Porto­er­hö­hung! Was bedeu­tet das für Ihren Rechnungsversand?

14.10.2021

Porto­er­hö­hung zum 1.1.2022

Im Umfeld des Mittel­stan­des trifft es vor allem die Unter­neh­men, die Rech­nun­gen selbst ausdru­cken und per Post versen­den. Dadurch wird nicht zuletzt der Versand von Rech­nung oder Gehalts­ab­rech­nun­gen ab 1.1.2022 spür­bar teurer.

Welcher Weg ist für Sie der rich­tige um die Kosten beim Rech­nungs­ver­sand in Schach halten?

Jetzt gegen­steu­ern und Kosten beim Rech­nungs­ver­sand in Schach halten!

Die Bundes­netz­agen­tur hatte einer Erhö­hung von bis zu 4,6 % Brief­porto zuge­stimmt. Der Stan­dard­brief, der Kompakt­brief, der Groß­brief und Maxi­brief legen jeweils um 0,05 € zu.

Im Umfeld des Mittel­stan­des trifft es vor allem die Unter­neh­men, die Rech­nun­gen selbst ausdru­cken und per Post versen­den, denn diese haben im Schnitt 1,8 Seiten. Dadurch entste­hen für sie nicht zuletzt beim Rech­nungs­ver­sand oder Versand von Gehalts­ab­rech­nun­gen ab 1.1.2022 höhere Kosten.

Es gibt verschie­dene Lösungsansätze

  1. Post über Brief­dienst­leis­ter versenden
  2. 100% elek­tro­nisch versenden
  3. Eine Lösung für alle Rech­nungs­emp­fän­ger:
    - gedruckt per Post
    - elek­tro­ni­sche Rechnung

Ansatz #1: Post über Brief­dienst­leis­ter versenden

Klar, dass diese Option einem schnell in den Sinn kommt. Auch ein Brief­dienst­leis­ter versen­det eine Menge Briefe und kann so seinen Kunden durch Konso­li­die­rungs­ra­batte güns­tige Preise bieten.

Dieser Weg sollte dann zum Zuge kommen, wenn Sie auch in Zukunft 100% Ihrer Rech­nun­gen über den Brief­dienst­leis­ter versen­den möchten.

Tref­fen folgende Aussa­gen auf Ihre Situa­tion zu?

  • Wir versen­den heute und in den nächs­ten 3 Jahren weiter­hin 100% unse­rer Rech­nun­gen gedruckt per Post.
  • Wir behal­ten auch bei unter­schied­li­chen Zustell­for­ma­ten für unsere Kunden­ba­sis selbst den Überblick.
  • Wir führen selbst die tech­ni­sche Imple­men­tie­rung der elek­tro­ni­schen Zustel­lung durch, wo es erfor­der­lich wird.

Ansatz #2: 100% elek­tro­nisch versenden

Aus Erfah­rung wissen wir, dass dieser Ansatz eher unrea­lis­tisch ist und am Schluss doch in viele manu­elle Schritte mündet.

  • Wie behal­ten Sie den Über­blick, wer doch eine Rech­nung gedruckt per Post bekom­men soll?
  • Wie stel­len Sie den Versand elek­tro­ni­scher Rech­nun­gen für die unter­schied­li­chen Formate sicher?
  • Wie halten Sie sich bzgl. der unter­schied­li­chen Formate zum Thema Rech­nungs­ver­sand auf dem Laufenden?
  • Können Sie selbst die Einhal­tung der gesetz­li­chen Vorga­ben sicherstellen?

Übri­gens… Elek­tro­ni­sche Rech­nung ≠ E‑Mail mit pdf-Anhang

Bei den Empfän­gern elek­tro­ni­scher Rech­nun­gen werden meist unter­schied­li­che Rech­nungs­for­mate gefor­dert. Der Versand einer elek­tro­ni­schen Rech­nung ist nicht gleich­be­deu­tend mit dem Versand einer E‑Mail inkl. Rech­nung als pdf-Anhang. Spätes­tens dann, wenn Rech­nungs­emp­fän­ger der öffent­li­chen Hand dazu­kom­men, wird schon bald die Einlie­fe­rung der Rech­nung im Format der XRech­nung verpflich­tend. Weitere Formate, die beim Rech­nungs­ver­sand heut­zu­tage verbrei­tet sind: Open­Trans, ZUGFeRD, EDIFACT. Auch wenn bereits 2012 die Verpflich­tung der Quali­fi­zier­ten elek­tro­ni­schen Signa­tur (QES) für den Versand von PDF-Rech­nun­gen wegge­fal­len ist, wird diese heute häufig als Sicher­heits­merk­mal einge­setzt oder gar gefordert.

Ansatz #3: Eine Lösung für alle Rechnungsempfänger

Im Zuge der Digi­ta­li­sie­rung ist eine Lösung, die beide Wege – gedruckt per Post und elek­tro­nisch – unter einen Hut bringt opti­mal. Bei der Anbin­dung mehre­rer Versand­wege und Versand­for­mate soll­ten manu­elle Schritte möglichst vermie­den werden. Ihr Buch­hal­tungs­sys­tem sollte als Cock­pit fungie­ren, sozu­sa­gen in Form einer Zentrale für den digi­ta­len Versand 100% Ihrer Rech­nun­gen per Knopf­druck an Ihre Kunden und die maxi­male Über­wa­chung des Versand­we­ges. Eine mit Ihrem ERP-System inte­grierte Lösung, die 100% Ihres Rech­nungs­ver­sands abdeckt, bietet für Sie das größte Einspar­po­ten­zial.

Wie sieht es darüber hinaus mit Konso­li­die­rungs­ra­bat­ten für den Versand gedruckt per Post aus?

Welcher Weg ist für Sie der richtige?

Welchen Weg Sie auch immer wählen, berück­sich­ti­gen Sie alle Kosten:

  • Zeit = Personalkosten
  • Porto
  • Mate­rial = Papier, Drucker­pa­tro­nen, Umschläge
  • Maschi­nen = Drucker, Falz­ma­schine, Kuver­tier­ma­schine, Frankiermaschine

Unsere Empfeh­lung für Sie:

  • Vermei­den Sie die Imple­men­tie­rung eines Flickenteppichs!
  • Beant­wor­ten Sie ehrlich obige Fragen und suchen Sie die passende Lösung für Ihr Unternehmen!

Schaf­fen Sie es, Ihre Kosten inkl. Druck, Kuver­tie­rung, Umschlag, Fran­kie­rung und Porto unter dem Stan­dard­porto zu halten?

Mit dem eBeleg Service – Ausgang von Cegedim e‑Business kommen Sie einfach, zukunfts­si­cher und kosten­ef­fi­zi­ent ins Zeit­al­ter der Digi­ta­li­sie­rung, so wie es auch die Ampel im Koali­ti­ons­ver­trag anpeilt.

So bekom­men Sie Beleg­druck und elek­tro­ni­sche Rech­nung opti­mal unter einen Hut.

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