Gesetz zur E‑Rechnungspflicht in Deutsch­land final verabschiedet

22.03.2024

§ NEWS Am 22.03.2024 hat der Bundes­rat der Einfüh­rung der E‑Rech­nungs-Pflicht B2B als Bestand­teil des Wachs­tums­chan­cen­ge­set­zes zugestimmt.

Das Gesetz tritt zum 01.01.2025 in Kraft.

  • Ab dem 01.01.2025 hat die “echte” E‑Rechnung nach der EU-Norm EN 16931 Vorrang.
  • Der Empfang von E‑Rechnungen wird ab dem 01.01.2025 verpflichtend.
  • Für den Rech­nungs­ver­sand gibt es Über­gangs­fris­ten und wenige Ausnahmen.

Details zur elek­tro­ni­schen Rech­nung in Deutsch­land im Kontext des Wachs­tums­chan­cen­ge­setz haben wir hier für Sie kompakt zusammengestellt.

Ab wann und wie sind Unter­neh­men von der Pflicht zur E‑Rechnung betroffen?

Wie verän­dert das Wachs­tums­chan­cen­ge­setz den §14 des Umsatz­steu­er­ge­set­zes ab 01.01.2025?

Das Gesetz­ge­bungs­ver­fah­ren ist abge­schlos­sen. Der Bundes­rat hat im zwei­ten Anlauf seine Zustim­mung für das Wachs­tums­chan­cen­ge­setz gege­ben. In Arti­kel 23 und 24 des Wachs­tums­chan­cen­ge­set­zes werden die Ände­run­gen des §14 UStG festgelegt.

Nach der Verab­schie­dung durch den Bundes­tag und Bundes­rat sind die Unter­neh­men an der Reihe.

Nun stellt sich die Frage: Wer muss was bis wann umsetzen?

Was steht jetzt im verab­schie­de­ten Gesetz zur E‑Rechnungspflicht?

Als Lese­rin bzw. Leser dieses Beitra­ges möch­ten Sie sicher erfah­ren, wie die Rahmen­be­din­gun­gen für die kommende Pflicht zur elek­tro­ni­schen Rech­nung in Deutsch­land eigent­lich aussehen.

Alle wich­ti­gen Eckpunkte zur Einfüh­rung der verpflich­ten­den E‑Rechnung in Deutsch­land haben wir hier in Form von Fragen und Antwor­ten zusammengetragen.

Fragen und Antwor­ten zur E‑Rechnung zwischen Unter­neh­men in Deutschland

Wann tritt das Gesetz zur verpflich­ten­den elek­tro­ni­schen Rech­nung in Deutsch­land zwischen Unter­neh­men (B2B) in Kraft?

Die rele­van­ten Arti­kel zur Einfüh­rung der elek­tro­ni­schen Rech­nung – zuletzt unter Arti­kel 23 und 24 aufge­führt – aus dem Wachs­tums­chan­cen­ge­setz treten zum 01.01.2025 in Kraft.

Welche Unter­neh­men sind von der kommen­den Pflicht zur elek­tro­ni­schen Rech­nung betroffen?

Die Pflicht zur E‑Rechnung betrifft alle in Deutsch­land steu­er­pflich­ti­gen Unter­neh­men nach §1 des UStG.

Ab wann müssen Sie als Unter­neh­men elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen annehmen?

Ab Inkraft­tre­ten der Ände­run­gen, also ab 01.01.2025.

E‑Rechnungen entspre­chend der EU-Norm EN 16931, zu denen auch die Formate XRech­nung und ZUGFeRD (im Profil EN 16931 oder XRech­nung) gehö­ren, müssen ab dem 01.01.2025 von allen umsatz­steu­er­pflich­ti­gen Unter­neh­men nach §1 des UStG akzep­tiert werden.

Was ist laut Gesetz­ge­bung eine E‑Rechnung?

Eine E‑Rechnung im Sinne der EU-Gesetz­ge­bung besteht mindes­tens aus einem XML-Daten­satz mit struk­tu­rier­ten Rech­nungs­da­ten. Die entspre­chen­den Details sind in der EU-Norm 16931 fest­ge­schrie­ben. Diese defi­niert die seman­ti­schen Anfor­de­run­gen, u.a. welche Daten mindes­tens benö­tigt werden.

