Was unter­schei­det eine PDF-Rech­­nung von einer »echten« E‑Rechnung?

26.10.2023

TRUGSCHLUSS-ALARM Mit unse­rer Serie »Trug­schluss-Alarm« wollen wir Sie auf konkrete Proble­ma­ti­ken hinwei­sen, die uns in unse­ren zahl­rei­chen Kunden-Gesprä­chen und Live-Webi­na­ren begeg­net sind.

In diesem Trug­schluss-Alarm geht es um die Frage, ob man schon für die E‑Rechnung ab 1.1.2025 bereit ist, wenn man aktu­ell Rech­nun­gen als einfa­che PDF versendet.

PDF-Rech­nung = »echte« E‑Rechnung?

Ein O‑Ton aus der Praxis:

Wir versen­den schon 80% unse­rer Rech­nun­gen elek­tro­nisch als PDF. Da sind wir doch bestens vorbe­rei­tet auf die elek­tro­ni­sche Rech­nung, die ab 1.1.2025 verpflich­tend werden soll.

Wo liegt der Trugschluss?

Nach dem aktu­el­len Gesetz­ent­wurf des Bundes­mi­nis­te­ri­ums der Finan­zen (kurz BMF) ist eine einfa­che PDF-Rech­nung keine geset­zes­kon­forme E‑Rechnung auf Basis der EU-Norm EN 16931.

Nach aktu­el­lem Plan wird es zwar eine einjäh­rige Über­gangs­frist* für PDF Rech­nun­gen bis Ende 2025 geben.

Eins ist sicher: Eine Rech­nung im Format einer einfa­chen PDF zählt nach der Defi­ni­tion des BMF und der EU nicht zu den E‑Rechnungen nach der CEN Norm EN 16931.

PDF ≠ E‑Rechnung

Das heißt auch: Kunden, die heute schon im großen Stil digi­tale Rech­nun­gen im PDF-Format versen­den, werden Lösun­gen brau­chen, um ab dem 1.1.2025 – spätes­tens ab Ablauf der Über­gangs­frist – in der Lage zu sein, E‑Rechnungen in einem EN 16931-konfor­men Format zu versenden.

Warum? Dem einfa­chen PDF fehlt es grund­sätz­lich an struk­tu­rier­ten Daten.

Pdf Ungleich E Rechnung
* bzw. zwei Jahre für Unter­neh­men mit einem Umsatz bis 800.00 € in 2025

Was bedeu­tet über­haupt EN 16931-konform?

Die euro­päi­sche Norm »EN 16931« wurde mit dem Ziel einge­führt, den grenz­über­schrei­ten­den Handel und die Inter­ope­ra­bi­li­tät zwischen den verschie­de­nen Syste­men in den EU-Mitglied­staa­ten zu fördern. Sie bildet also die Grund­lage für die elek­tro­ni­sche Rech­nungs­stel­lung in der gesam­ten EU. In Deutsch­land wurde anläss­lich der Einfüh­rung der elek­tro­ni­schen Rech­nung an die öffent­li­che Hand eine natio­nale Vari­ante geschaf­fen, der Stan­dard XRech­nung.

Was regelt die EN 16931?

Die Norm umfasst detail­lierte Vorga­ben über den Inhalt von Rech­nun­gen, einschließ­lich obli­ga­to­ri­scher und optio­na­ler Infor­ma­tio­nen, sowie eine klar defi­nierte Struk­tur und zuläs­sige Forma­tie­run­gen sowie Werte für spezi­fi­sche Felder. Zum ande­ren erlaubt sie die Verwen­dung zwei alter­na­ti­ver XML-Sche­mata als Daten­mo­dell: Univer­sal Busi­ness Language (UBL) und UN/CEFACT Cross Indus­try Invoice (CII) sind die zwei mögli­chen Syntaxen.

PRAXIS-TIPP: Unter­schät­zen Sie die Anfor­de­run­gen der EN 16931 nicht

Wir raten Ihnen, Ihre Daten asap auf den Prüf­stand zu stel­len, denn die Anfor­de­run­gen der EN 16931 sind wesent­lich komple­xer als die Vorga­ben lt. §14 UStG.

