Procure-to-Pay:
Digi­tale Einkaufs- und Beschaffungsprozesse

Der Procure-to-Pay (P2P) Prozess ist ein entschei­den­der Bestand­teil des Beschaf­fungs­we­sens in Unter­neh­men jeder Größe.
Geschäfts­pro­zesse im Bereich der Beschaf­fung begin­nen in der Einkaufs­ab­tei­lung, wo Bedarfs­mel­dun­gen geprüft und frei­ge­ge­ben werden. Stra­te­gi­sches Liefe­ran­ten­ma­nage­ment kommt ins Spiel, um geeig­nete Liefe­ran­ten zu ermit­teln und Ange­bote einzu­ho­len. Dabei sind auch opera­tive Fakto­ren wie Preis, Liefer­zeit­punkt und Menge entschei­dend. Nach der Beauf­tra­gung und Auftrags­be­stä­ti­gung werden Bestell­in­for­ma­tio­nen an das Lager oder den Waren­ein­gang über­mit­telt, um Liefe­run­gen zu prüfen und abzu­glei­chen. Bevor eine Rech­nung bezahlt wird, durch­läuft sie einen Geneh­mi­gungs­work­flow mit mehre­ren Prozess­schrit­ten, bei dem die verant­wort­li­chen Mitar­bei­ter die Rech­nung zur Zahlung freigeben.

Bei der Auswahl der geeig­ne­ten Lösung für die Opti­mie­rung der Liefe­ran­ten- und Beschaf­fungs­pro­zesse sollte eine All-in-One-Lösung bevor­zugt werden.

Diese inte­griert sich naht­los in bestehende Systeme und deckt den gesam­ten Purchase-to-Pay-Prozess ab.

Dabei soll­ten verschie­dene Bausteine für digi­ta­li­sier­tes Vertrags­ma­nage­ment, E‑Procurement, auto­ma­ti­sche Digi­ta­li­sie­rung von Bele­gen, E‑Payment und eine zentrale Archi­vie­rung berück­sich­tigt werden.

Ein wich­ti­ger Schritt in der Opti­mie­rung des P2P-Prozes­ses ist die Digi­ta­li­sie­rung von Belegen.

Damit ist die Umwand­lung von Papier­do­ku­men­ten, E‑Mails oder einfa­chen PDFs in struk­tu­rierte Daten gemeint.

Mithilfe von Künst­li­cher Intel­li­genz (KI) und Opti­cal Charac­ter Reco­gni­tion (OCR)-Technologie etwa lassen sich Doku­mente scan­nen und auto­ma­ti­siert einlesen.

Die Veri­fi­zie­rung der erfass­ten Daten kann im Anschluss eben­falls (teil-)automatisiert erfol­gen, wobei entwe­der das Unter­neh­men selbst, der Liefe­rant oder ein exter­ner Dienst­leis­ter (Veri­fi­ca­tion as a Service, VaaS) die Kontrolle über­nimmt – opti­ma­ler­weise im kosten­scho­nen­den Augmen­ted Outsourcing-Verfahren.

Zwar lässt sich die manu­elle Annahme und Prüfung von Liefe­run­gen oft nicht komplett vermeiden.

Trotz­dem kann dieser Vorgang deut­lich opti­miert werden, indem Infor­ma­tio­nen zeit­nah digi­tal im System zur Verfü­gung stehen.

Das ermög­licht eine schnel­lere und genauere Verar­bei­tung von Liefer­in­for­ma­tio­nen und verbes­sert die Kommu­ni­ka­tion zwischen allen invol­vier­ten Abteilungen.

Die Effi­zi­enz der zuge­hö­ri­gen (digi­ta­len) Archi­vie­rungs­lö­sung hängt von verschie­de­nen Fakto­ren ab, darun­ter Sicher­heits­aspekte, Geset­zes­kon­for­mi­tät und Zugänglichkeit.

Grund­sätz­lich gilt jedoch: Eine gute Archi­vie­rungs­lö­sung ermög­licht den einfa­chen und schnel­len Zugriff auf benö­tigte Belege von jedem Ort aus.

Sie stellt außer­dem sicher, dass stets alle gesetz­li­chen Anfor­de­run­gen erfüllt sind.

Zu Beginn sollte eine umfas­sende Analyse des bestehen­den P2P-Prozes­ses stehen. Hier­bei werden Schwach­stel­len iden­ti­fi­ziert und Verbes­se­rungs­po­ten­ziale aufgezeigt.

Externe Bera­ter oder Soft­ware­an­bie­ter können dabei unter­stüt­zen, um einen objek­ti­ven Blick auf den Gesamt­ab­lauf zu gewährleisten.

Ob sich die Opti­mie­rung lohnt, lässt sich in der Regel abhän­gig von Fakto­ren wie Prozess­kom­ple­xi­tät, Bestell­vo­lu­men und Doku­men­ten­auf­kom­men ermitteln.

Bei der Auswahl der geeig­ne­ten Lösung für die Opti­mie­rung der Liefe­ran­ten- und Beschaf­fungs­pro­zesse sollte eine All-in-One-Lösung bevor­zugt werden.

Diese inte­griert sich naht­los in bestehende Systeme und deckt den gesam­ten Purchase-to-Pay-Prozess ab.

