungs­work­flow sowie die direkte Inte­gra­tion in die DMS Cloud, mit der eine GoBD-konforme digi­tale Archi­vie­rung möglich ist, zur Verfügung.

Inspi­ra­tio­nen & Tipps
für die digi­ta­li­sierte Buch­füh­rung in Ihrem Unternehmen

Sie sehen die Vorteile einer stra­te­gisch geplan­ten Prozess­di­gi­ta­li­sie­rung in Ihrem Unternehmen?

Wir haben ein paar span­nende Ideen, hilf­rei­che Tipps und hand­feste Tools für Sie zusam­men­ge­tra­gen, die Ihnen den Weg hin zu einer effi­zi­en­ten Digi­ta­li­sie­rung Ihrer Doku­men­ten- und Beleg­aus­tausch­pro­zesse so einfach wie möglich machen:

Praxis-Work­book zum „Digi­ta­len Rechnungseingang“

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