XRech­nung kann keiner lesen?

20.03.2024

TRUGSCHLUSS-ALARM

Mit unse­rer Serie »Trug­schluss-Alarm« wollen wir Sie auf konkrete Proble­ma­ti­ken hinwei­sen, die uns in unse­ren zahl­rei­chen Kunden-Gesprä­chen und Live-Webi­na­ren begeg­net sind.

Hier gehen wir auf den Trug­schluss »Die E‑Rechnung nach EN 16931 ist für Menschen eine Black­box« ein.

Dabei erläu­tern wir zunächst, was die beiden zuläs­si­gen E‑Rechnungsformate »XRech­nung« und »ZUGFeRD« unter­schei­det. Anschlie­ßend zeigen wir auf, wie Sie das jewei­lige Format maßge­schnei­dert auf die Bedürf­nisse Ihres Unter­neh­mens einsetzen.

Im Ergeb­nis:
Eine Stol­per­falle weni­ger und ein Stück mehr Exper­tise.
So schät­zen Sie Ihren Hand­lungs­be­darf inhalt­lich und zeit­lich rich­tig ein.

Ist E‑Rechnung leist­bar und v.a. sinn­voll, zum Beispiel auch für KMU?

Verant­wort­li­che im Finanz­we­sen stehen der geplan­ten E‑Rechnungspflicht teil­weise skep­tisch gegen­über. Gerade, wenn das Belegauf­kom­men sich bisher in keinem Rahmen bewegt hat, der eine stär­kere Auto­ma­ti­sie­rung sinn­voll und effi­zi­ent erschei­nen ließ. Den Rech­nungs­ver­kehr stär­ker zu digi­ta­li­sie­ren, wirkt aus diesem Blick­win­kel eher als Belas­tung, nicht als Chance.

Was sind die Befürchtungen?

Eine Schwie­rig­keit besteht in der Verar­bei­tung der EN 16931-konfor­men E‑Rechnungen von Lieferanten.

»Wie soll man mit so einem nicht menschen­les­ba­ren Daten­satz in der Praxis arbeiten?«

Zum ande­ren besteht die Sorge, ob der Versand von E‑Rechnungen an Kunden den Zahlungs­ein­gang verzö­gert. Denn auch die eige­nen Kunden stehen vor den glei­chen Heraus­for­de­run­gen, was die Verar­bei­tung einge­hen­der E‑Rechnungen betrifft.

»Wann bekomme ich dann über­haupt mein Geld?«

Die E‑Rechnung ab 1.1.2025 kann doch kein Mensch lesen.

Das ist ein Riesen­pro­blem für uns in der Buch­hal­tung eines mittel­stän­di­schen Unternehmens!

O‑Ton aus der Praxis

Wo liegt der Trugschluss?

Aktuelles Trugschluss Erechnung Kann Keiner Lesen 3 1 01
  • Erstens, die E‑Rechnung ist gar keine neue Herausforderung.
  • Zwei­tens, es gibt bereits heute schon Lösungs­an­sätze für alle Unternehmensgrößen.

E‑Rechnung im Einsatz zwischen Unter­neh­men und öffent­li­cher Hand = B2G

 

Verpflich­tung für öffent­li­che Auftraggeber

Seit dem 18. April 2020 müssen alle öffent­li­chen Auftrag­ge­ber elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen empfan­gen, die den euro­päi­schen Vorga­ben (EN 16931) entsprechen.

Verpflich­tung für Unternehmen

Seit dem 27. Novem­ber 2020 ist die E‑Rechnung an Auftrag­ge­ber des Bundes verpflichtend.

Auf Länder­ebene gibt es Einzel­re­ge­lun­gen, die jedoch rela­tiv unüber­sicht­lich sind.

Die E‑Rechnungspflicht wurde bereits vor Jahren für B2G (= busi­ness to govern­ment), also für Rech­nun­gen an öffent­li­chen Auftrag­ge­ber eingeführt.

D.h. bereits 2020 stan­den alle Betei­lig­ten vor dem Problem, die gefor­der­ten XML-Daten­sätze für Menschen lesbar und somit erst nutz­bar zu machen.

Inso­fern sind tatsäch­lich einige Hürden bereits besei­tigt, die die Umstel­lung auf elek­tro­ni­schen Rech­nungs­ver­sand schwie­rig erschei­nen ließen.

Lösungs­an­sätze: ZUGFeRD oder Visua­li­sie­rung per Viewer

Das ZUGFeRD-Format kombi­niert die gefor­der­ten XML-Daten mit einem Sichtdokument. 

