Procure-to-Pay: Digi­tale Einkaufs- und Beschaffungsprozesse

Beschaf­fungs­pro­zesse opti­mie­ren?Wir zeigen, wie digi­ta­les Procure-to-Pay-Manage­ment gleich mehrere P2P-Probleme löst. Nicht nur im Einkauf!

Moderne Einkaufs- und Beschaffungs­prozesse: So geht Procure-to-Pay heute Lieferanten­prozesse digi­tal beschleunigen

Komplexe Beschaf­fungs­pro­zesse verhin­dern kosten­ef­fi­zi­en­tes Procure-to-Pay-Management

Der Procure-to-Pay (P2P) Prozess ist ein entschei­den­der Bestand­teil des Beschaf­fungs­we­sens in Unter­neh­men jeder Größe.
Geschäfts­pro­zesse im Bereich der Beschaf­fung begin­nen in der Einkaufs­ab­tei­lung, wo Bedarfs­mel­dun­gen geprüft und frei­ge­ge­ben werden. Stra­te­gi­sches Liefe­ran­ten­ma­nage­ment kommt ins Spiel, um geeig­nete Liefe­ran­ten zu ermit­teln und Ange­bote einzu­ho­len. Dabei sind auch opera­tive Fakto­ren wie Preis, Liefer­zeit­punkt und Menge entschei­dend. Nach der Beauf­tra­gung und Auftrags­be­stä­ti­gung werden Bestell­in­for­ma­tio­nen an das Lager oder den Waren­ein­gang über­mit­telt, um Liefe­run­gen zu prüfen und abzu­glei­chen. Bevor eine Rech­nung bezahlt wird, durch­läuft sie einen Geneh­mi­gungs­work­flow mit mehre­ren Prozess­schrit­ten, bei dem die verant­wort­li­chen Mitar­bei­ter die Rech­nung zur Zahlung freigeben.

Abb. Beschaf­fungs­pro­zesse unter der Lupe: Je umfang­rei­cher der Procure-to-Pay-Prozess ist, desto bezahl­ter macht sich eine digi­tale Soft­ware­lö­sung zur Opti­mie­rung aller Prozesse rund um Einkauf und Beschaffung 

Leider nimmt die Komple­xi­tät derar­ti­ger Beschaf­fungs­pro­zesse über­pro­por­tio­nal zu, je mehr Liefe­ran­ten, Produkte und Vorgänge darin abge­wi­ckelt werden müssen. In klas­si­schen, meist noch größ­ten­teils analo­gen Liefe­ran­ten- und Einkaufs­pro­zes­sen kommt es daher immer wieder zu Miss­ver­ständ­nis­sen, Irrtü­mern und unkla­ren Zuständigkeiten.

Die Folge: Kost­spie­lige Verzö­ge­run­gen, Fehler und Mehrarbeit.

Digi­tale Opti­mie­rung wirkt Wunder im P2P-Prozess

Die Opti­mie­rung dieses Prozes­ses macht sich daher gleich in mehr­fa­cher Hinsicht und über zahl­rei­che Abtei­lungs­gren­zen hinweg bemerk­bar. Die Einkaufs­ab­tei­lung kann effi­zi­en­ter arbei­ten, die Lager­ver­wal­tung wird erleich­tert und das Liefe­ran­ten­ma­nage­ment verbes­sert sich. Fehler­quo­ten, nicht genutzte Skonti und der notwen­dige Perso­nal- und Ressour­cen­ein­satz gehen merk­lich zurück.

Nicht nur für den Einkauf rele­vant: Heraus­for­de­run­gen im P2P-Prozess

Die Opti­mie­rung des Procure-to-Pay-Prozes­ses ist entschei­dend für Effi­zi­enz und Fehler­re­duk­tion. Dabei sind typi­sche Heraus­for­de­run­gen und Stör­fak­to­ren zu berücksichtigen.

01 Flipcard Lieferanten Diversifikation

Diver­si­fi­ka­tion

Globa­li­sie­rung und Compli­ance erfor­dern die Berück­sich­ti­gung von Umwelt‑, Arbeits­schutz­vor­schrif­ten und steu­er­recht­li­chen Vorga­ben bei der Liefe­ran­ten­aus­wahl. Sprach­li­che und währungs­tech­ni­sche Unter­schiede spie­len eben­falls eine Rolle.

