Darum sind Beschaf­fungs- und Einkaufspro‍zesse so komplex

Einkauf und Beschaffung

Warum verliert man so schnell den Über­blick? Und welche Beschaf­fungs­pro­zesse sollte man unbe­dingt im Auge haben?

Zwar schei­nen Einkauf und Beschaf­fung in den meis­ten Unter­neh­men auf den ersten Blick logisch und simpel abzulaufen:

Ange­bot einho­len > Ware bestel­len > Ware anneh­men > bezah­len. Fertig.

Die Tücke liegt jedoch oft im Detail – oder schlicht und ergrei­fend in der schie­ren Masse an Teil- und Neben­pro­zes­sen, die es zusätz­lich im Auge zu behal­ten gilt.

Kurzum: Beschaf­fungs­pro­zesse, den Einkauf oder – auf Busi­ness­deutsch: Purchase to Pay – zu opti­mie­ren, kann in der Praxis eine komplexe Heraus­for­de­rung mit enor­mem Einspar­po­ten­zial sein.

Wir zeigen Ihnen heute die wich­tigs­ten Schritte und Phasen, aus denen ein funk­tio­nie­ren­der Purchase-to-Pay-Prozess (mindes­tens) bestehen sollte. Und geben prak­ti­sche Tipps, wie Sie und Ihre Mitar­bei­ten­den nicht nur den opera­ti­ven, sondern auch den stra­te­gi­schen Über­blick behalten.

Abb. Beschaf­fungs­pro­zesse unter der Lupe

Den Bedarf ermit­teln: Start­schuss für den Beschaffungsprozess

Lupe auf P2P-Prozess - Bedarf ermitteln

Auslö­ser jedes Purchase-to-Pay-Prozes­ses ist ein konkre­ter Bedarf in einer Fach­ab­tei­lung bzw. in der Produktion.

ERP-Systeme können zwar wesent­lich dazu beitra­gen, dass benö­tigte Mate­ria­lien recht­zei­tig in der rich­ti­gen Menge und am rich­ti­gen Ort beim Unter­neh­men einge­hen. Für eine pass­ge­naue Bedarfs­er­mitt­lung ergibt sich jedoch erst in der Gesamt­schau ein realis­ti­sches Bild.

Eine enge Zusam­men­ar­beit mit der Beschaf­fung (auch Einkaufs­ma­nage­ment, Beschaf­fungs­ma­nage­ment oder Procu­re­ment genannt) ist daher zwin­gend erforderlich.

Viele Betei­ligte müssen ins Boot geholt werden. 

Rele­vant ist dabei übri­gens nicht nur der aktu­elle Lagerbestand:
  • Produk­tion: Sollte Rück­mel­dung über ihre aktu­el­len und zukünf­ti­gen Kapa­zi­tä­ten an die Beschaf­fung geben.
  • Vertrieb: Sollte den Einkauf opti­ma­ler­weise regel­mä­ßig über die aktu­elle Auftrags­lage auf dem Laufen­den halten. Auch, um etwa­ige Engpässe bereits früh­zei­tig in die Planung für den Einkaufs­pro­zess über­neh­men zu können.
  • Marke­ting: Die Bedarfs- und Trend­spe­zia­lis­ten der Marke­ting­ab­tei­lung können hilf­rei­che Impulse für den Einkauf und die Beschaf­fung liefern, auch in Bezug auf Wettbewerbsinformationen.

Zuge­ge­ben: einen steti­gen Infor­ma­ti­ons- und Warn­hin­weis-Fluss aufzu­bauen und zu pfle­gen, erfor­dert erfah­rungs­ge­mäß viele zeit­rau­bende Bespre­chun­gen. Muss er aber nicht (immer). Später aber mehr dazu!

Wenn der Beschaf­fungs­pro­zess schon zu Beginn holpert…

In der Reali­tät des Arbeits­all­tags zeigt sich zudem häufig, dass rein “auf dem Reiß­brett” geplante Prozesse nicht immer das halten, was sie in der Theo­rie versprechen.

Manche Abläufe funk­tio­nie­ren leider nur im Ideal­fall gut, aber nicht mehr dann, wenn es beispiels­weise schnell gehen muss oder etwas Unvor­her­ge­se­he­nes passiert.

Ein Beispiel: Bedarfe mehre­rer Abtei­lun­gen werden sinn­vol­ler­weise in einer Bestel­lung zusammengefasst.