Hier dient ein PDF als Contai­ner sowohl für die visu­elle Darstel­lung als auch für die gefor­der­ten struk­tu­rier­ten Daten.

Es erfüllt seit der Version 2.0.1 (im Profil EN) die Anfor­de­run­gen der Richt­li­nien EU/2014/55 sowie der EU-Norm 16931.

Somit können Unter­neh­men neben der XRech­nung auch das ZUGFeRD-Format für den Versand »echter« E‑Rechnungen nutzen.

So Sieht Eine Zugferd Rechnung Am Ende Aus

Abb. So sieht eine ZUGFeRD-Rech­nung am Ende aus

Alter­na­tiv kann ein Viewer zur Visua­li­sie­rung von XRech­nun­gen genutzt werden.

Das geht zum Einen mithilfe eines Tools wie z. B. dem kosten­lo­sen Ultra­ma­rin eRech­nungs Viewer.

Außer­dem gibt es Lösun­gen, die die Visua­li­sie­rung direkt mit im Prozess berück­sich­ti­gen (z. B. unser eBeleg Service – Eingang). Hier wird die Rech­nung als inte­gra­ler Bestand­teil des Geneh­mi­gungs­work­flows sicht­bar und lesbar dargestellt.

Dadurch kann die Buch­hal­tung unab­hän­gig vom empfan­ge­nen Rech­nungs­for­mat die Rech­nung einse­hen und direkt bearbeiten.

Screenshot Genehmigungsworkflow
Abb. Geneh­mi­gungs­work­flow mit Sicht­do­ku­ment als Teil des Workflow-Prozesses

Fact sheet E‑Rechnung, XRech­nung und ZUGFeRD

E‑Rechnung

Anfor­de­run­gen an »echte« E‑Rechnung

  • Enthält alle nach EN 16931 gefor­der­ten Anga­ben = Pflichtangaben
  • Berück­sich­tigt dabei die vorge­ge­bene Reihen­folge und Formatierung
  • Stellt sicher, dass nur zuläs­sige Werte enthal­ten sind. Dabei sind die in der Spezi­fi­ka­tion genann­ten Code­lis­ten zu berücksichtigen.
  • Basiert auf einer der laut EU-Richt­li­nie 2014/55/EU zuge­las­se­nen Syntaxen (siehe ABl. L 133 vom 6. 5. 2014, S. 1):
    CII (Core invoice usage speci­fi­ca­tion) oder UBL (Univer­sal Busi­ness Language)

oder

  • Ist mindes­tens auf Basis der EU-Norm EN 16931 inter­ope­ra­bel. Kann also mithilfe eines Mappings in ein EN 16931-konfor­mes Format gebracht werden.

Abgren­zung: Was ist keine echte E‑Rechnung?

  • Einfa­che PDF, d.h. PDF-Doku­mente ohne struk­tu­rierte Daten
  • PDF + XML in einem nicht EN 169312-konfor­men Schema
  • Aktu­elle EDI-Formate

Über­gangs­fris­ten

Für den Umstieg zum Versand von E‑Rechnungen gelten hinsicht­lich der Formate verschie­dene Über­gangs­fris­ten.
Hier lohnt es sich, auch die Fußno­ten zu beach­ten. Die Bedürf­nisse klei­ne­rer Unter­neh­men (gemes­sen am Jahres­um­satz) sowie von Unter­neh­men, die bereits EDI und andere elek­tro­ni­sche Formate mit struk­tu­rier­ten Daten einset­zen, werden durch geson­der­ten Rege­lun­gen berücksichtigt.

Für den Empfang von E‑Rechnungen gelten hinge­gen keine Über­gangs­fris­ten.
Ab 1.1.2025 besteht eine Pflicht zur Annahme von E‑Rechnungen (d.h. im Format XRech­nung oder als ZUGFeRD).

XRech­nung

Kurz gefasst

XRech­nung ist ein Daten­aus­tausch­stan­dard, der alle Infor­ma­tio­nen einer Rech­nung als struk­tu­rierte Daten in einem defi­nier­ten XML-Format enthält.

Als natio­nale Vari­ante der euro­päi­schen E‑In­voi­cing-Norm EN 16931 handelt es sich bei der XRech­nung um eine soge­nannte Core Invoice Usage Speci­fi­ca­tion, kurz CIUS (die natio­nale Umset­zung in Deutschland).

Gesetz­li­che Grundlagen

  • EU-Richt­li­nie 2014/55/EU
  • EU Norm EN 16931
  • Vorga­ben, welche Doku­mente beim E‑Rechnungsaustausch zu archi­vie­ren sind, finden sich (unter ande­rem) in den GoBD.