  • Recht­li­che & steu­er­li­che Vorgaben
  • Liefe­ran­ten­spe­zi­fi­sche Vorgaben
  • Stra­te­gi­sche Opti­mie­rung der Supply Chain
02 Flipcard P2p Lieferanten Systemschnittstellen

Liefe­ran­ten- und Systemschnittstellen

Effek­tive Kommu­ni­ka­tion und einheit­li­che Formate für Ange­bote, Liefer­scheine und Rech­nun­gen sind entschei­dend für einen reibungs­lo­sen Bestellprozess.

  • Multi-Chan­nel: digi­tale Über­tra­gungs­ka­näle bis hin zu  papierbasiert
  • Formate, Spra­chen und Währungen
  • Supply Chain und Compliance
  • Inte­gra­tion und Verar­bei­tung im ERP-System
03 Flipcard P2p Medienbrüche V02

Medi­en­brü­che

Digi­tale Rech­nun­gen ermög­li­chen einen schnel­le­ren und weni­ger fehler­an­fäl­li­gen Abgleich mit Bestel­lun­gen und Liefer­schei­nen (3‑way-matching). So lassen sich typi­sche Probleme vermeiden:

  • Miss­ver­ständ­nisse und Übertragungsfehler
  • Fehl­ge­lei­tete oder verlegte Belege
  • Aufwen­di­ger Abgleich zwischen Belegen
04 Flipcard Interne Ablaeufe

Interne Abläufe

Eine effi­zi­ente interne Kommu­ni­ka­tion ist notwen­dig, um Unstim­mig­kei­ten bei Waren­ein­gän­gen oder Dienst­leis­tun­gen schnell zu iden­ti­fi­zie­ren und Ansprü­che geltend zu machen.

  • Sichere und schnelle Erken­nung von Prüffällen
  • GoBD-konforme Ablage von Belegen
  • Einfa­che Nach­voll­zieh­bar­keit von Prüf­fäl­len für effi­zi­ente Klärung
05 Flipcard P2p Genehmigungsworkflow

Geneh­mi­gungs­work­flow

Die Digi­ta­li­sie­rung von Geneh­mi­gungs­pro­zes­sen erhöht die Effi­zi­enz und redu­ziert Liege­zei­ten und Missverständnisse.

  • Geneh­mi­gungs­pro­zesse neu „digi­tal“ denken
  • Effi­zi­ente Bereit­stel­lung von (digi­ta­len und analo­gen) Belegen
  • Kontrolle und Verwal­ten von Bestel­lun­gen, Liefe­run­gen und Zahlun­gen   > mehr erfahren
06 Flipcard Verspaetetezahlung

Verzö­gerte Zahlungen

Die Opti­mie­rung von Prozes­sen wie Rech­nungs­da­ten­er­fas­sung und Liefe­ran­ten­ab­stim­mung ermög­licht frist­ge­rechte Zahlun­gen und Nutzung von Skonti.

  • Perso­nelle Ressour­cen bei Krank­heit, Urlaub etc.
  • Mahnun­gen vermei­den & Skonti realisieren
  • Gute Bezie­hun­gen zu Liefe­ran­ten entlang der Supply Chain
02 Flipcard Transparenz

Trans­pa­renz

Ein Echt­zeit-Berichts­we­sen hilft bei der schnel­len Beant­wor­tung von Fragen, der Iden­ti­fi­zie­rung von Verzö­ge­run­gen und der Kostenkontrolle.

  • End-2-End Trans­pa­renz
  • Proto­kol­lie­rung für sichere Nachvollziehbarkeit
  • Einblick in alle Verar­bei­tungs­schritte inkl. Waren­ein­gänge, Beleg­ein­gang, fach­li­che und sach­li­che Prüfung etc.
08 Flipcard Onboarding

Onboar­ding

Eine intui­tiv bedien­bare Lösung und guter Support erleich­tern die Einfüh­rung neuer Prozesse für Mitar­bei­ter und Geschäftspartner.