Dabei soll­ten verschie­dene Bausteine für digi­ta­li­sier­tes Vertrags­ma­nage­ment, E‑Procurement, auto­ma­ti­sche Digi­ta­li­sie­rung von Bele­gen, E‑Payment und eine zentrale Archi­vie­rung berück­sich­tigt werden.

Die Entschei­dung zwischen On-Premise- und Cloud-Lösun­gen hängt von den indi­vi­du­el­len Anfor­de­run­gen des Unter­neh­mens ab.

On-Premise-Lösun­gen sorgen für mehr Kontrolle über das System, während Cloud-Lösun­gen zusätz­li­che Vorteile wie Inter­ope­ra­bi­li­tät und Echt­zeit-Zusam­men­ar­beit mit Geschäfts­part­nern bieten.

Ein wich­ti­ger Schritt in der Opti­mie­rung des P2P-Prozes­ses ist die Digi­ta­li­sie­rung von Belegen.

Damit ist die Umwand­lung von Papier­do­ku­men­ten, E‑Mails oder einfa­chen PDFs in struk­tu­rierte Daten gemeint.

Mithilfe von Künst­li­cher Intel­li­genz (KI) und Opti­cal Charac­ter Reco­gni­tion (OCR)-Technologie etwa lassen sich Doku­mente scan­nen und auto­ma­ti­siert einlesen.

Die Veri­fi­zie­rung der erfass­ten Daten kann im Anschluss eben­falls (teil-)automatisiert erfol­gen, wobei entwe­der das Unter­neh­men selbst, der Liefe­rant oder ein exter­ner Dienst­leis­ter (Veri­fi­ca­tion as a Service, VaaS) die Kontrolle über­nimmt – opti­ma­ler­weise im kosten­scho­nen­den Augmen­ted Outsourcing-Verfahren.

Die Elimi­nie­rung von Medi­en­brü­chen bildet die Basis für reibungs­lose Abläufe im Beschaf­fungs­pro­zess.

Fehler bei der Erfas­sung, Verzö­ge­run­gen und Miss­ver­ständ­nisse lassen sich mini­mie­ren, wenn alle Daten digi­tal, struk­tu­riert und in Echt­zeit zur Verfü­gung stehen.

Daher ist es wich­tig, ein passen­des Ange­bot zum elek­tro­ni­schen Belegaus­tausch mit Geschäfts­part­nern zu imple­men­tie­ren. Eine ziel­ge­rich­tete Analyse der eige­nen Liefe­ran­ten­struk­tur kann dabei hilf­reich sein.

Zwar lässt sich die manu­elle Annahme und Prüfung von Liefe­run­gen oft nicht komplett vermeiden.

Trotz­dem kann dieser Vorgang deut­lich opti­miert werden, indem Infor­ma­tio­nen zeit­nah digi­tal im System zur Verfü­gung stehen.

Das ermög­licht eine schnel­lere und genauere Verar­bei­tung von Liefer­in­for­ma­tio­nen und verbes­sert die Kommu­ni­ka­tion zwischen allen invol­vier­ten Abteilungen.

Ein weite­rer wich­ti­ger Aspekt der Procure-to-Pay-Prozess­op­ti­mie­rung ist die Auto­ma­ti­sie­rung des Rech­nungs­ein­gangs.

Durch die Digi­ta­li­sie­rung und Auto­ma­ti­sie­rung sind Unter­neh­men in der Lage, manu­elle Eingriffe deut­lich zu redu­zie­ren und den gesam­ten Ablauf effi­zi­en­ter zu gestalten.

Das erklärte Ziel: Möglichst viele Dunkel­ver­bu­chun­gen, bei denen die Rech­nung den gesam­ten Vorgang ohne manu­el­len Eingriff von der Erfas­sung bis zur buch­hal­te­ri­schen Verbu­chung im ERP-System durchläuft.

Um das zu errei­chen, müssen die Geneh­mi­gungs­work­flows im Unter­neh­men neu gestal­tet und opti­miert werden.

Und: Je nach gewähl­ter P2P-Lösung kann auch der anschlie­ßende Zahlungs­lauf Teil der Auto­ma­ti­sie­rung sein.

Die Effi­zi­enz der zuge­hö­ri­gen (digi­ta­len) Archi­vie­rungs­lö­sung hängt von verschie­de­nen Fakto­ren ab, darun­ter Sicher­heits­aspekte, Geset­zes­kon­for­mi­tät und Zugänglichkeit.

Grund­sätz­lich gilt jedoch: Eine gute Archi­vie­rungs­lö­sung ermög­licht den einfa­chen und schnel­len Zugriff auf benö­tigte Belege von jedem Ort aus.

Sie stellt außer­dem sicher, dass stets alle gesetz­li­chen Anfor­de­run­gen erfüllt sind.

Digi­ta­les Moni­to­ring ist ein entschei­den­des Instru­ment zur konti­nu­ier­li­chen Verbes­se­rung des P2P-Prozes­ses.

Durch das Sammeln, Analy­sie­ren und Auswer­ten von Daten und Infor­ma­tio­nen können Fehler und Verstöße gegen Compli­ance-Richt­li­nien vermie­den werden.

Zudem unter­stützt das Moni­to­ring die Iden­ti­fi­ka­tion von Opti­mie­rungs­po­ten­zia­len und hilft dabei, den gesam­ten Ablauf konti­nu­ier­lich zu verbessern.