Digi­tale Gehalts­ab­rech­nung
Multich­an­nel-Versand direkt aus dem HR-System

Multich­an­nel-Versand aller Entgeltab­rech­nungs­do­ku­mente, sicher elek­tro­nisch oder klas­sisch gedruckt per Post, je nach Wunsch Ihrer Mitarbeiter:innen

Digi­tale Gehalts­ab­rech­nung
Einfach. Sicher. Digital.

Gehalts­ab­rech­nun­gen inkl. Anhän­gen wie Sozi­al­ver­si­che­rungs­mel­dun­gen, Zeit­nach­weise u.ä. digi­tal verar­bei­ten & elek­tro­nisch oder gedruckt per Post zustellen

Im Bereich der Perso­nal­buch­hal­tung werden monat­lich eine Reihe von Bele­gen verar­bei­tet. Bei Druck, Kuver­tie­rung, Fran­kie­rung und Versand entste­hen aufgrund der Sensi­bi­li­tät der Daten zusätz­li­che Aufwände für die Einhal­tung des oftmals gefor­der­ten Vieraugenprinzips.

Unab­hän­gig davon, ob alle Abrech­nun­gen gedruckt per Post zuge­stellt werden oder ob ein Teil der Mitarbeiter:innen die elek­tro­ni­sche Zustel­lung der Gehalts­ab­rech­nungs­do­ku­mente wählen, mit dem eBeleg Service – HR sparen Sie Zeit und Geld.

Durch die direkte Verar­bei­tung und Über­wa­chung im HR-System und die Ausla­ge­rung der Zustel­lung auf unse­ren Service opti­mie­ren Sie die Prozesse der Perso­nal­buch­hal­tung. Der gewünschte Zustell­weg wird in den Stamm­da­ten des Mitar­bei­ters im HR-System hinter­legt. Zu den HR-Syste­men SAP HCM und MS Dyna­mics 365 BC Human Ressource Manage­ment (Navi­sion) bieten wir Standardschnittstellen.

Abb. eBeleg Service – HR: Digi­tale Gehalts­ab­rech­nung, so sicher wie nie!

Einfach, komfor­ta­bel und sicher! Kosten und Zeit beim Versand von (digi­ta­len) Gehalts­ab­rech­nungs- und HR-Doku­men­ten sparen!

  • Gehalts­ab­rech­nun­gen auf Knopf­druck versenden
  • Direkte HR-System-Anbin­dung
  • kurze Projekt­lauf­zeit durch Stan­dard­schnitt­stel­len für SAP HCM und MS Dyna­mics 365 BC (Navi­sion)
  • Wegfall von Hard­ware und Wartungsaufwänden
  • Multich­an­nel-Versand – digi­tal oder gedruckt per Post
  • Elek­tro­nisch als verschlüs­sel­ten Anhang an die private E‑Mail
  • Opti­mier­ter Service inkl. Druck, Kuver­tie­rung, Fran­kie­rung und Versand
  • Versand­op­tion: Werks­druck für Versand per Paket an Ihre Standorte

Nach und nach digitalisieren

Unsere Kunden opti­mie­ren die Verar­bei­tung papier­ba­sier­ter Belege oder stel­len sukzes­sive auf den digi­ta­len Versand von Gehalts­abrechnungs­dokumenten um. Der eBeleg Service – HR ist die perfekte Basis, um den Mitar­bei­tern paral­lel beide Zustell­va­ri­an­ten anbie­ten zu können. Auch der Wech­sel zwischen dem Empfang der Belege auf Papier gedruckt per Post und elek­tro­nisch ist sehr einfach. Dazu muss ledig­lich im HR-System eine Aktua­li­sie­rung der Stamm­da­ten des Arbeit­neh­mers erfolgen.

So einfach wie «Drucken»

Danach erstel­len Sie die monat­li­che Abrech­nung wie gewohnt.

Statt auf Ihrem Drucker umständ­lich in Papier­form ausge­druckt zu werden, wird die Gehalts­ab­rech­nung über den Cegedim eBeleg Service an unse­ren Druck­dienst­leis­ter Swiss Post Solu­ti­ons in Dettin­gen bei Stutt­gart übertragen.

Hier wird Ihr Doku­ment ausge­druckt, kuver­tiert, fran­kiert und für den Versand an die Deut­sche Post übergeben.

Auch per Werks­druck möglich

Mit der Option «Werks­druck» kann der Versand alter­na­tiv nach Abtei­lung sortiert per Paket an Ihre Stand­orte zur inter­nen Vertei­lung erfolgen.

Sie erhal­ten eine elek­tro­ni­sche Kopie mit allen Infor­ma­tio­nen zum Versand. Im HR-System ist der Status der Sendung jeder­zeit einsehbar.

Sie sehen: Sie können Ihre Prozesse rund um Lohn- und Gehalts­ab­rech­nung merk­lich verschlanken.

Elek­tro­ni­scher Versand an Mitar­bei­ter – Vorteile

Für den elek­tro­ni­schen Versand bieten wir aus Erfah­rung die Möglich­keit des Versand per E‑Mail, so erhal­ten Sie eine einfa­che Hand­ha­bung für alle Betei­lig­ten mit der Sicher­heit eines Portals.