  • Moderne Lösung
  • Intui­tiv bedien­bare Plattform
  • Unter­stüt­zung beim Onboar­ding von Geschäftspartnern

Diver­si­fi­ka­tion

Globa­li­sie­rung und Compli­ance erfor­dern die Berück­sich­ti­gung von Umwelt‑, Arbeits­schutz­vor­schrif­ten und steu­er­recht­li­chen Vorga­ben bei der Liefe­ran­ten­aus­wahl. Sprach­li­che und währungs­tech­ni­sche Unter­schiede spie­len eben­falls eine Rolle.

  • Recht­li­che & steu­er­li­che Vorgaben
  • Liefe­ran­ten­spe­zi­fi­sche Vorgaben
  • Stra­te­gi­sche Opti­mie­rung der Supply Chain

Liefe­ran­ten- und Systemschnittstellen

Effek­tive Kommu­ni­ka­tion und einheit­li­che Formate für Ange­bote, Liefer­scheine und Rech­nun­gen sind entschei­dend für einen reibungs­lo­sen Bestellprozess.

  • Multi-Chan­nel: digi­tale Über­tra­gungs­ka­näle bis hin zu  papierbasiert
  • Formate, Spra­chen und Währungen
  • Supply Chain und Compliance
  • Inte­gra­tion und Verar­bei­tung im ERP-System

Medi­en­brü­che

Digi­tale Rech­nun­gen ermög­li­chen einen schnel­le­ren und weni­ger fehler­an­fäl­li­gen Abgleich mit Bestel­lun­gen und Liefer­schei­nen (3‑way-matching). So lassen sich typi­sche Probleme vermeiden:

  • Miss­ver­ständ­nisse und Übertragungsfehler
  • Fehl­ge­lei­tete oder verlegte Belege
  • Aufwen­di­ger Abgleich zwischen Belegen

Interne Abläufe

Eine effi­zi­ente interne Kommu­ni­ka­tion ist notwen­dig, um Unstim­mig­kei­ten bei Waren­ein­gän­gen oder Dienst­leis­tun­gen schnell zu iden­ti­fi­zie­ren und Ansprü­che geltend zu machen.

  • Sichere und schnelle Erken­nung von Prüffällen
  • GoBD-konforme Ablage von Belegen
  • Einfa­che Nach­voll­zieh­bar­keit von Prüf­fäl­len für effi­zi­ente Klärung

Geneh­mi­gungs­work­flow

Die Digi­ta­li­sie­rung von Geneh­mi­gungs­pro­zes­sen erhöht die Effi­zi­enz und redu­ziert Liege­zei­ten und Missverständnisse.

  • Geneh­mi­gungs­pro­zesse neu „digi­tal“ denken
  • Effi­zi­ente Bereit­stel­lung von (digi­ta­len und analo­gen) Belegen
  • Kontrolle und Verwal­ten von Bestel­lun­gen, Liefe­run­gen und Zahlungen

Verzö­gerte Zahlungen

Die Opti­mie­rung von Prozes­sen wie Rech­nungs­da­ten­er­fas­sung und Liefe­ran­ten­ab­stim­mung ermög­licht frist­ge­rechte Zahlun­gen und Nutzung von Skonti.

  • Perso­nelle Ressour­cen bei Krank­heit, Urlaub etc.
  • Mahnun­gen vermei­den & Skonti realisieren
  • Gute Bezie­hun­gen zu Liefe­ran­ten entlang der Supply Chain

Trans­pa­renz

Ein Echt­zeit-Berichts­we­sen hilft bei der schnel­len Beant­wor­tung von Fragen, der Iden­ti­fi­zie­rung von Verzö­ge­run­gen und der Kostenkontrolle.

  • End-2-End Trans­pa­renz
  • Proto­kol­lie­rung für sichere Nachvollziehbarkeit
  • Einblick in alle Verar­bei­tungs­schritte inkl. Waren­ein­gänge, Beleg­ein­gang, fach­li­che und sach­li­che Prüfung etc.

Onboar­ding

Eine intui­tiv bedien­bare Lösung und guter Support erleich­tern die Einfüh­rung neuer Prozesse für Mitar­bei­ter und Geschäftspartner.