Die z.T. schon aus dem Rech­nungs­aus­tausch mit der öffent­li­chen Hand (B2G) bekannte XRech­nung bildet die natio­nale Umset­zung dieser Norm, die soge­nannte CIUS (=Core Invoice Usage Specification).

Auch im Kontext der elek­tro­ni­schen Rech­nung zwischen Unter­neh­men (B2B) ist die XRech­nung eines der mögli­chen Formate nach EN 16931.

Außer­dem sind Rech­nun­gen im ZUGFeRD-Format zuläs­sig ab Version 2.0.1. Diese müssen mindes­tens dem Profil EN 16931 oder dem Profil XRech­nung entspre­chen. ZUGFeRD-Rech­nun­gen enthal­ten im Gegen­satz zur XRech­nung zusätz­lich zu den struk­tu­rier­ten Rech­nungs­da­ten nach EN 16931 ein zuge­hö­ri­ges Sicht­do­ku­ment zusam­men­ge­fast in einer PDF-Datei als PDF/A‑3.

Welche Formate sind als elek­tro­ni­sche Rech­nung zugelassen?

EN 16931-konforme Formate wie XRech­nung und ZUGFeRD.

Als Syntax – damit ist quasi die Spra­che oder der XML-Wort­schatz gemeint – kann wahl­weise CII (Cross Indus­try Invoice) oder UBL (Univer­sal Busi­ness Language) verwen­det werden.

Die Wahl­frei­heit des Formats liegt liegt beim Versen­der. Es sei denn, der Rech­nungs­emp­fän­ger gibt aufgrund seiner Markt­macht ein bestimm­test Format vor.

Darüber hinaus sind digi­tale Formate zuge­las­sen, die struk­tu­rierte Daten enthal­ten und mit EN 16931-konfor­men Forma­ten inter­ope­ra­bel sind.

Was bedeu­tet das? Diese müssen mindes­tens die Pflicht­an­ga­ben enthal­ten und über ein Mapping in die der EN 16931 entspre­chen­den Struk­tur gebracht werden können.

Gibt es Ausnah­men bei der E‑Rechnungspflicht?

Ja, für den Rech­nungs­ver­sand sind
  • Rech­nun­gen an Unter­neh­men im Ausland,
  • Rech­nun­gen an Endverbraucher,
  • Klein­st­rech­nun­gen unter 250 € und
  • Rech­nun­gen für Fahrausweise

von der Pflicht ausgenommen.

Aller­dings: Wenn Sie eine Rech­nung als “echte” E‑Rechnung auf Basis der EN 16931-Spezi­fi­ka­tion erhal­ten, sind Sie unab­hän­gig von Art und Höhe der Rech­nung sowie der Größe des Unter­neh­mens zum Empfang verpflichtet.

Bis wann sind Rech­nung in Papier­form noch rechtsgültig? 

Papier­rech­nun­gen sind gesetz­lich noch bis Ende 2026 zulässig.

Für Unter­neh­men mit einem Jahres­um­satz ≦ 800.000 € in 2026 ist der Versand von Papier­rech­nun­gen noch bis Ende 2027 möglich.

Bis wann sind Rech­nung als einfa­che PDF noch möglich? 

PDF-Rech­nun­gen sind gesetz­lich noch bis Ende 2026 zulässig.

Für Unter­neh­men mit einem Jahres­um­satz ≦ 800.000 € in 2026 ist der Versand als einfa­che PDF-Rech­nung noch bis Ende 2027 möglich.

Aber Vorsicht: Dazu benö­ti­gen Sie bereits heute die ausdrück­li­che Zustim­mung des Rech­nungs­emp­fän­gers. Das gilt auch nach dem 01.01.2025!

Bis wann können Rech­nun­gen in EDI-Forma­ten ausge­tauscht werden?

Die aktu­ell gebräuch­li­chen EDI-Formate entspre­chen nicht der EN 16931-Spezi­fi­ka­tion. Sie fallen laut Gesetz unter die “sons­ti­gen elek­tro­ni­schen Rechnungen”.