Tech­ni­sche Grundlagen

  • Seman­ti­sches Datenmodell
  • XML-Format
  • Enthält struk­tu­rierte Rechnungsdaten
  • Alter­na­tiv auf Basis der Syntax CII oder UBL möglich

Vorteile

  • enthält struk­tu­rierte Daten, die direkt einles­bar sind
  • bereits konform zu Porta­len der öffent­li­chen Hand für den Rech­nungs­aus­tausch B2G
  • keine Abwei­chun­gen zu einem Sicht­do­ku­ment möglich

Fazit: Zeit­vor­teil durch auto­ma­ti­sier­bare Verar­bei­tung = schnel­ler Zahlung

Nach­teile

  • Nicht ohne Hilfs­mit­tel menschenlesbar
  • Muss erst durch eine entspre­chende Soft­ware in eine menschen­les­bare Form gebracht werden

ZUGFeRD

Kurz gefasst

ZUGFeRD ist eine Spezi­fi­ka­tion für das gleich­na­mige Format elek­tro­ni­scher Rechnungen.

Dieses Format fasst ein Sicht­do­ku­ment als PDF/A‑3 mit den gefor­der­ten maschi­nen­les­ba­ren Daten (CEN-konfor­mer XML-Daten­satz) in einer einzi­gen Datei (bereit zur GoBD-konfor­men Archi­vie­rung) zusammen.

Gesetz­li­che Grundlagen

ZUGFeRD ab der Version 2.0.1 ab im Profil EN 16931 ist ein ausdrück­lich zuge­las­se­nes Format für die E‑Rechnung B2B ab 1.1.2025. Die recht­li­chen Anfor­de­run­gen der EU-Richt­li­nie 2014/55/EU sowie der euro­päi­schen Norm EN 16931 sind hier bereits verwirklicht.

 

Tech­ni­sche Grundlagen

  • Hybri­des Format: PDF + XML (konform mit EN 16931) als PDF/A‑3
  • Syntax: CII
  • Enthält struk­tu­rierte Rechnungsdaten
  • Enthält direkt lesba­res Sichtdokument

Vorteile

  • Enthält zusätz­lich eine visu­elle PDF-Kompo­nente, die man auch ohne spezi­el­len E‑Rech­nungs-Viewer öffnen und als Basis für die Bear­bei­tung nutzen kann.

Nach­teile

  • Nur auf Basis der CII Syntax (kein UBL)

TIPP | Sie müssen nicht auf die finale Pflicht zur E‑Rechnung B2B warten, um von einer Digi­ta­li­sie­rungs­lö­sung zu profitieren.

Versen­den Sie bereits Rech­nun­gen als einfa­che PDFs an Kunden?

Dann bietet sich der direkte Umstieg auf das ZUGFeRD-Format an. Für Ihre Kunden ändert sich quasi nichts! Diese erhal­ten weiter­hin ein PDF als Sicht­do­ku­ment, das sie wie gewohnt archi­vie­ren und zur Rech­nungs­be­ar­bei­tung heran­zie­hen können.

Gleich­zei­tig können Kunden, die schon einen Schritt weiter sind, von den enthal­te­nen struk­tu­rier­ten Daten profitieren.

Im Ergeb­nis können Sie – und evtl. Ihre Kunden – den Umstieg auf die E‑Rechnung sicher und ohne Zeit­druck meis­tern. Zusätz­lich können durch die direkte Verwen­dung der mitge­lie­fer­ten struk­tu­rier­ten Daten die Zahlungs­vor­gänge beschleu­nigt werden.

Guter Rat … muss manch­mal gar nichts kosten

Sie wünschen sich den passen­den Einstieg zum Umstieg auf die E‑Rechnung?
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➥ Planungs­si­cher­heit erlan­gen, hand­lungs­fä­hig werden

Schritt 1: Exper­tise zur E‑Rechnung aufbauen

Schritt 2: Status Quo analysieren

Schritt 3: In System­land­schaft einordnen

Schritt 4: Rech­nungs­in­halte prüfen

Schritt 5: Kommu­ni­ka­ti­ons­stra­te­gie definieren

Bitte tragen Sie sich hier ein, sodass wir den Link zum Down­load an Sie senden können:


    Weitere Infor­ma­tio­nen entneh­men Sie bitte unse­ren Daten­schutz­hin­wei­sen. Wir behan­deln Ihre Daten vertraulich. 

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