  • Moderne Lösung
  • Intui­tiv bedien­bare Plattform
  • Unter­stüt­zung beim Onboar­ding von Geschäftspartnern

Procure-to-Purchase-to-Pay:Einkaufs- und Beschaf­fungs­pro­zesse in den digi­ta­len Flow bringen

Eine erfolg­rei­che Stra­te­gie zur Opti­mie­rung des P2P-Prozes­ses basiert auf zwei Fakto­ren: Digi­ta­li­sie­rung und Auto­ma­ti­sie­rung. Bewerk­stel­li­gen lässt sich das durch den Einsatz von E‑Pro­cu­re­ment-Syste­men, elek­tro­ni­schen Kata­lo­gen und auto­ma­ti­sier­ten Work­flows – opti­ma­ler­weise unter Verwen­dung einer cloud-basier­ten Platt­form­lö­sung, die alle wich­ti­gen Berei­che, Stell­schrau­ben und Prozesse vereint. Um die indi­vi­du­ell best­mög­li­che Lösung zu finden, soll­ten man jedoch nichts über­stür­zen. Zunächst gilt es nämlich, eine ganze Reihe wich­ti­ger Aspekte, Fragen und Rahmen­be­din­gun­gen zu berücksichtigen.

Analyse der bestehen­den Abläufe in Einkauf und Beschaffung

Zu Beginn sollte eine umfas­sende Analyse des bestehen­den P2P-Prozes­ses stehen. Hier­bei werden Schwach­stel­len iden­ti­fi­ziert und Verbes­se­rungs­po­ten­ziale aufgezeigt.

Externe Bera­ter oder Soft­ware­an­bie­ter können dabei unter­stüt­zen, um einen objek­ti­ven Blick auf den Gesamt­ab­lauf zu gewährleisten.

Ob sich die Opti­mie­rung lohnt, lässt sich in der Regel abhän­gig von Fakto­ren wie Prozess­kom­ple­xi­tät, Bestell­vo­lu­men und Doku­men­ten­auf­kom­men ermitteln.

Lupe
Liste Anforderungen

Anfor­de­run­gen an digi­tale Lösungen

Bei der Auswahl der geeig­ne­ten Lösung für die Opti­mie­rung der Liefe­ran­ten- und Beschaf­fungs­pro­zesse sollte eine All-in-One-Lösung bevor­zugt werden.

Diese inte­griert sich naht­los in bestehende Systeme und deckt den gesam­ten Purchase-to-Pay-Prozess ab.

Dabei soll­ten verschie­dene Bausteine für digi­ta­li­sier­tes Vertrags­ma­nage­ment, E‑Procurement, auto­ma­ti­sche Digi­ta­li­sie­rung von Bele­gen, E‑Payment und eine zentrale Archi­vie­rung berück­sich­tigt werden.

On-Premise vs. Cloud: Was eignet sich besser?

Die Entschei­dung zwischen On-Premise- und Cloud-Lösun­gen hängt von den indi­vi­du­el­len Anfor­de­run­gen des Unter­neh­mens ab.

On-Premise-Lösun­gen sorgen für mehr Kontrolle über das System, während Cloud-Lösun­gen zusätz­li­che Vorteile wie Inter­ope­ra­bi­li­tät und Echt­zeit-Zusam­men­ar­beit mit Geschäfts­part­nern bieten.

03 Onpremise Vs Cloud 1to1
Digitalisierung Belege

Digi­ta­li­sie­rung von Bele­gen für effi­zi­en­tere Beschaffungsprozesse

Ein wich­ti­ger Schritt in der Opti­mie­rung des P2P-Prozes­ses ist die Digi­ta­li­sie­rung von Belegen.

Damit ist die Umwand­lung von Papier­do­ku­men­ten, E‑Mails oder einfa­chen PDFs in struk­tu­rierte Daten gemeint.

Mithilfe von Künst­li­cher Intel­li­genz (KI) und Opti­cal Charac­ter Reco­gni­tion (OCR)-Technologie etwa lassen sich Doku­mente scan­nen und auto­ma­ti­siert einlesen.

Die Veri­fi­zie­rung der erfass­ten Daten kann im Anschluss eben­falls (teil-)automatisiert erfol­gen, wobei entwe­der das Unter­neh­men selbst, der Liefe­rant oder ein exter­ner Dienst­leis­ter (Veri­fi­ca­tion as a Service, VaaS) die Kontrolle über­nimmt – opti­ma­ler­weise im kosten­scho­nen­den Augmen­ted Outsourcing-Verfahren.