Spezi­ell für EDI hat das Gesetz von Anfang an eine Über­gangs­frist von 3 Jahren bis zum 31.12.2027 vorge­se­hen, voraus­ge­setzt der Rech­nungs­emp­fän­ger hat sein Einver­ständ­nis gegeben.

Darüber hinaus sind auch Formate erlaubt, die entspre­chend der EN 16931-Spezi­fi­ka­tion inter­ope­ra­bel sind. Damit ist gemeint, dass auf Basis der jewei­li­gen Rech­nung über ein Mapping eine EN 16931-konforme Rech­nung erzeugt werden kann. Soll­ten in Zukunft EDI-Rech­nun­gen diese Vorga­ben erfül­len, ist eine Nutzung von EDI-Forma­ten auch über den 31.12.2027 hinaus denkbar.

Über welche Versand­wege können E‑Rechnungen versen­det werden? 

Das Gesetz macht für den Versand­weg keine Vorga­ben. Es sind daher grund­sätz­lich alle Wege zugelassen.

In Deutsch­land sind folgende Über­mitt­lungs­wege möglich:

  • per E‑Mail:
    • einfach zu nutzen
    • keine direkte Empfangs­be­stä­ti­gung möglich
    • Rück­mel­dung nur asyn­chron an in die in der E‑Rechnung hinter­legte E‑Mail-Adresse
  • per WebSer­vice:
    • erfor­dert eine Umset­zung durch IT bzw. spezia­li­sier­ten Dienstleister
    • direkte Rück­mel­dung zur Empfangs­be­stä­ti­gung bzw. im Fehlerfall
  • über das PEPPOL-Netz­werk via PEPPOL-Accesspoint
  • im Einzel­fall als kunden­spe­zi­fi­sche Anbin­dung per SFTP
  • Portale (B2G und B2B) bieten teil­weise mehrere Über­mitt­lungs­al­ter­na­ti­ven wie z.B.
    • E‑Mail
    • WebSer­vice
    • Upload
    • Erfas­sung per Webformular
    • PEPPOL

Die Wahl des Über­mitt­lungs­we­ges hängt auch davon ab, welche Empfangs­punkte Ihr Kunde bereitstellt.

Wie kann ich prüfen, ob meine Rech­nun­gen alle Pflicht­an­ga­ben laut §14 UStG enthalten?

Hier­bei ist es wich­tig zu beach­ten, dass das Wachs­tums­chan­cen­ge­setz im Arti­kel 23 und 24 eben genau eine Anpas­sung des §14 UStG zur Folge hat.

Im Grunde lautet die Frage: Wie kann ich prüfen, ob meine Rech­nun­gen alle Pflicht­an­ga­ben entspre­chend der EN 16931-Spezi­fi­ka­tion enthält?

  1. Anwen­dungs­fall:
    Sie wollen ausge­hend von Ihrem aktu­el­len Rech­nungs­ver­sand heraus­fin­den, wie groß das Delta zur “echten” E‑Rechnung tatsäch­lich ist.Hier empfeh­len wir eine reprä­sen­ta­tive Rech­nung (PDF oder einge­scannte Papier­rech­nung) zu analy­sie­ren und einen Abgleich mit der Spezi­fi­ka­tion durch­zu­füh­ren. Auf Basis des Ergeb­nis­ses gilt es zu prüfen, ob alle auf der Rech­nung befind­li­chen Daten, auch aus den Syste­men wie ERP bzw. FiBu, als struk­tu­rierte Daten vorliegen.VORSICHT: Pflicht­an­ga­ben wie USt-ID sind nicht selten als Bild in Rech­nungs­do­ku­mente eingebunden.
  2. Anwen­dungs­fall:
    Sie wollen heraus­fin­den, ob eine E‑Rechnung der EN 16931-Spezi­fi­ka­tion entspricht.Dazu bietet die KoSIT einen Vali­da­tor, mit dem Sie die struk­tu­rier­ten Daten (bei ZUGFeRD der XML-Anteil der Rech­nung) auf EN 16931-Konfor­mi­tät prüfen können. Diese Prüfung kann sowohl beim Empfang einer E‑Rechnung als auch vor dem Versand einge­setzt werden.

