E‑Rechnung in Deutsch­land XRech­nung & Co. für die öffent­li­che Hand

Eigent­lich sollte das seit dem 18. April 2020 kein Problem (mehr) sein. In der Reali­tät dürfte es aber wohl noch etwas dauern, bis wirk­lich der letzte öffent­li­che Bestel­ler in der Lage sein wird, «echte» elek­tro­ni­sche Zahlungs­auf­for­de­run­gen zu empfan­gen und digi­tal weiterzuverarbeiten.

Dass die Umstel­lung auf den digi­ta­len Rech­nungs­ein­gang in den Ländern nicht ganz so homo­gen wie auf Bundes­ebene gelang, liegt dabei übri­gens in der föde­ra­len Natur der Sache. Denn in der Bundes­re­pu­blik Deutsch­land ist es meist Aufgabe der einzel­nen Bundes­län­der, euro­päi­sche Vorga­ben in gelten­des Landes­recht zu überführen.

So hatten auch bei der elek­tro­ni­schen Rech­nungs­stel­lung an die Verwal­tung die Bundes­or­gane, Bundes­mi­nis­te­rien und die sons­ti­gen Bundes­be­hör­den zeit­lich die Nase vorn. Schließ­lich musste zunächst nur ein entspre­chen­des E‑Rech­nungs-Gesetz (ERechG) verab­schie­det und eine E‑Rechnungsverordnung (auch E‑Rech-VO oder ERechV) erlas­sen werden, durch welche sowohl Ausge­stal­tung als auch Umfang und Zeit­plan für die E‑Rechnung an den Bund fest­ge­legt wurden. Danach galt es, für das Rech­nungs­we­sen des Bundes eine gemein­same Lösung (in Form des ZRE) zu finden, zu imple­men­tie­ren und mit allen Leis­tungs­emp­fän­gern zu verbin­den. Fertig.

16 verschie­dene Länder­vor­ga­ben für E‑Rechnungen an die Verwaltung

Auf Landes­ebene muss­ten dage­gen ganze 16 Einzel­ge­setze und Verord­nun­gen auf Basis der EU-Richt­li­nie und der euro­päi­schen Norm entwor­fen, opti­miert und erlas­sen werden. Kein Wunder, dass das nicht über­all gleich schnell – und mit dem glei­chen Ergeb­nis – vonstattenging.

Ein Umstand, der sich nun in zahl­rei­chen unter­schied­li­chen Vorga­ben, Schwel­len­wer­ten und tech­ni­schen Ansät­zen von Bundes­land zu Bundes­land bemerk­bar macht. Und die Spann­weite ist groß.

So gibt es heute nicht nur erheb­li­che Unter­schiede zwischen den verschie­de­nen Ländern und Verwal­tungs­ebe­nen. Auch inner­halb dieser Berei­che wurde es wiederum oft den einzel­nen öffent­li­chen Abneh­mern über­las­sen, ab welchem Rech­nungs­vo­lu­men (1.000 €, unter­schwel­lige Aufträge, ober­schwel­lige Aufträge) sie elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen anneh­men. Und ob diese für die Liefe­ran­ten verpflich­tend sein sollten.

Doch damit nicht genug. Denn teil­weise kann sich sogar das Rech­nungs­for­mat unter­schei­den. Wie weit die Unter­schiede gehen können, zeigen diese Beispiele:

• Die Freie Hanse­stadt Bremen folgt zu 100 % dem Bund (oder besser: anders­herum) und erwar­tet damit die XRech­nung ab 1.000 € Rechnungsvolumen.
• Andere Länder wie der Frei­staat Bayern nehmen auf Ebene des Landes zwar nun digi­tale Zahlungs­auf­for­de­run­gen entge­gen, geben aber keine bindende Vorschrift für die Auftrag­neh­mer vor. Auch gibt es in Bayern keine zentrale Platt­form für den Empfang elek­tro­ni­scher Rechnungen.
• In Nord­rhein-West­fa­len müssen Rech­nungs­stel­ler mit jedem Auftrag­ge­ber indi­vi­du­ell klären, über welchen Weg der Rech­nungs­ver­sand abläuft. Zudem gibt es ein zentra­les E‑Rech­nungs-Portal, das aber nicht verpflich­tend ist.