Digi­ta­ler Daten­aus­tausch zwischen allen Beteiligten

Die Elimi­nie­rung von Medi­en­brü­chen bildet die Basis für reibungs­lose Abläufe im Beschaf­fungs­pro­zess.

Fehler bei der Erfas­sung, Verzö­ge­run­gen und Miss­ver­ständ­nisse lassen sich mini­mie­ren, wenn alle Daten digi­tal, struk­tu­riert und in Echt­zeit zur Verfü­gung stehen.

Daher ist es wich­tig, ein passen­des Ange­bot zum elek­tro­ni­schen Belegaus­tausch mit Geschäfts­part­nern zu imple­men­tie­ren. Eine ziel­ge­rich­tete Analyse der eige­nen Liefe­ran­ten­struk­tur kann dabei hilf­reich sein.

05 Datenaustausch Doppelpfeil
Digitalisierung Wareneingang

Digi­ta­li­sie­rung des Wareneingangs

Zwar lässt sich die manu­elle Annahme und Prüfung von Liefe­run­gen oft nicht komplett vermeiden.

Trotz­dem kann dieser Vorgang deut­lich opti­miert werden, indem Infor­ma­tio­nen zeit­nah digi­tal im System zur Verfü­gung stehen.

Das ermög­licht eine schnel­lere und genauere Verar­bei­tung von Liefer­in­for­ma­tio­nen und verbes­sert die Kommu­ni­ka­tion zwischen allen invol­vier­ten Abteilungen.

Auto­ma­ti­sie­rung von Pay-Prozessen

Ein weite­rer wich­ti­ger Aspekt der Procure-to-Pay-Prozess­op­ti­mie­rung ist die Auto­ma­ti­sie­rung des Rech­nungs­ein­gangs.

Durch die Digi­ta­li­sie­rung und Auto­ma­ti­sie­rung sind Unter­neh­men in der Lage, manu­elle Eingriffe deut­lich zu redu­zie­ren und den gesam­ten Ablauf effi­zi­en­ter zu gestalten.

Das erklärte Ziel: Möglichst viele Dunkel­ver­bu­chun­gen, bei denen die Rech­nung den gesam­ten Vorgang ohne manu­el­len Eingriff von der Erfas­sung bis zur buch­hal­te­ri­schen Verbu­chung im ERP-System durchläuft.

Um das zu errei­chen, müssen die Geneh­mi­gungs­work­flows im Unter­neh­men neu gestal­tet und opti­miert werden.

Und: Je nach gewähl­ter P2P-Lösung kann auch der anschlie­ßende Zahlungs­lauf Teil der Auto­ma­ti­sie­rung sein.

07 Payprozesse Automatisieren V02
08 Archivierung

Archi­vie­rung der Doku­mente des Beschaffungsprozesses

Die Effi­zi­enz der zuge­hö­ri­gen (digi­ta­len) Archi­vie­rungs­lö­sung hängt von verschie­de­nen Fakto­ren ab, darun­ter Sicher­heits­aspekte, Geset­zes­kon­for­mi­tät und Zugänglichkeit.

Grund­sätz­lich gilt jedoch: Eine gute Archi­vie­rungs­lö­sung ermög­licht den einfa­chen und schnel­len Zugriff auf benö­tigte Belege von jedem Ort aus.

Sie stellt außer­dem sicher, dass stets alle gesetz­li­chen Anfor­de­run­gen erfüllt sind.

Moni­to­ring aller Beschaffungs‑, Einkaufs- und Pay-Vorgänge

Digi­ta­les Moni­to­ring ist ein entschei­den­des Instru­ment zur konti­nu­ier­li­chen Verbes­se­rung des P2P-Prozes­ses.

Durch das Sammeln, Analy­sie­ren und Auswer­ten von Daten und Infor­ma­tio­nen können Fehler und Verstöße gegen Compli­ance-Richt­li­nien vermie­den werden.

Zudem unter­stützt das Moni­to­ring die Iden­ti­fi­ka­tion von Opti­mie­rungs­po­ten­zia­len und hilft dabei, den gesam­ten Ablauf konti­nu­ier­lich zu verbessern.

