AL-KO opti­miert den Versand der Entgeltab­rech­nung direkt aus SAP HCM

Mit dem eBeleg Service – HR von Cegedim e‑Business und seinen Koope­ra­ti­ons­part­nern hin zur moder­nen Entgeltab­rech­nung: effi­zi­ent & sicher zugleich!

In der Vergan­gen­heit wurden die Entgeltab­rech­nun­gen jeden Monat, wie in vielen Betrie­ben üblich, im Haus gedruckt, kuver­tiert und manu­ell verteilt. Der weitere Betrieb des bishe­ri­gen manu­el­len Verfah­rens unter Verwen­dung eines Nadel­dru­ckers und den spezi­el­len Druck­vor­la­gen stellte für AL-KO ein Risi­ko­fak­tor bzgl. Kosten und Verfüg­bar­keit dar. Zusätz­lich war der bishe­rige Zeit­auf­wand für den monat­li­chen Druck entspre­chend der Sicher­heits­richt­li­nien nach dem Vier-Augen-Prin­zip und die Vertei­lung im Haus, zuzüg­lich der Störun­gen im Alltags­ge­schäft  des Betrie­bes, hoch und bot Optimierungspotenzial.

Nach einer kurzen Projekt­lauf­zeit von ca. 2 Wochen (netto), inkl. Test­phase mit ausge­wähl­ten Mitarbeiter:innen, konnte der Versand der Entgeltab­rech­nun­gen für ca. 1.700 Mitar­bei­ter in Betrieb genom­men werden. Die Inte­gra­tion mit SAP-HCM zum eBeleg Service – HR wird durch den Cegedim e‑Business Koope­ra­ti­ons­part­ner & zugleich SAP Part­ner VISICON mit der Lösung Visi­postHR abgedeckt.

Durch die Flexi­bi­li­tät des eBeleg Service kann AL-KO sukzes­sive die Nutzung des elek­tro­ni­schen Versands als Inca­Mail stei­gern. Heute haben sich, trotz hohem Anteil an gewerb­li­chen Mitar­bei­tern, bereits über 50% für den Versand der Entgeltab­rech­nung in elek­tro­ni­scher Form, an die private E‑Mail, persön­lich und sicher als verschlüs­sel­ten Anhang, entschie­den. Bei Bedarf können auch Anhänge wie z.B. Sozi­al­ver­si­che­rungs­nach­weise, Lohn­steu­er­be­schei­ni­gun­gen etc. mit versen­det werden.

AL-KO schätzt die Möglich­keit, paral­lel Mitar­bei­ter zu errei­chen, die weiter­hin ihre Abrech­nung in Papier­form erhal­ten wollen. Die Abrech­nun­gen werden über die Versand­op­tion Beleg­druck des eBeleg Service verar­bei­tet. Druck, Fran­kie­rung, Kuver­tie­rung und die Weiter­lei­tung an die DPAG für die Zustel­lung wird von dem Druck­dienst­leis­ter der SPS mit Druck­zen­trum in Dettin­gen bei Stutt­gart unter Einhal­tung der Vertrau­lich­keits­an­for­de­run­gen durchgeführt.