Ab wann müssen Sie “echte” E‑Rechnungen versenden?

Für den Rech­nungs­ver­sand wurden Über­gangs­fris­ten vereinbart.

Über­gangs­frist 1: bis Ende 2026
(bzw. bis Ende 2027 für Unter­neh­men mit einem Jahres­um­satz in 2026 ≦ 800.000 €)

  • für Papier
  • für sons­tige elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen, voraus­ge­setzt der Rech­nungs­emp­fän­ger ist einverstanden

Über­gangs­frist 2:  bis Ende 2027

  • für EDI-Formate, voraus­ge­setzt der Rech­nungs­emp­fän­ger ist einverstanden

Ohne Über­gangs­fris­ten:

  • für nicht EN 16931-konforme, aber inter­ope­ra­ble Formate, mit dem Einver­ständ­nis des Rechnungsempfängers 

Etwas ausführ­li­cher haben wir die Über­gangs­fris­ten inkl. Über­sichts­gra­fik auf der Exper­tise-Seite zur E‑Rechnung B2B aufgeführt.

Was müssen Sie in Bezug auf die Archi­vie­rung von E‑Rechnungen beachten?

Nach GoBD muss eine E‑Rechnung elek­tro­nisch und revi­si­ons­si­cher archi­viert werden.

VORSICHT: Das Ausdru­cken eines Sicht­do­ku­men­tes der E‑Rechnung zum Zweck der papier­haf­ten Archi­vie­rung ist nicht erlaubt.

Wie können rech­nungs­be­grün­dende Beila­gen an eine E‑Rechnung gehängt werden?

Ein Anhang kann zur E‑Rechnung auf drei verschie­de­nen Wegen beigefügt werden:

Vari­ante 1: Einge­bet­tet in XML, base64 kodiert
Hier­bei wird eine PDF-Datei  mit ihren binä­ren Daten in eine ASCII-Zeichen­folge umge­wan­delt und in die XML-Datei der E‑Rechnung eingefügt.

Vari­ante 2: URL-Refe­renz in XML
In diesem Fall wird der Anhang auf einem per URL erreich­ba­ren Server hinter­legt und der Link zum Anhang in die XML-Datei der E‑Rechnung aufgenommen.

Vari­ante 3: zusätz­li­che Datei(en) in PDF/A‑3 (ZUGFeRD spezifisch)
Das bedeu­tet, dass das PDF/A‑3 zusätz­lich zu den struk­tu­rier­ten Daten als XML und dem Sicht­do­ku­ment die Dateien der Anhänge enthält. Im XML reicht in diesem Fall die Refe­ren­zie­rung der Anhänge über den reinen Dateinamen.

Alter­na­tiv lassen sich auch zusätz­li­che Infor­ma­tio­nen, die der Rech­nungs­emp­fän­ger über die Pflicht­an­ga­ben hinaus fordert, in die soge­nann­ten optio­na­len Felder einer EN 16931-konfor­men Rech­nung eintragen.

Die E‑Rechnung bekommt ab 01.01.2025 Vorrang. Was ändert sich da eigentlich?

Bisher hatte die Papier­rech­nung Vorrang.

Das hatte zur Folge, dass für den Versand von elek­tro­ni­schen Rech­nungs­for­ma­ten die Zustim­mung des Rech­nungs­emp­fän­ger einge­holt werden musste. Im Umkehr­schluss heißt es, dass Sie für den Versand von E‑Rechnungen auf Basis der EN 16931 ab 01.01.2025 keine Zustim­mung des Empfän­gers mehr benötigen.

Wo ist das verab­schie­dete Wachs­tums­chan­cen­ge­setz eigent­lich einsehbar?

Am 27.03.2024 wurde das fina­li­sierte Wachs­tums­chan­cen­ge­setz im Bundes­ge­setz­blatt veröf­fent­licht. Sie gelan­gen über folgen­den Link go.sybycegedim.de/gesetz-erechnung direkt zum Gesetzestext.