09 Monitoring

Procure-to-Purchase-to-Pay: Einkaufs- und Beschaf­fungs­pro­zesse in den digi­ta­len Flow bringen

Eine erfolg­rei­che Stra­te­gie zur Opti­mie­rung des P2P-Prozes­ses basiert auf zwei Fakto­ren: Digi­ta­li­sie­rung und Auto­ma­ti­sie­rung. Bewerk­stel­li­gen lässt sich das durch den Einsatz von E‑Pro­cu­re­ment-Syste­men, elek­tro­ni­schen Kata­lo­gen und auto­ma­ti­sier­ten Work­flows – opti­ma­ler­weise unter Verwen­dung einer cloud-basier­ten Platt­form­lö­sung, die alle wich­ti­gen Berei­che, Stell­schrau­ben und Prozesse vereint. Um die indi­vi­du­ell best­mög­li­che Lösung zu finden, soll­ten man jedoch nichts über­stür­zen. Zunächst gilt es nämlich, eine ganze Reihe wich­ti­ger Aspekte, Fragen und Rahmen­be­din­gun­gen zu berücksichtigen.
Lupe

Analyse der bestehen­den Abläufe in Einkauf und Beschaffung

Zu Beginn sollte eine umfas­sende Analyse des bestehen­den P2P-Prozes­ses stehen. Hier­bei werden Schwach­stel­len iden­ti­fi­ziert und Verbes­se­rungs­po­ten­ziale aufgezeigt.

Externe Bera­ter oder Soft­ware­an­bie­ter können dabei unter­stüt­zen, um einen objek­ti­ven Blick auf den Gesamt­ab­lauf zu gewährleisten.

Ob sich die Opti­mie­rung lohnt, lässt sich in der Regel abhän­gig von Fakto­ren wie Prozess­kom­ple­xi­tät, Bestell­vo­lu­men und Doku­men­ten­auf­kom­men ermitteln.

Liste Anforderungen

Anfor­de­run­gen an digi­tale Lösungen

Bei der Auswahl der geeig­ne­ten Lösung für die Opti­mie­rung der Liefe­ran­ten- und Beschaf­fungs­pro­zesse sollte eine All-in-One-Lösung bevor­zugt werden.

Diese inte­griert sich naht­los in bestehende Systeme und deckt den gesam­ten Purchase-to-Pay-Prozess ab.

Dabei soll­ten verschie­dene Bausteine für digi­ta­li­sier­tes Vertrags­ma­nage­ment, E‑Procurement, auto­ma­ti­sche Digi­ta­li­sie­rung von Bele­gen, E‑Payment und eine zentrale Archi­vie­rung berück­sich­tigt werden.

03 Onpremise Vs Cloud 1to1

On-Premise vs. Cloud: Was eignet sich besser?

Die Entschei­dung zwischen On-Premise- und Cloud-Lösun­gen hängt von den indi­vi­du­el­len Anfor­de­run­gen des Unter­neh­mens ab.

On-Premise-Lösun­gen sorgen für mehr Kontrolle über das System, während Cloud-Lösun­gen zusätz­li­che Vorteile wie Inter­ope­ra­bi­li­tät und Echt­zeit-Zusam­men­ar­beit mit Geschäfts­part­nern bieten.

Digitalisierung Belege

Digi­ta­li­sie­rung von Bele­gen für effi­zi­en­tere Beschaffungsprozesse

Ein wich­ti­ger Schritt in der Opti­mie­rung des P2P-Prozes­ses ist die Digi­ta­li­sie­rung von Belegen.

Damit ist die Umwand­lung von Papier­do­ku­men­ten, E‑Mails oder einfa­chen PDFs in struk­tu­rierte Daten gemeint.

Mithilfe von Künst­li­cher Intel­li­genz (KI) und Opti­cal Charac­ter Reco­gni­tion (OCR)-Technologie etwa lassen sich Doku­mente scan­nen und auto­ma­ti­siert einlesen.

