E‑Rechnung an die öffent­li­che Hand Elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen als XRech­nung oder ZUGFeRD

Auftrag­ge­ber der öffent­li­chen Hand sind in Deutsch­land dazu verpflich­tet, elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen empfan­gen zu können. Immer mehr Behör­den akzep­tie­ren sogar nur noch elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen im Format XRechnung.

Hier erfah­ren Sie alles über die E‑Rechnung in Deutsch­land. – Und über die aktu­el­len Regeln in jedem einzel­nen Bundesland.

E‑Rechnung B2G (Busi­ness To Govern­ment) Alles XRechnung?

Was Sie über elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen an die öffent­li­che Verwal­tung sowie die dies­be­züg­li­chen Pflich­ten und Formate wissen sollten

Seit dem 18. April 2020 müssen alle öffent­li­chen Auftrag­ge­ber elek­tro­ni­sche Eingangs­rech­nun­gen in einem Stan­dard, der den EU-Vorga­ben entspricht, empfan­gen (und eigent­lich auch elek­tro­nisch weiter­ver­ar­bei­ten) können. In Deutsch­land wurde für eben­die­sen Zweck das Format XRech­nung entwi­ckelt. Hier­bei handelt es sich um eine soge­nannte Core Invoice Usage Speci­fi­ca­tion (CIUS) der entspre­chen­den, eben­falls von der EU vorge­ge­be­nen E‑Rechnungsnorm EN 16931. Oder anders ausgedrückt:

Die XRech­nung ist die deut­sche Vari­ante der E‑Rechnung für die Verwaltung.

Ebenso kompa­ti­bel mit den EU-Vorga­ben ist übri­gens auch das (hier­zu­lande schon etwas bekann­tere) ZUGFeRD-Format seit der Version ZUGFeRD 2.0.

So weit, eigent­lich so gut. Doch wie sieht das Ganze in der Praxis aus?
Im Folgen­den klären wir u.a. die Fragen:

  • Wer soll eigent­lich die elek­tro­ni­schen Rech­nun­gen erstel­len, die sich die öffent­li­che Verwal­tung wünscht?
  • Und wie finden die Rech­nungs­da­ten­sätze in XRech­nung, ZUGFeRD & Co. über­haupt ihren Weg zum jewei­li­gen Rech­nungs­emp­fän­ger in der öffent­li­chen Verwal­tung oder öffent­li­chen Unter­neh­men in Bund, Ländern und Gemeinden?

»Digi­tal-Fahr­plan« zu einer effi­zi­en­te­ren und gerech­te­ren Besteuerung

Schritt 1 | XRech­nung an die öffent­li­che Hand

Seit 04.2020 ist die öffent­li­che Hand verpflich­tet »echte« E‑Rechnungen zu empfan­gen. Seit 11.2020 gilt die Pflicht für Liefe­ran­ten des Bundes. Die Rege­lun­gen auf Ebene der Länder ist eher frag­men­tiert, nicht einheitlich.

Alle Infor­ma­tio­nen zur XRech­nung und den Rege­lun­gen von Bund und den 16 Bundes­län­dern halten wir für Sie inkl. der Entwick­lun­gen zur XRech­nung B2G jeder­zeit bereit.

Schritt 2 | E‑Rechnungspflicht B2B

Die E‑Rech­nungs-Pflicht B2B in Deutsch­land kommt. Nach aktu­el­lem Stand des Geset­zes­ent­wurfs schon ab dem 01.01.2025.

Schritt 3 | Einheit­li­ches elek­tro­ni­sches Steuermeldesystem

2028 plant Deutsch­land entspre­chend der EU-Vorgabe (Projekt ViDA) die Einfüh­rung eines einheit­li­chen elek­tro­ni­schen Steuermeldesystems.

Mehr zum Gesche­hen in der EU und ein Einstieg in die Begriffs­welt finden Sie auf unse­rer Exper­tise-Seite Clearance & Tax-Report­ing.


Elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen im Format XRech­nung an den Bund sind Pflicht!

Eine elek­tro­ni­sche Rech­nung kann im Grunde über viele verschie­dene Wege an die Rech­nungs­emp­fän­ger bei der öffent­li­chen Hand über­tra­gen werden. Der Bund hat dafür jedoch eine zentrale Stelle im Inter­net einge­rich­tet, den soge­nann­ten Zentra­len Rech­nungs­ein­gang des Bundes (ZRE). Diesen errei­chen Sie über https://xrechnung.bund.de/. Bevor man den ZRE jedoch zur Rech­nungs­über­mitt­lung an die eige­nen Auftrag­ge­ber aus dem öffent­li­chen Sektor nutzen kann, ist eine einma­lige Regis­trie­rung erfor­der­lich. Zudem benö­ti­gen Sie die soge­nannte Leit­weg-ID des Empfän­gers. Diese erhal­ten Sie bei Neuauf­trä­gen auto­ma­tisch, können diese aber auch jeder­zeit bei Ihrem Auftrag­ge­ber erfragen.

ZRE des Bundes: So kommt Ihre XRechnung beim Bund an und wird sicher bearbeitet.

