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Zukunfts­si­che­rer Rech­nungs­ver­sand direkt aus MS Dyna­mics 365 Busi­ness Central

GSB setzt auf flexi­ble Lösung für alle Rechnungsempfänger

Viele Unter­neh­men stehen aktu­ell vor der Heraus­for­de­rung, eine passende Lösung für den ressour­cen­scho­nen­den, einfa­chen und zeit­ge­mä­ßen Versand von Rech­nun­gen und Bele­gen zu finden. Doch die Anfor­de­run­gen sind hoch. Denn eine effi­zi­ente Digi­ta­li­sie­rungs­lö­sung sollte heute nicht nur die oft schwer­fäl­li­gen Prozesse im Umfeld der Debi­to­ren opti­mie­ren. Sie muss auch die gefor­der­ten Formate für die öffent­li­che Hand abde­cken – und das möglichst zukunftssicher.

Wie man sich bei GSB dem Problem gestellt hat – und welche Erfah­run­gen der Spezia­list für umwelt­ge­rechte Entsor­gung von Indus­trie­ab­fäl­len dabei gemacht hat? Das lesen Sie im folgen­den «haut­na­hen» Erfahrungsbericht.

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Ausgangs­si­tua­tion: «Unechte» E‑Rechnungen haben ausgedient

Neben dem posta­li­schen Versand wurden Rech­nun­gen bei GSB bisher auch als einfa­cher PDF-Anhang per E‑Mail verschickt. Das Problem: Die Anfor­de­run­gen an elek­tro­nisch über­mit­telte Rech­nungs­da­ten nehmen seit eini­ger Zeit spür­bar zu. Und das nicht nur im B2B-Rech­nungs­aus­tausch. Auch der Staat achtet deut­lich stär­ker auf die Art und Weise, wie Rech­nun­gen an die öffent­li­che Hand gestellt und über­mit­telt werden. So sind für die Rech­nungs­stel­lung an Bundes­be­hör­den ab Novem­ber 2020 nur noch «echte» elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen mit struk­tu­rier­ten Daten in einem EN 16931 konfor­mem Format (beispiels­weise XRech­nung) erlaubt.

Damit war es auch bei GSB an der Zeit, sich nach einer passen­den, leis­tungs­star­ken und leicht zu inte­grie­ren­den Lösung für den elek­tro­ni­schen Rech­nungs­aus­gang umzusehen.

Der Weg zur zukunfts­si­che­ren Lösung für den (digi­ta­li­sier­ten) Rechnungsversand

Schon seit vielen Jahren ist bei GSB das leis­tungs­starke ERP-System MS Dyna­mics 365 Busi­ness Central (ehemals NAVISION bzw. MS Dyna­mics NAV) im Einsatz. Daher war dem Unter­neh­men eine direkte Inte­gra­tion der E‑In­voi­cing-Lösung mit dem eige­nen ERP-System beson­ders wich­tig. Aus gutem Grund: Schließ­lich gilt gerade bei derar­ti­gen Prozess-Digi­ta­li­sie­rungs­pro­jek­ten das bekannte Motto «Never change a running system!». Oder anders ausge­drückt: Nur durch die reibungs­lose Inte­gra­tion in die bestehen­den ERP-Struk­tu­ren kann sicher­ge­stellt werden, dass eine echte Stei­ge­rung der Effi­zi­enz möglich ist.

Deshalb lag es nahe, den eige­nen ERP-Lösungs­part­ner für MS Dyna­mics NAV, die tegos GmbH aus Rosen­heim, nach einer passen­den Lösung für den EU-konfor­men E‑Rechnungsversand zu fragen. Eine gute Entschei­dung, denn tegos hatte bei ande­ren Kunden­pro­jek­ten bereits sehr posi­tive Erfah­run­gen mit der eBeleg Service-Lösung der Ximantix Soft­ware GmbH aus München gemacht.

EINFACH. SICHER. DIGITAL. – So ging es voran mit dem eBeleg Service bei der GSB

Nicht nur die Entschei­dung für den bewähr­ten eBeleg Service – Ausgang von Cegedim, sondern auch die folgende Imple­men­tie­rungs­phase gingen bemer­kens­wert reibungs­los vonstat­ten. So wurden im Rahmen eines Work­shops zunächst die tech­ni­schen Rahmen­pa­ra­me­ter mit tegos und XimantiX (heute Cegedim e‑Business) abge­stimmt. Danach mach­ten sich die IT-Prozess­ex­per­ten von tegos und Cegedim e‑Business an die eigent­li­che Umset­zung – und das so selbst­stän­dig, dass bei GSB keine merk­li­chen Ressour­cen dafür abge­stellt werden muss­ten. Ledig­lich ein Test­be­leg oder ein prüfen­der Blick waren ab und an gefragt.