Die Veri­fi­zie­rung der erfass­ten Daten kann im Anschluss eben­falls (teil-)automatisiert erfol­gen, wobei entwe­der das Unter­neh­men selbst, der Liefe­rant oder ein exter­ner Dienst­leis­ter (Veri­fi­ca­tion as a Service, VaaS) die Kontrolle über­nimmt – opti­ma­ler­weise im kosten­scho­nen­den Augmen­ted Outsourcing-Verfahren.

05 Datenaustausch Doppelpfeil

Digi­ta­ler Daten­aus­tausch zwischen allen Beteiligten

Die Elimi­nie­rung von Medi­en­brü­chen bildet die Basis für reibungs­lose Abläufe im Beschaf­fungs­pro­zess.

Fehler bei der Erfas­sung, Verzö­ge­run­gen und Miss­ver­ständ­nisse lassen sich mini­mie­ren, wenn alle Daten digi­tal, struk­tu­riert und in Echt­zeit zur Verfü­gung stehen.

Daher ist es wich­tig, ein passen­des Ange­bot zum elek­tro­ni­schen Belegaus­tausch mit Geschäfts­part­nern zu imple­men­tie­ren. Eine ziel­ge­rich­tete Analyse der eige­nen Liefe­ran­ten­struk­tur kann dabei hilf­reich sein.

Digitalisierung Wareneingang

Digi­ta­li­sie­rung des Wareneingangs

Zwar lässt sich die manu­elle Annahme und Prüfung von Liefe­run­gen oft nicht komplett vermeiden.

Trotz­dem kann dieser Vorgang deut­lich opti­miert werden, indem Infor­ma­tio­nen zeit­nah digi­tal im System zur Verfü­gung stehen.

Das ermög­licht eine schnel­lere und genauere Verar­bei­tung von Liefer­in­for­ma­tio­nen und verbes­sert die Kommu­ni­ka­tion zwischen allen invol­vier­ten Abteilungen.

07 Payprozesse Automatisieren V02

Auto­ma­ti­sie­rung von Pay-Prozessen

Ein weite­rer wich­ti­ger Aspekt der Procure-to-Pay-Prozess­op­ti­mie­rung ist die Auto­ma­ti­sie­rung des Rech­nungs­ein­gangs.

Durch die Digi­ta­li­sie­rung und Auto­ma­ti­sie­rung sind Unter­neh­men in der Lage, manu­elle Eingriffe deut­lich zu redu­zie­ren und den gesam­ten Ablauf effi­zi­en­ter zu gestalten.

Das erklärte Ziel: Möglichst viele Dunkel­ver­bu­chun­gen, bei denen die Rech­nung den gesam­ten Vorgang ohne manu­el­len Eingriff von der Erfas­sung bis zur buch­hal­te­ri­schen Verbu­chung im ERP-System durchläuft.

Um das zu errei­chen, müssen die Geneh­mi­gungs­work­flows im Unter­neh­men neu gestal­tet und opti­miert werden.

Und: Je nach gewähl­ter P2P-Lösung kann auch der anschlie­ßende Zahlungs­lauf Teil der Auto­ma­ti­sie­rung sein.

08 Archivierung

Archi­vie­rung der Doku­mente des Beschaffungsprozesses

Die Effi­zi­enz der zuge­hö­ri­gen (digi­ta­len) Archi­vie­rungs­lö­sung hängt von verschie­de­nen Fakto­ren ab, darun­ter Sicher­heits­aspekte, Geset­zes­kon­for­mi­tät und Zugänglichkeit.

Grund­sätz­lich gilt jedoch: Eine gute Archi­vie­rungs­lö­sung ermög­licht den einfa­chen und schnel­len Zugriff auf benö­tigte Belege von jedem Ort aus.

Sie stellt außer­dem sicher, dass stets alle gesetz­li­chen Anfor­de­run­gen erfüllt sind.

09 Monitoring

Moni­to­ring aller Beschaffungs‑, Einkaufs- und Pay-Vorgänge

Digi­ta­les Moni­to­ring ist ein entschei­den­des Instru­ment zur konti­nu­ier­li­chen Verbes­se­rung des P2P-Prozes­ses.

Durch das Sammeln, Analy­sie­ren und Auswer­ten von Daten und Infor­ma­tio­nen können Fehler und Verstöße gegen Compli­ance-Richt­li­nien vermie­den werden.

