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Daim­ler und AutoScout24 nutzen die Vorteile des digi­ta­len Wandels

Von Null auf Hundert per Maus­klick: Daim­ler und AutoScout24 beschleu­ni­gen Rechnungsabläufe

VeR-Roaming-Stan­dard ermög­licht elek­tro­ni­sche Rech­nungs­be­ar­bei­tung inner­halb von 24 Stunden

Längst haben Auto­mo­bil­kon­zerne wie die Daim­ler AG das Online-Geschäft für sich entdeckt. Vor allem Gebraucht­fahr­zeuge werden auf den freien Markt gebracht. Doch der Verkauf über das Inter­net bringt auch neue Prozesse in der Rech­nungs­le­gung mit sich: Bietet eine Daim­ler-Nieder­las­sung oder ein Daim­ler-Auto­händ­ler Fahr­zeuge etwa über das Online-Portal AutoScout24 an, zahlt er dafür eine monat­li­che Gebühr. Etwa 1.400 Rech­nun­gen gehen so pro Jahr von AutoScout24 an Daimler.

 

Lange Zeit erhielt Daim­ler diese Rech­nun­gen auf dem tradi­tio­nel­len Post­weg und im Papierformat

Ein exter­ner Dienst­leis­ter kümmerte sich dann um das Scan­nen aller Papier­rech­nun­gen. Oft erwie­sen sich Anga­ben auf den Rech­nun­gen als nicht eindeu­tig oder der Scan war fehler­haft. In selte­nen Fällen gingen Rech­nun­gen auf dem Post­weg sogar verlo­ren. Die Folge: Nach dem Rech­nungs­ver­sand bei AutoScout24 benö­tigte Daim­ler bis zur Buchung im Schnitt 21 Tage.

Alex­an­der Wache
Inter­na­tio­nal Process Manage­ment
Shared Services Purchase Accoun­ting (FAO/G) bei Daimler

Digi­ta­ler Wandel in der Rechnungsbearbeitung

Kein Wunder also, dass Daim­ler sich dazu entschied, AutoScout24 um eine digi­tale Über­mitt­lung der Belege zu bitten. Alleine im Jahr 2013 erhielt Daim­ler bereits rund 1,35 Millio­nen elek­tro­ni­sche Belege von 3.300 verschie­de­nen Liefe­ran­ten. Dazu arbei­tet Daim­ler mit dem Purchase-to-Pay-Anbie­ter Basware zusam­men, der die Rech­nun­gen empfängt und über seine Platt­form die Frei­gabe- und Buchungs­ab­läufe bei Daim­ler steuert.

Auch bei AutoScout24 wird die Rech­nungs­be­ar­bei­tung extern abge­wi­ckelt – über den Dienst­leis­ter Cegedim e‑Business (früher XimantiX). Theo­re­tisch hätte AutoScout24 also die elek­tro­ni­schen Rech­nun­gen an Daim­ler senden können. Doch während AutoScout24 und Cegedim e‑Business das elek­tro­ni­sche XMLRech­nungs­for­mat open­TRANS verwen­den, lässt Daim­ler die Rech­nun­gen von Basware im EDIFACT-Format empfan­gen und senden.

Ein gemein­sa­mer Stan­dard für die elek­tro­ni­sche Übermittlung

Hier kam den Unter­neh­men der „Verband elek­tro­ni­sche Rech­nung“ (VeR) zu Hilfe, in dem beide Dienst­leis­ter Mitglied sind und der die umfas­sen­den Kompe­ten­zen von spezia­li­sier­ten e‑In­voi­cing-Anbie­tern, Bera­tungs­un­ter­neh­men und erfah­re­nen Markt­teil­neh­mern bündelt.

Ein erklär­tes Ziel des Verbands ist es, Stan­dards für den elek­tro­ni­schen Rech­nungs­aus­tausch fest­zu­le­gen. Durch die Verein­ba­rung so genann­ter Roaming-Abkom­men soll der digi­tale Rech­nungs­trans­fer für Unter­neh­men erleich­tert werden. Basware und Cegedim e‑Business konn­ten sich im Früh­jahr 2013 mit Daim­ler und AutoScout24 auf den VeR-Roaming-Stan­dard eini­gen. Nach­dem fest­ge­legt worden war, welche Pflicht­an­ga­ben die Rech­nun­gen enthal­ten sollen, trafen bereits wenige Wochen später die ersten Belege von Cegedim e‑Business bei Basware ein, die an Daim­ler weiter­ge­lei­tet wurden und in den jewei­li­gen Fach­be­rei­chen geprüft und zur Buchung ange­wie­sen werden konnten.

Der Ablauf funk­tio­niert ähnlich dem Roaming zwischen Mobil­funk­an­bie­tern: Autoscout24 über­gibt Cegedim e‑Business die Ausgangs­rech­nun­gen mit struk­tu­rier­ten Rech­nungs­da­ten im open­TRANS-Format, das diese in das VeR-Roaming-Format umwan­delt. Anschlie­ßend gelan­gen die Infor­ma­tio­nen über eine sichere AS2-Verbin­dung an Basware. Der Lösungs­an­bie­ter über­führt sie in den EDIFACT-Stan­dard und gibt sie an Daim­ler weiter.

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