Klingt kompli­ziert? Ist es leider auch! Nach­dem (fast) alle Bundes­län­der ein E‑Rech­nungs-Gesetz und eine E‑Rech‑V erlas­sen haben, haben wir die jewei­li­gen Vorga­ben, Rege­lun­gen und Verfah­rens­wege in ein paar prak­ti­schen Über­sichts­kar­ten für Sie zusam­men­ge­stellt. So erfah­ren Sie auf einen Blick:

1. In welchen Ländern gilt eine Pflicht zur elek­tro­ni­schen Rech­nungs­über­mitt­lung für Auftrag­neh­mer – bzw. ist eine solche geplant?
2. Können Rech­nun­gen über eine zentrale Rech­nungs­ein­gangs-Platt­form einge­lie­fert werden?

Abb. Umset­zung der EU-Verord­nung auf Ebene des Bundes und der Länder
Quelle: Die DE-Karten erstel­len wir selbst, auf Basis recher­chier­ter Daten. Siehe Detail­an­sicht mit Links zu Geset­zen und Verord­nun­gen des Bundes und der Länder direkt im Anschluss. Wir bemü­hen uns Ände­run­gen möglichst zeit­nah einzu­ar­bei­ten. Sollte Ihnen etwas auffal­len, was korri­giert oder ergänzt werden sollte, freuen wir uns über eine kurze Infor­ma­tion (> Kontakt­for­mu­lar).

Die gute Nach­richt vorweg: Einen grund­sätz­li­chen Zwang, Rech­nun­gen nur noch elek­tro­nisch und in einer EU-konfor­men Vari­ante an öffent­li­che Auftrag­ge­ber zu über­mit­teln, gibt es nicht.

Aller­dings bestä­ti­gen auch hier die Ausnah­men die Regel. Denn wer Bundes­be­hör­den, Verfas­sungs­or­gane, ein Minis­te­rium oder einen ande­ren Rech­nungs­emp­fän­ger auf Bundes­ebene als Kunden hat, muss in der Lage sein, die gefor­der­ten elek­tro­ni­schen Wert­stel­lun­gen zu stel­len. Bereits seit dem 27. Novem­ber 2020 dürfen Auftrag­ge­ber des Bundes keine Rech­nun­gen mehr anneh­men, die nicht den euro­päi­schen Vorga­ben entspre­chen. Einfa­che PDF-Rech­nun­gen oder gar Papier­rech­nun­gen werden dann zurück­ge­wie­sen und nicht mehr bezahlt.

Einzige Ausnah­men (auf Bundes­ebene): Nach Maßgabe des § 3 Absatz 3 der E‑Rechnungsverordnung des Bundes sind die Zahlungs­auf­for­de­run­gen nach Erfül­lung eines Direkt­auf­trags bis zu einer Höhe von 1.000 Euro von der Pflicht zur E‑Rechnung ausge­nom­men. Glei­ches gilt nach § 8 E‑Rech-VO außer­dem für geheim­hal­tungs­be­dürf­tige Rech­nungs­da­ten aus Ange­le­gen­hei­ten des Auswär­ti­gen Diens­tes und der sons­ti­gen Beschaf­fun­gen im Ausland sowie für Wert­stel­lun­gen, die in Verfah­ren der Organ­leihe nach § 159 Absatz 1 Nummer 5 des Geset­zes gegen Wett­be­werbs­be­schrän­kun­gen auszu­stel­len sind.

Auf Landes­ebene gibt es dage­gen zwar (noch) so gut wie keine Verpflich­tung zur E‑Rechnungsversand an die Verwal­tung. Dafür macht die schier unüber­schau­bare Zahl an unter­schied­li­chen Detail­vor­ga­ben, Porta­len, Über­tra­gungs­we­gen und Schwel­len­wer­ten die E‑Rechnungsstellung an die öffent­li­che Verwal­tung und öffent­li­che Unter­neh­men zu einem regel­rech­ten Minen­feld. Gerade dann, wenn man als Liefe­rant oder Dienst­leis­ter der öffent­li­chen Hand für mehrere Rech­nungs­emp­fän­ger in verschie­de­nen Ländern, Gemein­den oder Regio­nen tätig ist.