Zudem unter­stützt das Moni­to­ring die Iden­ti­fi­ka­tion von Opti­mie­rungs­po­ten­zia­len und hilft dabei, den gesam­ten Ablauf konti­nu­ier­lich zu verbessern.

P2P-Prozesse opti­mie­ren mit der rich­ti­gen All-in-One-Lösung: Das ist SY Business

Die ausge­klü­gelte Lösung SY Busi­ness unter­stützt Sie bei der Digi­ta­li­sie­rung Ihres Procure-to-Pay-Prozes­ses – von der Ange­bots­an­frage über die Bestel­lung sowie die Verar­bei­tung einge­hen­der Rech­nun­gen bis hin zur Zahlungs­ab­wick­lung. Denn mit SY Busi­ness erhal­ten Sie eine einfach zu bedie­nende Benut­zer­ober­flä­che, die alle Liefe­ran­ten­pro­zesse, das Vertrags­ma­nage­ment und das E‑Procurement abdeckt. Die Lösung ermög­licht die problem­lose Bear­bei­tung typi­scher P2P-Aufga­ben wie Ange­bots­an­fra­gen, Bestel­lun­gen und Eingangsrechnungen.

P2P Lösung: All in one - Screenshot
P2P Lösung: All in one - Vorteile
  • SY Busi­ness dient dabei als gemein­same Platt­form für Sie und Ihre Liefe­ran­ten, um Belege wie Ange­bote, Bestel­lun­gen, Liefer­scheine, Rech­nun­gen, Mahnun­gen und Gutschrif­ten auszu­tau­schen. Die Chat-Funk­tion ermög­licht eine schnelle Klärung von Rekla­ma­tio­nen. Der kosten­lose Zugang für Liefe­ran­ten erleich­tert zudem die Zusammenarbeit.
  • Mit einer Dunkel­ver­bu­chungs­quote von über 90 % auto­ma­ti­siert SY Busi­ness die Erfas­sung von Eingangs­rech­nun­gen, indem es verschie­dene digi­tale Formate unter­stützt und KI-gestützte OCR einsetzt. Das ermög­licht die (auto­ma­ti­sierte) Veri­fi­zie­rung von Daten durch verschie­dene Akteure und sorgt für eine GoBD-konforme Archivierung.
  • Als inter­na­tio­nal bewährte All-in-One-Lösung unter­stütz Sie SY Busi­ness effek­tiv bei der Einhal­tung von Compli­ance-Vorga­ben und erleich­tert so die Diver­si­fi­zie­rung inter­na­tio­na­ler Geschäfts­be­zie­hun­gen. Das dyna­mi­sche Report­ing sorgt für volle Trans­pa­renz im gesam­ten P2P-Prozess. So können Sie schnell auf Störun­gen reagie­ren und Zeit sowie Kosten einsparen.

SY Busi­ness ist die ideale Lösung, um Ihren Procure-to-Pay-Prozess effi­zi­en­ter, siche­rer und digi­ta­ler zu gestal­ten.

5 Schritte zum digi­ta­len Eingang von Bestel­lun­gen, Auftrags­be­stä­ti­gun­gen, Rech­nun­gen etc. ohne Chaos in der Supply Chain!

“Dunkel­ver­bu­chung ist Kontroll­ver­lust.” Fakt ist: Manu­elle Erfas­sung bringt Fehler.

➔ Aus der Praxis wissen wir, Sie können den Zeit­auf­wand pro Beleg von durch­schnitt­lich >20 Minu­ten auf <20 Sekun­den redu­zie­ren.

➔ Dunkel­ver­bu­chung ist mit jedem Rech­nungs­for­mat und Über­tra­gungs­weg möglich: Papier, PDF, XML (XRech­nung, ZUGFeRD…), EDI, …

➔ Es gibt keinen Kontroll­ver­lust. Im Gegen­teil: Sie errei­chen mehr Trans­pa­renz.

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Finden Sie heraus, wie Sie Ihr Projekt zur Digi­ta­li­sie­rung und Auto­ma­ti­sie­rung Ihres Beleg­ein­gangs mit Ihren Geschäfts­part­nern – Liefe­ran­ten und Kunden – Schritt für Schritt umsetzen.

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