Die rele­van­ten Infor­ma­tio­nen zur Einfüh­rung der elek­tro­ni­schen Rech­nung in Deutsch­land sind in Arti­kel 23 und 24 des Wachs­tums­chan­cen­ge­setz zu finden.

Wann wird die E‑Rechnung in Deutsch‍land zur Pflicht?

Seit der Veröf­fent­li­chung der entspre­chen­den Vorschläge der EU-Kommis­sion vom 08.12.2022 – im Rahmen der ViDA Initia­tive – hat die deut­sche Gesetz­ge­bung inten­siv an der konkre­ten Ausge­stal­tung der Rege­lun­gen in Deutsch­land gearbeitet:

Auch im Hinblick auf die Belast­bar­keit klei­ner und mittel­stän­di­scher Betriebe (KMU) wurde ein zwei­stu­fi­ges Modell ange­strebt. Dem hat die EU im Juli 2023 zugestimmt.

Im Gegen­satz zu ande­ren Ländern, wie z.B. Frank­reich, wird in Deutsch­land erst nur die E‑Rechnung B2B einge­führt. Zeit­ver­setzt ist der Start eines einheit­li­chen elek­tro­ni­schen Steu­er­mel­de­sys­tem geplant. Nach aktu­el­lem Stand ist das für das Jahr 2028 vorgesehen.

Im engen Austausch mit den entspre­chen­den Vertre­tern aus Wirt­schaft, Poli­tik und Wissen­schaft wurden vom Refe­ren­ten­ent­wurf des Bundes­mi­nis­te­ri­ums der Finan­zen (BMF) über den Regie­rungs­ent­wurf bis hin zum fina­len Gesetz zusätz­li­che Über­gangs­fris­ten bzw. Lösungs­al­ter­na­ti­ven berücksichtigt.

Es gibt mehr Zeit für die Umstel­lung auf die E‑Rechnung

  • von Papier- und PDF-Rechnungen
  • für Unter­neh­men mit einem Jahres­um­satz klei­ner 800.000 € im Jahr 2026

sowie Lösungs­al­ter­na­ti­ven

  • für “sons­tige” elek­tro­ni­schen Rech­nun­gen – abseits der EU-Norm 16931.

Umso wich­ti­ger ist hier die rich­tige Einschät­zung des Hand­lungs­be­darfs für Unternehmen.

Das Gesetz wurde schließ­lich am 22. März 2024 vom Bundes­rat verab­schie­det und tritt am 01.01.2025 in Kraft.

Warum brau­chen wir eine E‑Rechnungspflicht zwischen Unter­neh­men (B2B) in Europa?

Die zugrun­de­lie­gende EU-Initia­tive ViDA (VAT in the Digi­tal Age) legt den Fokus auf die Bekämp­fung des Umsatz­steu­er­be­trugs in Europa.

Als konkrete Maßnahme dient die Einfüh­rung eines einheit­li­chen elek­tro­ni­schen Umsatz­steuer-Melde­sys­tems ab dem Jahr 2028. Es zielt darauf ab, das Umsatz­steu­er­sys­tem EU-weit für Unter­neh­men gerech­ter, moder­ner und effi­zi­en­ter zu gestal­ten. – Zuguns­ten einer besse­ren Wett­be­werbs­fä­hig­keit aller EU-Mitgliedstaaten.

Dies ist ohne eine vorge­la­gerte Digi­ta­li­sie­rung der erfor­der­li­chen Rech­nungs­da­ten tech­nisch nicht umsetzbar.

Die E‑Rechnung ist der 2. Schritt auf dem Weg zum einheit­li­chen elek­tro­ni­schen Steuermeldesystem

Schritt 1: War die Einfüh­rung der E‑Rechnung (B2G) nach EN 16931 bei Geschäf­ten mit der öffent­li­chen Hand in Deutschland.

Schritt 2: Hier geht es um die Einfüh­rung der verpflich­ten­den E‑Rechnung (B2B) in Deutsch­land zwischen Unter­neh­men. Die rele­van­ten Ände­run­gen des §14 Umsatz­steu­er­ge­setz werden am 01.01.2025 inkrafttreten.