Onboar­ding für digi­ta­len E‑Mail-Versand der Gehaltsabrechnungen

Infor­mie­ren Sie bei Einfüh­rung Ihre Mitarbeiter:innen und erfas­sen Sie für den elek­tro­ni­schen Versand in den Perso­nal­stamm­da­ten die private E‑Mail-Adresse. Dieser Prozess ist für den siche­ren, verschlüs­sel­ten Versand sensi­bler Daten erfor­der­lich. Auch hier lässt sich die Infor­ma­tion über den neuen Service als Anhang zur Entgeltab­rech­nung gedruckt per Post versenden.

Sicher­heit mit paten­tier­ter SAFE Tech­no­lo­gie der Swiss Post Solutions

Einmal bei Inca­Mail ange­mel­det, empfan­gen Ihre Mitar­bei­ter HR-Doku­mente sicher als verschlüs­sel­ten Anhang.

Die Verar­bei­tung der hoch­sen­si­blen Daten erfolgt stets DSGVO-konform und ohne dauer­hafte Speicherung.

Doku­men­ten­emp­fang im priva­ten E‑Mail-Post­fach

Mit dem Inca­Mail Service erhal­ten die Arbeit­neh­mer alle HR-Doku­mente in ihrem priva­ten E‑Mail-Post­fach.

Zusätz­li­che Vorteile des Beleg­drucks in der Personalbuchhaltung

  • Anla­gen, wie Jahres­steu­er­be­schei­ni­gung, Sozi­al­ver­si­che­rungs­nach­weis, Stun­den­zet­tel, Flyer etc. mitversenden
  •  Anpas­sung an von DIN A4 abwei­chende Größenformate
  • Attrak­tive Preis­mo­delle bei Versand und Verarbeitung
  • Konso­li­die­rung mehre­rer Belege an eine Empfängeradresse
  • Beleg­druck durch Swiss Post Solutions

Swiss Post Solu­ti­ons (SPS) – Unser Part­ner für Beleg­druck und verschlüs­sel­ten E‑Mailversand

Swiss Post Solu­ti­ons (SPS) Deutsch­land ist einer der größ­ten Docu­ment-Output-Dienst­leis­ter Euro­pas. Der Betrieb des hoch­mo­der­nen Druck­zen­trums mit Closed-Loop ‑Druck­ver­fah­ren erfolgt in Dettin­gen bei Stutt­gart. Höchste Zerti­fi­zie­rungs­stan­dards (lnfor­ma­ti­ons­si­cher­heit nach ISO 27001, PCI OSS) schüt­zen Ihre sensi­blen Doku­men­ten­in­halte während der Produk­tion. Durch umfas­sen­den Daten­schutz sind ihre Kunden­da­ten gesichert.

Ihre Vision: Entgeltab­rech­nun­gen direkt aus dem HR-System – sicher und effi­zi­ent – versenden?

Wie versen­den Sie heute Entgeltab­rech­nun­gen an Ihre Mitar­bei­ter? Sind bei Ihnen noch manu­elle Schritte erfor­der­lich, die sowohl Zeit als auch ein Vieraugen­prinzip zur Einhal­tung der Sicher­heits­vor­schrif­ten erfordern?

Suchen Sie eine Lösung, bei der unab­hän­gig vom Wunsch des Empfän­gers der Versand der Gehalts­ab­rech­nung / Entgeltab­rech­nun­gen / Lohn­ab­rech­nun­gen und ihrer Anhänge effi­zi­ent und sicher direkt aus dem HR-System immer in digi­ta­ler Form erfolgt? Mit dem eBeleg Service – HR steht Ihnen die perfekte Lösung zur Verfü­gung, die auch paral­lel den Versand gedruckt per Post berücksichtigt.

Die opti­male Lösung für den siche­ren Versand von Entgeltabrechnungen!

Mit unse­rer prak­ti­schen Check­liste können Sie nicht nur inter­es­sante Lösun­gen und Services verglei­chen. Sie finden auch heraus, welcher Lösungs­an­bie­ter für den opti­mier­ten digi­ta­li­sier­ten Versand von Entgeltab­rech­nun­gen perfekt zu Ihren indi­vi­du­el­len Ansprü­chen passt!

Einfach kosten­los über den folgen­den Text­link herun­ter­la­den, ausfül­len, bewer­ten und mit dem Besten zusam­men­ar­bei­ten. Fertig!

Check­liste: Lösungs­an­bie­ter verglei­chen (einfach)

Reicht nicht? Sichern Sie sich die Profi-Checkliste!

Nutzen Sie unsere ausführ­li­che Check­liste mit allen wich­ti­gen Detail­fra­gen und ‑aspek­ten, die es bei der Auswahl des besten Lösungs­an­bie­ters zu beach­ten gilt. Prak­tisch, über­sicht­lich und mit aussa­ge­kräf­ti­gen Beispiel­da­ten zur Orientierung!

Was wir dafür wollen? Einfach nur Ihre Kontakt­da­ten. Mehr nicht!


    Ihre Daten werden zur Bear­bei­tung Ihrer Anfrage in unse­rem CRM System (Sales Force) gespei­chert. Weitere Infor­ma­tio­nen entneh­men Sie bitte unse­ren Daten­schutz­hin­wei­sen. Wir behan­deln Ihre Daten vertraulich.

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