Digi­ta­li­sie­rung des Procure-to-Pay Prozes­ses

Beschleu­ni­gen Sie Ihre Lieferantenprozesse

Einfach. Sicher. Digi­tal.Beleg- und Rech­nungs­ein­gang automatisieren

SY Busi­ness digi­ta­li­siert und verein­facht den Austausch trans­ak­tio­na­ler Doku­mente zwischen Ihnen und Ihren Lieferanten. 

Die ausge­klü­gelte digi­tale Lösung unter­stützt Sie dabei über den gesam­ten Procure-to-Pay-Prozess (auch Purchase-to-Pay oder Liefe­ran­ten­zy­klus genannt) hinweg – von der Ange­bots­an­frage über die Bestel­lung sowie die Verar­bei­tung einge­hen­der Rech­nun­gen bis hin zur Zahlungsabwicklung.

Alle Liefe­ran­ten­pro­zesse in einer Benutzeroberfläche

  • Bear­bei­ten Ihrer Ange­bots­an­frage durch Ihre(n) Liefe­ran­ten (inkl. Validierungs-Workflow)
  • Auslö­sen der Bestel­lung beim ausge­wähl­ten Lieferanten
  • Empfan­gen von Eingangs­be­stä­ti­gun­gen und Versand­be­nach­rich­ti­gun­gen zu Ihren Bestellungen
sy-purchase-to-pay‑1
SY Business - Screenshot - Liste ausgestellter Rechnungen (Detail)
  • Erfas­sen des Waren­ein­gangs mit Bestellbezug
  • Empfan­gen von Rech­nun­gen Ihrer Kredi­to­ren, egal über welchen Über­mitt­lungs­weg (in Papier­form oder digital)
  • Digi­ta­les Verar­bei­ten Ihrer Eingangsrechnungen

Holen Sie Ihre Liefe­ran­ten mit ins Boot

Um am Procure-to-Pay Prozess teil­neh­men und die elek­tro­ni­sche Rech­nungs­stel­lung über das SY-Portal abwi­ckeln zu können, müssen Ihre Liefe­ran­ten eben­falls dort ange­mel­det sein. 

Laden Sie sie ein, sich vorab auf der SY-Platt­form zu regis­trie­ren. Ihre Liefe­ran­ten können dann die wich­tigs­ten Kenn­zah­len und Infor­ma­tio­nen im perso­na­li­sier­ten Liefe­ran­ten­por­tal für Gäste einse­hen und ihre Akti­vi­tä­ten in Echt­zeit verfol­gen. Das SY by Cegedim-Team unter­stützt Sie beim Onboar­ding Ihrer Lieferanten.

Digi­ta­li­sie­rung Ihrer Kredi­to­ren­buch­hal­tung – in einer einzi­gen Lösung

Opti­mierte Bear­bei­tung von Eingangsrechnungen

Mit SY Busi­ness auto­ma­ti­sie­ren Sie Ihren Rech­nungs­ein­gang, natür­lich inklu­sive der Erfas­sung von Rech­nungs­da­ten. Und das unab­hän­gig von den verwen­de­ten Über­tra­gungs­we­gen bzw. Formaten:

  • E‑Rechnung (XRech­nung, ZUGFeRD, EDI, …)
  • Datei­ex­port aus dem ERP-System
  • Direkt aus Bestel­lung erzeugte Rech­nung (PO-Flip)
  • Manu­elle Eingabe oder Datei-Upload im SY-Portal durch Ihre Lieferanten
  • Per Post auf Papier mittels Scan, Daten­ex­trak­tion und Verifizierung

Opti­mierte Datenverarbeitung

Mit SY Busi­ness verbes­sern Sie Ihre Rech­nungs­da­ten­ver­ar­bei­tung spürbar:

  • Formelle und sach­li­che Prüfung der Rech­nungs­da­ten vermei­den Rechnungsreklamationen
  • Auto­ma­ti­sierte und manu­elle Anrei­che­rung von Rech­nungs­da­ten sorgen für umfas­sende Nachvollziehbarkeit
  • GoBD-konforme Digi­ta­li­sie­rung und Archi­vie­rung von Rechnungen
  • Zuwei­sen von Vorgän­gen anhand vorde­fi­nier­ter Routing­pa­ra­me­ter an die jewei­lige Abteilung
  • Lücken­lo­ses Moni­to­ring zur Nach­voll­zieh­bar­keit von Prozes­sen sowie zur Über­wa­chung von Work­flow und Daten

Ihre Exper­ten für die Digi­ta­li­sie­rung von Doku­men­ten- und Geschäftsprozessen

Wie gelingt die Digi­ta­li­sie­rung von Geschäftsprozessen?

Für eine erfolg­rei­che Digi­ta­li­sie­rung soll­ten Sie mit einer Analyse star­ten. Hier können wir gemein­sam Ihre Anfor­de­run­gen voll­stän­dig und detail­liert ermitteln.