Schritt 3: Geplant ist die Einfüh­rung eines einheit­li­chen elek­tro­ni­schen Steu­er­mel­de­sys­tems. Voraus­sicht­lich star­tet die Pflicht ab dem Jahr 2028.

Wie können Sie den Hand­lungs­be­darf rich­tig ermitteln?

1. Hand­lungs­be­darf auf der Zeitachse

Der Blick auf die gelten­den Über­gangs­fris­ten bietet eine erste Orien­tie­rung zur Einschät­zung des Hand­lungs­be­darfs auf der Zeitachse.

Beach­ten Sie dabei, dass es für den Empfang elek­tro­ni­scher Rech­nun­gen keine Über­gangs­frist gibt. Sie müssen daher ab Inkraft­tre­ten der Arti­kel 23 und 24 aus dem Wachs­tums­chan­cen­ge­setz EN 16931-konforme Rech­nun­gen annehmen.

Dabei bietet unser Entschei­dungs­baum durch die Formate und Über­gangs­fris­ten eine zusätz­li­che Unter­stüt­zung. Dieses hilf­rei­che Tool finden Sie in unse­rer Check­liste “In 5 Schrit­ten zur E‑Rechnung auf Basis der EN 16931”.

B2B E-Rechnung Übergangsfristen beim Rechnungsversand

2. Inhalt­li­cher Handlungsbedarf

Es gibt leider keinen »golde­nen Weg«, der zu jedem Unter­neh­men passt.

Je nach Umfang der zu verar­bei­ten­den Belege, der Struk­tur Ihrer Geschäfts­be­zie­hun­gen, dem bestehen­den Digi­ta­li­sie­rungs­grad und vorhan­de­nen Syste­men, perso­nel­len Voraus­set­zun­gen und lang­fris­ti­gen Unter­neh­mens­zie­len, gibt es zahl­rei­che Möglichkeiten.

Welche Formate und Über­tra­gungs­wege müssen Sie berücksichtigen?

Es gibt auch Ansätze, die bereits kurz­fris­tig umsetz­bar sind und dazu beitra­gen können, Ihre Aufwände schon vor Einfüh­rung der E‑Rechnungspflicht zu refinanzieren.

Einen ersten Über­blick erhal­ten Sie durch die Unter­su­chung des Status Quo, jeweils …

  1. für den Rech­nungs­ein­gang und
  2. für den Rechnungsversand.

Halten Sie z. B. in einer Tabelle fest, wie viele Rech­nun­gen Sie je Format und Über­tra­gungs­ka­nal erhal­ten bzw. versenden.

Status Quo Analyse für Umstellung auf E-Rechnung

Was fehlt Ihren aktu­el­len Rech­nun­gen für die Umstel­lung auf ein EN 16931-konfor­mes Format?

Stel­len Sie Ihre Rech­nun­gen auf den Prüfstand

Die Anfor­de­run­gen der EN 16931 sind wesent­lich komple­xer als die Vorga­ben laut bishe­ri­gem §14 UStG.

Prüfen Sie dazu die heute in Ihren Syste­men verfüg­ba­ren Rech­nungs­da­ten auf folgende Punkte:

  1. Sind alle Pflicht­an­ga­ben der EN 16931 in Ihren Syste­men verfügbar?
  2. Können die benö­tig­ten Daten in der vorge­ge­be­nen Struk­tur ausge­ge­ben werden?
  3. Werden dabei Beträge, Mengen und Zahlen­for­mate so berech­net, wie in der Norm spezifiziert?
  4. Enthal­ten Ihre Daten nur zuläs­sige Werte?
Rechnungsdaten Check auf EN 16931

Damit Sie nicht aufgrund der typi­schen Inter­pre­ta­ti­ons­feh­ler am Schluss ins Strau­cheln gera­ten, empfeh­len wir früh­zei­tig das Gespräch mit einem Exper­ten zu suchen – intern oder über einen Dienst­leis­ter für den Austausch von Rech­nun­gen und ande­ren Belegen.

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