Stif­tung Liebenau – Versand aller Entgeltab­rech­nun­gen effi­zi­ent direkt aus SAP

Konzern­weite Lösung für den effi­zi­en­ten Versand der Entgeltab­rech­nun­gen an alle Mitar­bei­ter und Stand­orte direkt aus SAP

Bisher wurden Druck, Sortie­rung und Kuver­tie­rung der Entgeltab­rech­nun­gen am Haupt­stand­ort intern durch­ge­führt. Die Mitar­bei­ter erhiel­ten aufgrund der Infra­struk­tur oft mehrere Umschläge. Die Verar­bei­tung dauerte ca. 2 Tage.

Dabei wurde der Versand an die 47 Stand­orte in Groß­ku­verts bzw. Pakete orga­ni­siert, damit die Abrech­nun­gen vor Ort an die ca. 6.500 Mitar­bei­ter verteilt werden konnten.

Es wurde eine Lösung gesucht, die sowohl einen siche­ren elek­tro­ni­schen Versand als auch einen Versand weiter­hin gedruckt per Post ermög­licht. Die inte­grierte Hand­ha­bung für den Versand und die Über­wa­chung direkt in SAP HCM waren für die Stif­tung Liebenau eine wich­tige Anfor­de­rung. Die vorsor­tierte Liefe­rung an die vielen Stand­orte sollte auch in Zukunft für alle papier­ba­sier­ten Empfän­ger beibe­hal­ten werden.

Nach Anpas­sung der Lösung eBeleg Service – HR auf die Bedürf­nisse der Stif­tung Liebenau, die eine inte­grierte Vorsor­tie­rung für die Vertei­lung der Briefe an den unter­schied­li­chen Stand­or­ten beinhal­tet, werden heute alle Entgeltab­rech­nun­gen direkt aus SAP HCM versen­det und über­wacht. Die Mitar­bei­ter können wählen zwischen der gedruck­ten Vari­ante mit Konso­li­die­rung aller Belege je Mitar­bei­ter in ein Kuvert oder dem elek­tro­ni­schen Empfang – vertrau­lich und verschlüs­selt als Inca­Mail an ihre private E‑Mail-Adresse.

Der Konzern umfasst 20 Toch­ter­ge­sell­schaf­ten. Vor Einfüh­rung der Lösung war Cegedim e‑Business (früher XimantiX) sehr behilf­lich alle Gesell­schaf­ten, Betriebs­räte und Mitar­bei­ter­ver­tre­tun­gen über die Lösung umfas­send zu infor­mie­ren und zu überzeugen.

Für die weitere Opti­mie­rung wird die gestei­gerte Nutzung des elek­tro­ni­schen Versands – sicher, vertrau­lich und verschlüs­selt als Inca­Mail – weiter voran­ge­trie­ben. So erhofft sich der Sozi­al­kon­zern eine weitere Reduk­tion der Stand­orte, die heute per Werks­druck die Abrech­nun­gen zur Vertei­lung erhalten.

Die Stif­tung Liebenau befä­higt Menschen, die beson­dere Unter­stüt­zung benö­ti­gen, zu größt­mög­li­cher Selbst­be­stim­mung und einer Teil­habe am gesell­schaft­li­chen Leben.

Sie ist in den Aufga­ben­fel­dern Bildung, Fami­lie, Gesund­heit, Lebens­räume, Pflege und Teil­habe tätig. Ihre Einrich­tun­gen, Dienste und sozi­al­raum­ori­en­tier­ten Akti­vi­tä­ten verste­hen sich als part­ner­schaft­li­che Stär­kung der Selbst­hilfe. Dank ihrem viel­fäl­ti­gen Ange­bot gestal­tet die Stif­tung Liebenau für jeden Menschen eine indi­vi­du­elle Lösung.

Herr Hecken­ber­ger – Stv. Abtei­lungs­lei­tung Personalabrechnung

Stif­tung Liebenau
www.stiftung-liebenau.de