Passiert das aller­dings unge­ord­net und auf verschie­de­nen Wegen, beispiels­weise per E‑Mail, Tele­fon, viel­leicht auf einem Post-it oder sogar per Zuruf auf dem Gang, wird die eigent­lich gut gemeinte Prozess­op­ti­mie­rung schnell zum zeit­auf­wän­di­gen und fehler­an­fäl­li­gen Effizienzfresser.

Wer hat noch nie versucht, eine wich­tige hand­schrift­li­che Notiz zu entzif­fern und musste deshalb nachfragen?

Haben Sie schon einmal eine Rund-Mail erhal­ten mit der Frage »Wer hat das über­haupt bestellt?«

Der Effi­zi­enz-Trick für die Beschaffung:

Vor Auslö­sung einer Bestel­lung soll­ten gemel­dete Bedarfe im Rahmen eines Frei­ga­be­pro­zes­ses gründ­lich über­prüft werden, um unkon­trol­lierte Bestel­lun­gen zu vermeiden.

Dabei werden zusätz­lich auch finan­zi­elle Aspekte wie die Einhal­tung von Budgets berück­sich­tigt. Denn auch hier kann im Hand­um­dre­hen eigent­lich unnö­ti­ger Abstim­mungs­be­darf entstehen.

Einkaufs­lieb­ling: Passende Liefe­ran­ten identifizieren

Entschei­dend für ein erfolg­rei­ches Projekt im Einkauf ist häufig, wie schnell und treff­si­cher der »beste« verfüg­bare Anbie­ter auf dem Markt iden­ti­fi­ziert und wie flexi­bel und agil auf Verän­de­run­gen im Markt reagiert werden kann.

Nur auf Preis, Quali­tät und Liefer­bar­keit des gewünsch­ten Gutes sowie weitere Hard­facts wie Zahlungs­be­din­gun­gen, Garan­tien und Haftungs­aus­schlüsse zu achten, reicht nicht mehr aus. Die Gründe für den stei­gen­den Leis­tungs­druck auf Verant­wort­li­che in Beschaf­fung und Einkauf sind vielfältig:

  • Infor­ma­ti­ons- und Kommu­ni­ka­ti­ons­pro­bleme im opera­ti­ven Geschäft, stra­te­gi­sche Fehl­ein­schät­zun­gen bei der Bedarfs­er­mitt­lung oder Fehler einzel­ner Mitar­bei­ten­der oder Liefe­ran­ten können vor allem globale Liefer­ket­ten schlimms­ten­falls im Hand­um­dre­hen kolla­bie­ren lassen.
  • Sprach­bar­rie­ren oder zusätz­li­che recht­li­che und steu­er­li­che Vorga­ben können gerade bei auslän­di­schen Liefe­ran­ten den Komple­xi­täts­grad des Beschaf­fungs­pro­zes­ses von der Bestel­lung bis zum Waren­ein­gang entschei­dend erhöhen.
  • Aspekte rund um Nach­hal­tig­keit und soziale Verant­wor­tung können nicht nur bei inter­na­tio­na­len Gütern, Dienst­leis­tun­gen und Rohwa­ren eben­falls eine Rolle spie­len, dass aus einem zunächst perfek­ten Coup im Einkauf ein regel­rech­tes Desas­ter wird.
Lupe auf P2P-Prozess: Lieferanten
Lupe auf P2P-Prozess: Lieferanten
  • Infor­ma­ti­ons- und Kommu­ni­ka­ti­ons­pro­bleme im opera­ti­ven Geschäft, stra­te­gi­sche Fehl­ein­schät­zun­gen bei der Bedarfs­er­mitt­lung oder Fehler einzel­ner Mitar­bei­ten­der oder Liefe­ran­ten können vor allem globale Liefer­ket­ten schlimms­ten­falls im Hand­um­dre­hen kolla­bie­ren lassen.
  • Sprach­bar­rie­ren oder zusätz­li­che recht­li­che und steu­er­li­che Vorga­ben können gerade bei auslän­di­schen Liefe­ran­ten den Komple­xi­täts­grad des Beschaf­fungs­pro­zes­ses von der Bestel­lung bis zum Waren­ein­gang entschei­dend erhöhen.
  • Aspekte rund um Nach­hal­tig­keit und soziale Verant­wor­tung können nicht nur bei inter­na­tio­na­len Gütern, Dienst­leis­tun­gen und Rohwa­ren eben­falls eine Rolle spie­len, dass aus einem zunächst perfek­ten Coup im Einkauf ein regel­rech­tes Desas­ter wird.

