Was unterscheidet eine PDF-Rechnung von einer »echten« E‑Rechnung?
TRUGSCHLUSS-ALARM Mit unserer Serie »Trugschluss-Alarm« wollen wir Sie auf konkrete Problematiken hinweisen, die uns in unseren zahlreichen Kunden-Gesprächen und Live-Webinaren begegnet sind.
In diesem Trugschluss-Alarm geht es um die Frage, ob man schon für die E‑Rechnung ab 1.1.2025 bereit ist, wenn man aktuell Rechnungen als einfache PDF versendet.
PDF-Rechnung = »echte« E‑Rechnung?
Ein O‑Ton aus der Praxis:
Wir versenden schon 80% unserer Rechnungen elektronisch als PDF. Da sind wir doch bestens vorbereitet auf die elektronische Rechnung, die ab 1.1.2025 verpflichtend werden soll.
Wo liegt der Trugschluss?
Nach dem aktuellen Gesetzentwurf des Bundesministeriums der Finanzen (kurz BMF) ist eine einfache PDF-Rechnung keine gesetzeskonforme E‑Rechnung auf Basis der EU-Norm EN 16931.
Nach aktuellem Plan wird es zwar eine einjährige Übergangsfrist* für PDF Rechnungen bis Ende 2025 geben.
Eins ist sicher: Eine Rechnung im Format einer einfachen PDF zählt nach der Definition des BMF und der EU nicht zu den E‑Rechnungen nach der CEN Norm EN 16931.
PDF ≠ E‑Rechnung
Das heißt auch: Kunden, die heute schon im großen Stil digitale Rechnungen im PDF-Format versenden, werden Lösungen brauchen, um ab dem 1.1.2025 – spätestens ab Ablauf der Übergangsfrist – in der Lage zu sein, E‑Rechnungen in einem EN 16931-konformen Format zu versenden.
Warum? Dem einfachen PDF fehlt es grundsätzlich an strukturierten Daten.
Was bedeutet überhaupt EN 16931-konform?
Die europäische Norm »EN 16931« wurde mit dem Ziel eingeführt, den grenzüberschreitenden Handel und die Interoperabilität zwischen den verschiedenen Systemen in den EU-Mitgliedstaaten zu fördern. Sie bildet also die Grundlage für die elektronische Rechnungsstellung in der gesamten EU. In Deutschland wurde anlässlich der Einführung der elektronischen Rechnung an die öffentliche Hand eine nationale Variante geschaffen, der Standard XRechnung.
Was regelt die EN 16931?
Die Norm umfasst detaillierte Vorgaben über den Inhalt von Rechnungen, einschließlich obligatorischer und optionaler Informationen, sowie eine klar definierte Struktur und zulässige Formatierungen sowie Werte für spezifische Felder. Zum anderen erlaubt sie die Verwendung zwei alternativer XML-Schemata als Datenmodell: Universal Business Language (UBL) und UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII) sind die zwei möglichen Syntaxen.
PRAXIS-TIPP: Unterschätzen Sie die Anforderungen der EN 16931 nicht
Wir raten Ihnen, Ihre Daten asap auf den Prüfstand zu stellen, denn die Anforderungen der EN 16931 sind wesentlich komplexer als die Vorgaben lt. §14 UStG.
Jetzt Beispielrechnung analysieren:
- Sind die geforderten Pflichtangaben überhaupt in Ihrem System gepflegt?
Die Angabe der Kontakt-E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers ist nach EN 16931 beispielsweise verpflichtend. Ist derzeit die Fußzeile als Bildelement eingebettet, stehen diese Information nicht in Form von Daten zur Verfügung. Essenzielle Informationen wie Angaben zu Bankverbindungen oder Umsatzsteuer sind dann nicht im Datensatz enthalten. - Können Ihre Systeme die geforderten Daten in der vorgegebenen STRUKTUR liefern?
In der Spezifikation ist die Struktur klar vorgegeben. Also sprich, welche Daten, in welchem Feld stehen. Zusätzlich ist auch die Reihenfolge entscheidend.
- Können Ihre Systeme alle Beträge, Zahlenformate und Mengen korrekt nach Norm BERECHNEN bzw. FORMATIEREN und übergeben?
Z.B. gibt es Richtlinien für Beträge: Die Verwendung von negativen Vorzeichen ist nicht erlaubt. Zusätzlich muss die englische Punktschreibweise verwendet werden. - Stehen in den Feldern nur ZULÄSSIGE Werte?
Die Spezifikation verweist hier auf Code-Listen mit expliziten Angaben. Gute Beispiele hierfür sind die Codierungen für die Zahlungsanweisungen, für die Steuerkategorie und den Rechnungstyp.
Sie möchten wissen,
wie Sie den Umstieg auf die E‑Rechnung sicher meistern?
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In unserem Leitfaden »5 Schritte zur E‑Rechnung auf Basis der EN 16931« steckt unsere komprimierte Expertise:
- Erfahrung aus 18 Jahren E‑Rechnung
- topaktuelle Informationen rund um das Wachstumschancengesetz
haben wir zu einer praxistauglichen Checkliste aufbereitet.
➥ Planungssicherheit erlangen, handlungsfähig werden
Schritt 1: Expertise zur E‑Rechnung aufbauen
Schritt 2: Status Quo analysieren
Schritt 3: In Systemlandschaft einordnen
Schritt 4: Rechnungsinhalte prüfen
Schritt 5: Kommunikationsstrategie definieren
Bitte tragen Sie sich hier ein, sodass wir den Link zum Download an Sie senden können:
Zum Hintergrund …
Seit der Veröffentlichung des Regierungsentwurfs des Wachstumschancengesetzes im August 2023 hat das Thema E‑Rechnung in Deutschland an Fahrt aufgenommen.
Auch wenn man schon lange die diesbezüglichen Entwicklungen beobachtet hat, ist es nicht einfach, alle Aspekte zu überblicken, im Detail zu verstehen und in einen Gesamtzusammenhang mit dem eigenen Unternehmen zu bringen.
V.a. da die bereits verfügbaren Informationen wie
- der Gesetzentwurf,
- Stellungnahmen aus Wirtschaft und Verbänden,
- Normen wie die EN 16931,
- die Spezifikation zur EN 16931 Part 1
nicht gerade einfach zu »entschlüsseln« oder zu bewerten sind.
Zuletzt am 2.10.2023 hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) den Gesetzentwurf hinsichtlich einiger unklarer Punkte konkretisiert.
Der bunte Mix aus juristische Formulierungen, Texten aus der Sicht der jeweiligen Interessengruppen und sehr technische Dokumente wie Codelisten aus der o.g. Spezifikation machen es Unternehmen jedoch teilweise schwer, eine Strategie zu entwickeln.
Wir liefern Ihnen hier aktuelle Informationen zur E‑Rechnung und in unserer Expertise Ecke umfassende Informationen zur E‑Rechnungspflicht B2B ab 2025, damit Sie heute schon Ihren Handlungsbedarf richtig einschätzen und frühzeitig agieren können.
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