Reiss­wolf setzt auf effi­zi­en­ten elek­tro­ni­schen Rech­nungs­ver­sand aus MS Dyna­mics NAV / Navision

Zukunfts­ori­en­tier­ter Unter­neh­mens­ver­bund UMSEMA setzt auf eBeleg Service

Inner­halb des Unter­neh­mens­ver­bunds der UMSEMA Umwelt Service Mannert GmbH wurden Rech­nun­gen bisher in Papier­form versandt. Als inno­va­ti­ves mittel­stän­di­sches Fami­li­en­un­ter­neh­men ist die UMSEMA stets bemüht Geschäfts­pro­zesse zu opti­mie­ren, um damit Zeit und Kosten zu sparen. Insbe­son­dere der Druck der Rech­nun­gen, das Kuver­tie­ren und das Porto verur­sach­ten bis dato erheb­li­che Kosten.

Ziel war es, den Aufwand und die Kosten für die Rech­nungs­stel­lung der Firmen­gruppe der UMSEMA zu redu­zie­ren. Dies konnte durch die Gene­rie­rung der Rech­nun­gen und Belege direkt aus dem ERP-System Micro­soft Dyna­mics NAV heraus und deren auto­ma­ti­schen Versand reali­siert werden. Ein Click aus dem ERP-System genügt nun, um den Versand der Rech­nungs­be­lege anzu­sto­ßen. Da vor allem andere Unter­neh­men Kunden der UMSEMA sind, müssen die elek­tro­ni­schen Rech­nungs­be­lege als auch die Papier­rech­nun­gen zwin­gend den gesetz­li­chen Bestim­mun­gen und Aufla­gen genü­gen. Weil nicht komplett auf den Papier­ver­sand verzich­tet werden konnte, soll­ten der Druck und der Versand der Rech­nungs­be­lege kosten­güns­tig ausge­la­gert werden.

Mit dem eBeleg Service – Ausgang von Cegedim e‑Business (früher XimantiX) fand der Unter­neh­mens­ver­bund UMSEMA eine schnell umsetz­bare und effi­zi­ente Lösung. Da Cegedim e‑Business stan­dard­mä­ßig eine von Micro­soft zerti­fi­zierte Schnitt­stelle zu dem ERP-System Micro­soft Dyna­mics NAV einsetzt, konnte der eBeleg Service schnell und unkom­pli­ziert in das ERP-System der UMSEMA inte­griert werden.

Die Option Beleg­druck stellt sicher, dass die UMSEMA die Rech­nun­gen elek­tro­nisch versen­den kann, auch wenn der Empfän­ger weiter­hin Rech­nun­gen auf Papier wünscht. Das heißt, der Druck und die Abwick­lung des posta­li­schen Versands laufen komplett über einen von Cegedim beauf­trag­ten Druck­dienst­leis­ter. Ein weite­rer Plus­punkt beim Beleg­druck war die Funk­tion der Konso­li­die­rung mehre­rer Briefe an einen Empfän­ger für einen bestimm­ten Zeit­raum und der Mitver­sand von Anlagen.