Doch auch ganz »einfa­che« Prozess­schritte, etwa wie Rech­nun­gen, Liefer­scheine und andere Belege an das Unter­neh­men über­mit­telt werden, haben mitun­ter erheb­li­chen Einfluss auf den Gesamt­auf­wand eines Purchase-to-Pay-Prozes­ses. Vor allem dann, wenn Infor­ma­tio­nen aus papier­haf­ten Bele­gen oder PDF-Anhän­gen abge­tippt und neu geord­net werden müssen. Oder wenn man schließ­lich vor einem Stapel Ausdru­cken sitzt, auf denen das Wich­tigste mit Text­mar­ker hervor­ge­ho­ben wurde.

Einkauf, Beschaf­fung und Fach­ab­tei­lun­gen soll­ten Hand in Hand arbeiten

Lupe auf P2P-Prozess: Hand in Hand Kommunikation zwischen Einkauf, Beschaffung, Fachabteilung

Nicht zu verges­sen: Auch hier lohnt es sich fast immer, die betrof­fe­nen Fachabteilung(en) mitein­zu­be­zie­hen. Denn nicht nur die präzise Produkt-Spezi­fi­ka­tion ist für die Auswahl eines Liefe­ran­ten wichtig.

Oft gibt es bereits Erfah­rungs­werte zu Quali­tät, Zuver­läs­sig­keit und Service, die bei der Auswahl berück­sich­tigt werden soll­ten. Gemein­sam lassen sich teil­weise auch Stan­dards defi­nie­ren, die bei der Verhand­lung von besse­ren Preis­kon­di­tio­nen helfen.

Wie sieht diese Entschei­dungs­fin­dung eigent­lich in Ihrem Unter­neh­men aus?

Wie glei­chen Sie Hard- und Soft­facts unter­schied­li­cher Anbie­ter ab und wer sitzt mit am »grünen Tisch«?

Ange­bote im Beschaf­fungs­pro­zess einholen

Um Ange­bote über­haupt objek­tiv verglei­chen zu können, muss sicher­ge­stellt werden, dass an alle kontak­tier­ten Liefe­ran­ten auch die exakt glei­chen Anfor­de­run­gen wie Spezi­fi­ka­tio­nen, benö­tigte Mengen, gewünschte Liefer­ter­mine etc. gestellt werden. Auch hier stellt sich die Frage, wie struk­tu­riert diese Anfor­de­run­gen zu poten­zi­el­len Liefe­ran­ten gelan­gen. Wird beispiels­weise eine E‑Mail versen­det, die jemand aufgrund der vorlie­gen­den Infor­ma­tio­nen indi­vi­du­ell verfasst hat? Oder wird auch schnell mal tele­fo­niert? Werden hier­bei Prozesse nicht einge­hal­ten, weil es gerade »nicht anders geht«?

Was bedeu­tet Purchase-to-Pay?

Oft wird die »Beschaf­fung« bzw. der Beschaf­fungs­pro­zess mit dem engli­schen Ausdruck »Purchase to Pay« (P2P) bezeich­net. Das ist – einfach ausge­drückt – der ganze Ablauf vom Einkauf (Purchase) bis hin zur Bezah­lung (Pay). Synonyme für P2P sind übri­gens z. B. Procure to Pay (P2P) oder Lieferantenzyklus.

Bestel­len: Wenn der Einkauf tatsäch­lich einkauft

Bestel­lun­gen können aufgrund von Ange­bo­ten, aber auch von Rahmen­ver­trä­gen oder als Wieder­ho­lungs­be­stel­lung getä­tigt werden.

Inso­fern ist es wich­tig, dass man den Über­blick über den Fort­gang sämt­li­cher Bestel­lun­gen behält, um auf Probleme zeit­nah und adäquat reagie­ren zu können. Mit der guten alten Wieder­vor­lage-Mappe lässt sich das in den meis­ten Fällen nicht mehr gewährleisten.

Auch der Waren­ein­gang muss asap über rele­vante Details wie Art und Umfang einer bevor­ste­hen­den Liefe­rung, Liefer­zeit­punkt u. ä. infor­miert werden.

