OTTO Fuchs – Entgeltab­rech­nung per Werks­druck und IncaMail

Opti­mier­ter Versand von Entgeltab­rech­nun­gen direkt aus SAP

In der Vergan­gen­heit wurden die Entgeltab­rech­nun­gen im Haus gedruckt, kuver­tiert und für die Vertei­lung sortiert. Das war ein manu­el­ler Prozess der 2–3 Tage dauerte, oder auch mal länger, je nach Zuver­läs­sig­keit der Maschinen.

Seit Januar 2016 werden die Entgeltab­rech­nun­gen per Knopf­druck direkt aus SAP HCM versen­det. Bereits ein Teil der Mitar­bei­ter erhal­ten ihre Entgeltab­rech­nung modern, sicher, schnell als verschlüs­selte E‑Mail per Inca­Mail, ein Service der Swiss­post Solu­ti­ons (SPS). Die rest­li­chen Mitar­bei­ter bekom­men ihre Entgeltab­rech­nung wie gewohnt über die interne Post. Dazu bekommt OTTO Fuchs die gedruck­ten und kuver­tier­ten Entgeltab­rech­nun­gen, die im Druck­zen­trum der SPS in Dettin­gen bei Stutt­gart gedruckt und kuver­tiert werden, je Werk als Paket zuge­stellt und nach Abtei­lung vorsor­tiert. Durch die einfa­che Anpas­sung der Lösung auf unsere Bedürf­nisse waren bei uns keiner­lei Ände­run­gen in dem Verteil­pro­zess erforderlich.

Unab­hän­gig ob die Zustel­lung papier­ba­sie­rend oder per E‑Mail erfolgt, versen­den wir Anhänge wie Zeit­nach­weise für den Vormo­nat, Jahres­mel­dun­gen, etc. direkt aus SAP mit.

Nach einer schnel­len Entschei­dung seitens OTTO Fuchs für den eBeleg Service – HR erfolgte die Umset­zung inkl. spezi­fi­scher Anpas­sun­gen der VISIPOST HR Schnitt­stelle für SAP schnell und äußerst zuver­läs­sig durch XimantiX [jetzt Cegedim e‑Business] und seine Koope­ra­ti­ons­part­ner VISICON und Swiss­post Solutions.

OTTO Fuchs plant den Weg über Inca­Mail weiter zu bewer­ben, denn dieser Versand­weg bedeu­tet weitere Einspa­run­gen. Der gewünschte Versand­weg lässt sich jeder­zeit einfach je Mitar­bei­ter in SAP umstel­len. Der Weg für den weite­ren Ausbau der Inca­Mail Empfän­ger ist geebnet.