Jetzt Beispiel­rech­nung analysieren:

  1. Sind die gefor­der­ten Pflicht­an­ga­ben über­haupt in Ihrem System gepflegt?
    Die Angabe der Kontakt-E-Mail-Adresse des Rech­nungs­stel­lers ist nach EN 16931 beispiels­weise verpflich­tend. Ist derzeit die Fußzeile als Bild­ele­ment einge­bet­tet, stehen diese Infor­ma­tion nicht in Form von Daten zur Verfü­gung. Essen­zi­elle Infor­ma­tio­nen wie Anga­ben zu Bank­ver­bin­dun­gen oder Umsatz­steuer sind dann nicht im Daten­satz enthalten.
  2. Können Ihre Systeme die gefor­der­ten Daten in der vorge­ge­be­nen STRUKTUR liefern?
    In der Spezi­fi­ka­tion ist die Struk­tur klar vorge­ge­ben. Also sprich, welche Daten, in welchem Feld stehen. Zusätz­lich ist auch die Reihen­folge entscheidend.
Checkliste E Rechnung En 16931 Website (1)
  1. Können Ihre Systeme alle Beträge, Zahlen­for­mate und Mengen korrekt nach Norm BERECHNEN bzw. FORMATIEREN und über­ge­ben?
    Z.B. gibt es Richt­li­nien für Beträge: Die Verwen­dung von nega­ti­ven Vorzei­chen ist nicht erlaubt. Zusätz­lich muss die engli­sche Punkt­schreib­weise verwen­det werden.
  2. Stehen in den Feldern nur ZULÄSSIGE Werte?
    Die Spezi­fi­ka­tion verweist hier auf Code-Listen mit expli­zi­ten Anga­ben. Gute Beispiele hier­für sind die Codie­run­gen für die Zahlungs­an­wei­sun­gen, für die Steu­er­ka­te­go­rie und den Rechnungstyp.

Sie möch­ten wissen,
wie Sie den Umstieg auf die E‑Rechnung sicher meistern?

➥ Kosten­lo­sen Praxis-Leit­fa­den herunterladen

In unse­rem Leit­fa­den »5 Schritte zur E‑Rechnung auf Basis der EN 16931« steckt unsere kompri­mierte Expertise:

  • Erfah­rung aus 18 Jahren E‑Rechnung
  • topak­tu­elle Infor­ma­tio­nen rund um das Wachstumschancengesetz

haben wir zu einer praxis­taug­li­chen Check­liste aufbereitet.

➥ Planungs­si­cher­heit erlan­gen, hand­lungs­fä­hig werden

Schritt 1: Exper­tise zur E‑Rechnung aufbauen

Schritt 2: Status Quo analysieren

Schritt 3: In System­land­schaft einordnen

Schritt 4: Kommu­ni­ka­ti­ons­stra­te­gie definieren

Schritt 5: Lösungs­an­sätze evaluieren

Bitte tragen Sie sich hier ein, sodass wir den Link zum Down­load an Sie senden können:


    Weitere Infor­ma­tio­nen entneh­men Sie bitte unse­ren Daten­schutz­hin­wei­sen. Wir behan­deln Ihre Daten vertraulich. 

    Zum Hinter­grund …

    Seit der Veröf­fent­li­chung des Regie­rungs­ent­wurfs des Wachs­tums­chan­cen­ge­set­zes im August 2023 hat das Thema E‑Rechnung in Deutsch­land an Fahrt aufgenommen.

    Auch wenn man schon lange die dies­be­züg­li­chen Entwick­lun­gen beob­ach­tet hat, ist es nicht einfach, alle Aspekte zu über­bli­cken, im Detail zu verste­hen und in einen Gesamt­zu­sam­men­hang mit dem eige­nen Unter­neh­men zu bringen.

    V.a. da die bereits verfüg­ba­ren Infor­ma­tio­nen wie

    • der Gesetz­ent­wurf,
    • Stel­lung­nah­men aus Wirt­schaft und Verbänden,
    • Normen wie die EN 16931,
    • die Spezi­fi­ka­tion zur EN 16931 Part 1

    nicht gerade einfach zu »entschlüs­seln« oder zu bewer­ten sind.

    Zuletzt am 2.10.2023 hat das Bundes­mi­nis­te­rium der Finan­zen (BMF) den Gesetz­ent­wurf hinsicht­lich eini­ger unkla­rer Punkte konkre­ti­siert.

    Der bunte Mix aus juris­ti­sche Formu­lie­run­gen, Texten aus der Sicht der jewei­li­gen Inter­es­sen­grup­pen und sehr tech­ni­sche Doku­mente wie Code­lis­ten aus der o.g. Spezi­fi­ka­tion machen es Unter­neh­men jedoch teil­weise schwer, eine Stra­te­gie zu entwickeln.

    Wir liefern Ihnen hier aktu­elle Infor­ma­tio­nen zur E‑Rechnung und in unse­rer Exper­tise Ecke umfas­sende Infor­ma­tio­nen zur E‑Rechnungspflicht B2B ab 2025, damit Sie heute schon Ihren Hand­lungs­be­darf rich­tig einschät­zen und früh­zei­tig agie­ren können.

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