Lupe auf P2P-Prozess: Einkauf & Beschaffung
Lupe auf P2P-Prozess: Einkauf & Beschaffung

Bestel­lun­gen können aufgrund von Ange­bo­ten, aber auch von Rahmen­ver­trä­gen oder als Wieder­ho­lungs­be­stel­lung getä­tigt werden.

Inso­fern ist es wich­tig, dass man den Über­blick über den Fort­gang sämt­li­cher Bestel­lun­gen behält, um auf Probleme zeit­nah und adäquat reagie­ren zu können. Mit der guten alten Wieder­vor­lage-Mappe lässt sich das in den meis­ten Fällen nicht mehr gewährleisten.

Auch der Waren­ein­gang muss asap über rele­vante Details wie Art und Umfang einer bevor­ste­hen­den Liefe­rung, Liefer­zeit­punkt u. ä. infor­miert werden.

Waren anneh­men und prüfen? Ein wich­ti­ger Teil­aspekt der Beschaffung!

In der Regel werden heute Infor­ma­tio­nen wie Liefe­ran­ten­name, Bestell- und Arti­kel­num­mern u. ä. durch das Scan­nen von Barcodes, QR-Codes oder RFID-Tags im Waren­ein­gang auto­ma­tisch erfasst.

Doch auch der manu­elle Abgleich von Liefer­schei­nen ist noch immer üblich. Mehr noch: Sogar das gute alte Durch­schlag­pa­pier mit hand­schrift­li­chen Noti­zen ist vieler­orts eben­falls noch immer nicht ausgestorben.

Geprüft wird jedoch im Grunde über­all auf Voll­stän­dig­keit und Konfor­mi­tät mit der Bestel­lung sowie auf Beschä­di­gun­gen – ganz gleich, in welchem Format und über welchen Kanal der zuge­hö­rige Liefer­schein eintrifft.

Lupe auf P2P-Prozess zur Überprüfung der Lieferung

Doch damit ist es beim Waren­ein­gang natür­lich nicht getan. Denn aus dem Lager heraus muss nun die Beschaf­fung nicht nur über das Eintref­fen der Liefe­rung infor­miert werden.

Auch falsche, fehlende oder beschä­digte Arti­kel müssen ausge­wie­sen sein. Das gelingt natür­lich nur reibungs­los, wenn alle benö­tig­ten Infor­ma­tio­nen zwischen Waren­ein­gang, Lager und dem Einkauf schnell, sicher und möglichst in Echt­zeit ausge­tauscht werden können – und allen Betei­lig­ten besten­falls perma­nent zur Einsicht und Kontrolle zur Verfü­gung stehen.

Es gibt aber noch mehr: Weitere Infor­ma­tio­nen rund um die erfolgte Liefe­rung, wie etwa die Nicht­ein­hal­tung eines Liefer­zeit­fens­ters, sind genauso rele­vant. Bei manu­el­len Abläu­fen wie dem Weiter­lei­ten von abge­ar­bei­te­ten Liefer­schei­nen per Haus­post dehnt sich die Reak­ti­ons­zeit bei Rekla­ma­tio­nen auf mindes­tens einen Tag aus.

Probleme kommu­ni­zie­ren und klären: In der Beschaf­fung »über­le­bens­wich­tig«

Die Ursa­chen liefer­be­ding­ter Rekla­ma­tio­nen können viel­fäl­tig sein: Es wurde zu wenig gelie­fert oder zu viel, eine Ware entspricht nicht der vorge­ge­be­nen Quali­tät oder wurde beschä­digt, eine Liefe­rung ist nicht recht­zei­tig einge­trof­fen u. v. m.

Gerade im Hinblick auf Rekla­ma­tio­nen zeigt sich die Service-Quali­tät von Liefe­ran­ten sehr deutlich:

  • Wie schnell wird auf die Rekla­ma­tion oder Rück­fra­gen reagiert?
  • Wird die Bean­stan­dung ernst­ge­nom­men und adäquat bearbeitet?
  • Wird das Problem tatsäch­lich behoben?

Wie der Liefe­rant den gewünsch­ten Zustand (wieder)herstellt, ist dabei oft eher zweit­ran­gig. Sei es durch eine Nach­lie­fe­rung, die Minde­rung der Rech­nungs­summe, eine Gutschrift oder einen Preis­nach­lass bei der nächs­ten Bestellung.

Ausschlag­ge­bend ist jedoch, wie schnell, effi­zi­ent und reibungs­los das Problem aus der Welt geschafft wird.