Dabei prüfen wir gemein­sam, wo Ihre Prio­ri­tä­ten liegen und welche Hinder­nisse Ihrem Vorha­ben im Wege stehen könn­ten. So stel­len Sie sicher, dass Sie die Chan­cen der Digi­ta­li­sie­rung passend für Ihr Unter­neh­men nutzen. Die Wahl der für Ihr Unter­neh­men opti­ma­len Lösung ist von entschei­den­der Bedeutung.

Da ein Projekt zur Digi­ta­li­sie­rung oftmals komplex zu planen und umzu­set­zen ist, sollte die Lösung flexi­bel und einfach sein, aber gleich­zei­tig den best­mög­li­chen Komfort und hohe Trans­pa­renz bieten. Insge­samt muss die Lösung sowohl den Anfor­de­run­gen der Fach­ab­tei­lun­gen als auch denen der jewei­li­gen Bran­che gerecht werden. Lassen Sie uns heraus­fin­den welche Lösung Ihren Bedarf bestens abdeckt: SY Busi­ness oder eBeleg Service.

 

Welche Auswir­kung hat die EU-Richt­li­nie 2014/55/EU (ERechG bzw. ERechV) auf die Digi­ta­li­sie­rung von Rechnungen? 

Durch die EU-Richt­li­nie von 2014 wurden nach und nach jeweils das E‑Rech­nungs-Gesetz und die E‑Rech­nungs-Verord­nung auf Ebene des Bundes bzw. in den Bundes­län­dern verab­schie­det. Diese liefern aktu­ell die Basis für die E‑Rechnung an die öffent­li­che Hand.

Inzwi­schen sind E‑Rechnungen an den Bund, die freien Hanse­städte Bremen und Hamburg, Baden-Würt­tem­berg und das Saar­land verpflich­tend. Größ­ten­teils ist dabei das Format der XRech­nung vorgeschrieben.

Bei einer XRech­nung liegen die Rech­nungs­da­ten struk­tu­riert in einem vorge­ge­be­nen XML-Format vor. Beson­ders wich­tig ist die zumeist zwin­gend erfor­der­li­che Leit­weg-ID, eine eindeu­tige Iden­ti­fi­ka­ti­ons­num­mer für die Weiter­lei­tung an den Empfän­ger. 

Alle Details zu den gelten­den deut­schen Rege­lun­gen zur E‑Rechnung an den Bund und die 16 Bundes­län­der haben wir für Sie in unse­rer Über­sicht zur E‑Rechnung an die öffent­li­che Hand (B2G) zusam­men­ge­stellt.  

Welche Entwick­lun­gen zur E‑Rechnung sind im B2B-Bereich zu erwarten? 

Die Bundes­re­gie­rung plant bereits die Einfüh­rung eines einheit­li­chen Melde­sys­tems für Rech­nun­gen. Diese Maßnahme dient zur Mini­mie­rung der sog. Mehr­wert­steu­er­lü­cke (nach EU-Anga­ben entgin­gen Deutsch­land im Jahr 2019 aufgrund von Steu­er­be­trug rund 23,4 Milli­ar­den Euro). Die Einfüh­rung eines solchen Melde­sys­tems wird sich sicher auf die Rech­nungs­stel­lung zwischen Unter­neh­men (B2B) und evtl. auch zwischen Unter­neh­men und Endkun­den (B2C) auswirken.

Wir beob­ach­ten die aktu­elle Entwick­lung zum Thema Clearance und Tax-Repor­ting in Deutsch­land und der EU für Sie weiter.

Warum auf einen papier­lo­sen Beleg­aus­tausch setzen? 

Für eine tief­grei­fende Opti­mie­rung und Auto­ma­ti­sie­rung von Geschäfts­pro­zes­sen sollte die Digi­ta­li­sie­rung sämt­li­che Arten Ihrer Geschäfts­do­ku­mente umfas­sen. So können Sie Medi­en­brü­che vermei­den und dadurch Doku­mente schnel­ler und zuver­läs­si­ger bear­bei­ten. Die Digi­ta­li­sie­rung ist dabei ein Mittel zur Stei­ge­rung der Nach­voll­zieh­bar­keit und Produk­ti­vi­tät, wodurch Sie am Ende Zeit, Kosten und Perso­nal einsparen.

Eine Lösung, die neben der Digi­ta­li­sie­rung auch die Zusam­men­ar­beit intern im Unter­neh­men, mit Ihren Kunden sowie Liefe­ran­ten unter­stützt, ist beson­ders geeig­net. Die papier­los ausge­tausch­ten Daten soll­ten dabei sicher gespei­chert und gleich an die rich­tige Stelle weiter­ge­lei­tet werden. So können Rekla­ma­tio­nen und Verzö­ge­run­gen bei Zahlun­gen vermie­den und Skonti häufi­ger ausge­schöpft werden.

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