Die Umset­zung erfolgte dabei im Rahmen größe­rer Projekt­mei­len­steine. Den Anfang machte die Inte­gra­tion mit MS Dyna­mics 365 Busi­ness Central. Als erstes Daten­for­mat wurde der – gerade in der Wirt­schaft beliebte – deut­sche E‑Rechnungsstandard ZUGFeRD 2.0 für den Rech­nungs­ver­sand ange­bun­den. So war GSB schon früh­zei­tig in der Lage, alle Kunden aus der Privat­wirt­schaft mit elek­tro­ni­schen Rech­nun­gen zu bedienen.

Den nächs­ten Meilen­stein bildet nun die Umset­zung für die XRech­nung. Denn GSB hat sowohl auf Bundes- als auch auf Länder­ebene eine Reihe von Kunden aus der öffent­li­chen Hand. Und auch wenn der Empfangs­punkt jeweils unter­schied­lich ist, so müssen doch alle Behör­den und Insti­tu­tio­nen der öffent­li­chen Hand die Möglich­keit anbie­ten, elek­tro­ni­schen Rech­nun­gen in einem EN 16931 konfor­mem Format wie der XRech­nung einzu­lie­fern. Da liegt es nahe, dass GSB sich zum Ziel gesetzt hat, in Zukunft diesen effi­zi­en­ten Weg zu nutzen – auch wenn die Pflicht noch längst nicht über­all besteht.

Alles Wissens­werte zur Umset­zung der E‑Rechnung in Bund und Ländern finden Sie jeder­zeit in unse­rer Exper­ten Ecke rund um die E‑Rechnung.

Die Projek­t­um­set­zung war EINFACH. PRIMA. Und natür­lich auch SICHER. DIGITAL. XimantiX [heute Cegedim e‑Business] und tegos haben im Duo wie eine Einheit agiert. Im Ergeb­nis haben wir eine zukunfts­si­chere Lösung für den Rech­nungs­ver­sand, für die wir selbst kaum eigene Ressour­cen inves­tie­ren mussten.

Wir sind sehr zufrie­den. Das System läuft komplett unbe­merkt im Hinter­grund und macht das, was wir erwar­tet haben.

Heri­bert See, IT-Leiter, GSB – Sonder­ab­fall-Entsor­gung Bayern GmbH

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Über GSB

Seit über 50 Jahren ist die GSB in Bayern für die umwelt­ge­rechte Entsor­gung von Indus­trie­ab­fäl­len für Indus­trie, Gewerbe und Kommu­nen verant­wort­lich. Dabei haben Sicher­heit und Verläss­lich­keit im tägli­chen Umgang mit diesen Stof­fen höchste Priorität.

Über 10 Millio­nen Tonnen gefähr­li­che Abfälle hat die GSB seit ihrer Unter­neh­mens­grün­dung 1970 sicher entsorgt und deren Schad­stoff­po­ten­zial dem Stoff­kreis­lauf dauer­haft entzogen.

Durch moderne Tech­nik, kompe­tente Bera­tungs­leis­tung und indi­vi­du­elle Entsor­gungs­kon­zepte sorgt die GSB auch heute für eine zukunfts­wei­sende Entsorgungsleistung.

Herr See
Leiter IT – GSB – Sonder­ab­fall-Entsor­gung Bayern GmbH
www.gsb-mbh.de

Partner - tegos - Logo | Cegedim

Über tegos

Seit 25 Jahren verlas­sen sich unsere Kunden nun schon auf uns. Wie schaf­fen wir das? Wir sind Menschen, die mit Leiden­schaft und Herz­blut anpa­cken: Problem­lö­ser, verläss­li­che Ansprech­part­ner und Wegbe­rei­ter. Vor allem aber sind wir eines: Hilfs­be­reite Kollegen.

Als mittel­stän­di­sches inha­ber­ge­führ­tes IT-Unter­neh­men haben wir den Genera­tio­nen­wech­sel bereits einge­lei­tet und arbei­ten daher nicht für Inves­to­ren, sondern für unsere Kunden in der Recy­cling- und Sozi­al­wirt­schaft. Unsere Perspek­tive ist nicht das nächste Quar­tal, sondern der zufrie­dene Anwen­der, der uns gerne weiterempfiehlt.

Michael Lieber­mann
Geschäfts­füh­rer – tegos GmbH
www.tegos-rosenheim.de

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