Lupe auf P2P-Prozess: zwei Sprechblasen zur Darstellung effizienter Kommunikation bei Prüffällen bzw. Reklamationen
Lupe auf P2P-Prozess: zwei Sprechblasen zur Darstellung effizienter Kommunikation bei Prüffällen bzw. Reklamationen

Gerade im Hinblick auf Rekla­ma­tio­nen zeigt sich die Service-Quali­tät von Liefe­ran­ten sehr deutlich:

  • Wie schnell wird auf die Rekla­ma­tion oder Rück­fra­gen reagiert?
  • Wird die Bean­stan­dung ernst­ge­nom­men und adäquat bearbeitet?
  • Wird das Problem tatsäch­lich behoben?

Wie der Liefe­rant den gewünsch­ten Zustand (wieder)herstellt, ist dabei oft eher zweit­ran­gig. Sei es durch eine Nach­lie­fe­rung, die Minde­rung der Rech­nungs­summe, eine Gutschrift oder einen Preis­nach­lass bei der nächs­ten Bestellung.

Ausschlag­ge­bend ist jedoch, wie schnell, effi­zi­ent und reibungs­los das Problem aus der Welt geschafft wird.

Einkaufs- und Beschaf­fungs­pro­zesse sind nur so gut wie das schwächste Glied in der Kette

Ist die Büro­kraft des Liefe­ran­ten beispiels­weise nur von 8 bis 12 Uhr erreich­bar und muss die entspre­chen­den Belege erst einmal suchen gehen? »Ich rufe Sie gleich zurück…« – Oder war die Antwort »ich habe die Ersatz­lie­fe­rung schon raus­ge­schickt, sie trifft morgen um 10 Uhr bei Ihnen ein«? Und umge­kehrt, wie schnell kann auf Belege im eige­nen Unter­neh­men zuge­grif­fen werden? Musste schon einmal jemand im Archiv nach einem Rahmen­ver­trag suchen gehen?

Haben Sie Ihre Haus­auf­ga­ben gemacht und die Bean­stan­dun­gen recht­zei­tig gemel­det, liegt der Ball auf der ande­ren Seite des Spiel­fel­des. Deshalb gilt: Je schnel­ler er aufge­nom­men und zurück­ge­spielt wird, desto besser für alle Beteiligten.

Zahlungs­ab­wick­lung: Auch noch Teil des Beschaf­fungs­pro­zes­ses? Klar!

Um die aus der Bestel­lung resul­tie­rende Forde­rung auszu­glei­chen, muss zunächst der gesetz­lich vorge­schrie­bene Buch­hal­tungs­be­leg – die Rech­nung – einge­gan­gen sein.

In aller Regel durch­läuft die Rech­nung vor der Zahlung einen (manch­mal mehr­stu­fi­gen) Geneh­mi­gungs­work­flow. Die verant­wort­li­chen Mitarbeiter:innen bestä­ti­gen hier noch einmal die sach­li­che Rich­tig­keit bzw. die Über­nahme der Budget-/Kos­ten­ver­ant­wor­tung für die jewei­lige Rech­nung. Dies erfolgt oftmals noch klas­sisch auf Papier mit Kontie­rungs­stem­pel und Unter­schrift. Und damit verbun­den mit dem Risiko, dass Rech­nun­gen lange liegen blei­ben oder sogar komplett verschwin­den. Kein Wunder, denn ein solcher Work­flow verträgt sich schlicht nicht gut mit Urlau­ben, Krank­heits­fäl­len oder Home­of­fice. Vor allem dann nicht, wenn man Skonti zuver­läs­sig nutzen und Mahnun­gen vermei­den möchte.

Purchase-to-Pay wird täglich komple­xer, muss es aber nicht!

Warum? Dieser Prozess ist geprägt von zahl­rei­chen Schnitt­stel­len. Jeder neue Liefe­rant, mit dem man keinen Stan­dard­pro­zess abbil­den kann, erhöht den Grad an Komple­xi­tät um einen weite­ren Faktor X.

TIPP: Skiz­zie­ren Sie doch »einfach« mal Ihren aktu­el­len Beschaf­fungs­pro­zess. Welche Fragen bzw. Aspekte kommen Ihnen da in den Sinn?

Hand in Hand mit Ihren Liefe­ran­ten den P2P-Prozess auto­ma­ti­sie­ren: hier erfah­ren Sie mehr über die P2P-Heraus­for­de­run­gen und wie Sie diese meistern.

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