Meil­ler nutzt die Vorteile von IncaMail

Siche­rer Versand vertrau­li­cher Daten

Was tun, wenn der tradi­tio­nelle Weg, Entgeltab­rech­nun­gen zu vertei­len, an Gren­zen stößt? Die F.X. Meil­ler Fahr­zeug- und Maschi­nen­fa­brik GmbH & Co. KG defi­nierte den Prozess neu und opti­mierte ihn mit IncaMail.

Inno­va­ti­ons­kraft, moderne Ferti­gungs­ver­fah­ren und hohe Quali­tät kenn­zeich­nen die Marke Meil­ler. Seit über 160 Jahren setzt der euro­päi­sche Markt­füh­rer im Kipper­bau deren Kern­werte konse­quent um.

Der System­her­stel­ler für die Bau- und Entsor­gungs­bran­che beweist aber auch Inno­va­ti­ons­freude, wenn es darum geht, interne Verwal­tungs­pro­zesse effi­zi­en­ter zu gestal­ten – etwa im Perso­nal­we­sen. Dort werden Entgeltab­rech­nun­gen sicher über Inca­Mail elek­tro­nisch versandt.

Bisher war es ein Arbeits­ab­lauf, der typisch ist für den Mittel­stand: Lohn- und Gehalts­da­ten aus dem SAP HCM-System wurden in der Münch­ner Firmen­zen­trale ausge­druckt. Im abge­schirm­ten Bereich über­wach­ten bis zu zwei Perso­nal­sach­be­ar­bei­ter den Druck­vor­gang, sorg­ten für ein reibungs­lo­ses Funk­tio­nie­ren der beiden Endlos-Drucker und schütz­ten die sensi­blen Infor­ma­tio­nen vor neugie­ri­gen Blicken. Danach wurden die Abrech­nun­gen über­prüft, kuver­tiert, an drei deut­sche Werke per Post versandt und dort – so wie im Münch­ner Head­quar­ter – persön­lich verteilt. Der perso­nal- und zeit­auf­wän­dige Prozess ging lange gut – bis die Drucker streikten.

Druck-Kuver­tier-Anla­gen und On-Demand-Drucker boten sich als Ersatz­in­ves­ti­tion an, doch waren sie aus Kosten- und Daten­schutz­grün­den keine echte Alter­na­tive. Auch Mitar­bei­ter­por­tale, Kiosk-Systeme oder Zugriffs­ter­mi­nals in geschütz­ten Räumen lösten das Problem der Vertrau­lich­keit nicht. Verschlüs­selte E‑Mails pass­ten besser zum Ziel des Personalleiters:

«Mir war es wich­tig, einen saube­ren, moder­nen Prozess einzu­zie­hen», betont Michael Thomas. «Der Umstieg auf eine rein digi­tale Lösung, die auch Versand und Vertei­lung umfasst, war auch aus Effi­zi­enz- und Kosten­grün­den unser Wunsch-Szenario.»

Zwei Produkt­vor­teile über­zeug­ten den Perso­nal­lei­ter sofort: Zum einen ist die einma­lige Regis­trie­rung der Empfän­ger genauso schnell und einfach wie die Bedie­nung von Inca­Mail. Zum ande­ren ist die Swiss Post Lösung über die deut­schen Landes­gren­zen hinweg einsetz­bar. Zudem erwies sich die Inte­gra­tion von Inca­Mail in den eBeleg Service – HR von Cegedim e‑Business (früher XimantiX), der den elek­tro­ni­schen Versand direkt aus dem ERP-System ermög­licht, als abso­lut problemlos.

Mit Inca­Mail lassen sich sensi­ble Daten schnell und sicher, nach­weis­bar und kosten­güns­tig versen­den. Dank des paten­tier­ten Verschlüs­se­lungs­ver­fah­rens werden sie auch nirgends gespei­chert. Sie landen per Knopf­druck direkt aus SAP in den priva­ten E‑Mail-Brief­käs­ten von derzeit 800 Mitar­bei­ten­den in den vier deut­schen Werken. Dies entspricht einem Beleg­schafts­an­teil von 30 Prozent, der nun sukzes­sive erhöht werden soll. Denn ein Roll-out in größere Stand­orte mit gutem Inter­net-Zugang ist mittel­fris­tig angedacht.

• Multi­ta­lent: Mit Inca­Mail lassen sich sämt­li­che Arten von vertrau­li­chen Doku­men­ten schnell, einfach und kosten­güns­tig versen­den – an jede belie­bige E‑Mail-Adresse.
• Gut geschützt: Private Daten werden nicht gespei­chert – dafür sorgt die paten­tierte SAFE-Technologie.
• Unver­fälscht: Mit Inca­Mail versandte sensi­ble Daten können nicht mani­pu­liert werden.
• Nach­weis­bar: Bei Inca­Mail lassen sich Versand und Empfang vertrau­li­cher E‑Mails jeder­zeit nachweisen.
• Inte­gra­ti­ons­fä­hig: Je nach Bedarf lässt sich Inca­Mail einfach und sofort an bestehende IT- und Busi­ness-Lösun­gen anbinden.
• Aner­kannt: Das Eidge­nös­si­sche Finanz­de­par­te­ment aner­kennt Inca­Mail als sichere Zustellplattform

• Tempo­reich: Inca­Mail opti­miert den Work­flow und die Kommu­ni­ka­ti­ons­wege – und spart den Mitar­bei­ten­den im Perso­nal­we­sen damit enorm viel Zeit.
• Effi­zi­ent: Schon nach drei Abrech­nungs­zy­klen zeigte sich das Kosten­sen­kungs­po­ten­zial, das Inca­Mail im Vergleich zum klas­si­schen Brief eröffnet.
• Mitar­bei­ter­freund­lich: Inca­Mail benö­tigt keinen Schu­lungs­auf­wand, da E‑Mail-Empfän­ger es so wie immer nutzen – aus ihrem gewohn­ten E‑Mail-Client.
• Akzep­tiert: Inca­Mail entlas­tet nicht nur die HR-Mitar­bei­ter, es genießt auch hohe Akzep­tanz bei der Beleg­schaft. Auf Anhieb entschied sich 30 Prozent der Mitar­bei­ten­den für den siche­ren Empfang von elek­tro­ni­schen Lohndokumenten.
• Unkom­pli­ziert: Die eBeleg Service – HR Lösung ist bei Meil­ler direkt und ohne Medi­en­bruch an die Inca­Mail-Platt­form von Swiss Post angebunden.
• Über­zeu­gend: Laut Michael Thomas, Perso­nal­lei­ter von Meil­ler, war die Inte­gra­tion von Inca­Mail eines der IT-Projekte, das wirk­lich total unkom­pli­ziert vonstattenging.