Abb. ZRE des Bundes: So kommt Ihre XRech­nung beim Bund an und wird sicher bearbeitet.
Quelle: Erstellt auf Basis der Infor­ma­tio­nen unter https://www.e‑rechnung-bund.de

Die Vorteile machen sich sowohl im Ressour­cen­ver­brauch als auch bei den Kosten für die Rech­nungs­ver­ar­bei­tung sehr stark bemerk­bar. Für Bund und Länder liegt das geschätzte Einspar­po­ten­zial allein hier­zu­lande bei bis zu 4,5 Milli­ar­den Euro – pro Jahr¹! Eher pessi­mis­ti­sche Schät­zun­gen gehen dage­gen von «nur» 2,5 Milli­ar­den Euro aus, die sich jedes Jahr mit der elek­tro­ni­schen Rech­nungs­stel­lung an die Verwal­tung einspa­ren ließen.

¹C. Rogall-Grothe: Leit­fa­den Elek­tro­ni­sche Rech­nung in der öffent­li­chen Verwal­tung, Frank­furt am Main 2014

E‑Rechnung = XRechnung?

Mit der XRech­nung hat die öffent­li­che Verwal­tung in Deutsch­land einen neuen Stan­dard für elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen (E‑Rechnungen) geschaffen.

Warum? Ganz einfach: Nach­dem es sich beim «echten» elek­tro­ni­schen Invoi­cing um struk­tu­rierte Daten­sätze handelt, soll­ten damit gleich mehrere Probleme ange­gan­gen werden. Denn die in einem einheit­li­chen Format bereit­ge­stell­ten Rech­nungs­in­halte können nicht nur leich­ter vali­diert, sondern durch die Buch­hal­tung auch kosten- und umwelt­scho­nend über­tra­gen und schließ­lich fehler­frei ausge­le­sen werden.

Arbeits­ab­läufe wie die Über­tra­gung, Prüfung, Frei­gabe und Bezah­lung von Rech­nun­gen lassen sich damit erheb­lich verkür­zen und opti­mie­ren.

Ist die Regis­trie­rung beim ZRE erst einmal geschafft, haben Sie gleich mehrere Möglich­kei­ten, Ihre Rech­nungs­da­ten zu übermitteln:

  • Der Klas­si­ker: E‑Rechnung per E‑Mail an Behör­den und andere staat­li­che Rechnungsempfänger
  • Für gele­gent­li­che Rech­nun­gen: Eingabe der Rech­nungs­da­ten per Webfor­mu­lar oder Upload selbst erstell­ter XRech­nun­gen über die Rechnungseingangsplattform
  • Für viele Rech­nun­gen: Webser­vice via PEPPOL, was für Sie als Rech­nungs­stel­ler soviel heißt wie per Webser­vice. Das PEPPOL-Netz­werk kommt im Zuge der Weiter­lei­tung an den jewei­li­gen Empfän­ger ins Spiel. Damit haben Sie Stand heute als Rech­nungs­stel­ler keine direk­ten Berüh­rungs­punkte. Sind Sie bereits an das PEPPOL-Netz­werk ange­bun­den, dann könn­ten Sie natür­lich auch darüber Ihre Rech­nun­gen direkt zustellen.

Geplant ist außer­dem die Über­mitt­lung von selbst­er­stell­ten XRech­nun­gen mittels De-Mail. Zudem machen es immer mehr Soft­ware­ent­wick­ler und Dienst­leis­ter möglich, auch direkt aus dem eige­nen ERP-System heraus elek­tro­ni­sche Zahlungs­auf­for­de­run­gen als XRech­nung oder in einem ande­ren gewünsch­ten E‑In­voi­cing-Stan­dard zu verschicken.

Große Unter­schiede: XRech­nun­gen an Empfän­ger auf Landes- und kommu­na­ler Ebene

Eigent­lich sollte das seit dem 18. April 2020 kein Problem (mehr) sein. In der Reali­tät dürfte es aber wohl noch etwas dauern, bis wirk­lich der letzte öffent­li­che Bestel­ler in der Lage sein wird, «echte» elek­tro­ni­sche Zahlungs­auf­for­de­run­gen zu empfan­gen und digi­tal weiterzuverarbeiten.

Dass die Umstel­lung auf den digi­ta­len Rech­nungs­ein­gang in den Ländern nicht ganz so homo­gen wie auf Bundes­ebene gelang, liegt dabei übri­gens in der föde­ra­len Natur der Sache. Denn in der Bundes­re­pu­blik Deutsch­land ist es meist Aufgabe der einzel­nen Bundes­län­der, euro­päi­sche Vorga­ben in gelten­des Landes­recht zu überführen.

So hatten auch bei der elek­tro­ni­schen Rech­nungs­stel­lung an die Verwal­tung die Bundes­or­gane, Bundes­mi­nis­te­rien und die sons­ti­gen Bundes­be­hör­den zeit­lich die Nase vorn. Schließ­lich musste zunächst nur ein entspre­chen­des E‑Rech­nungs-Gesetz (ERechG) verab­schie­det und eine E‑Rechnungsverordnung (auch E‑Rech-VO oder ERechV) erlas­sen werden, durch welche sowohl Ausge­stal­tung als auch Umfang und Zeit­plan für die E‑Rechnung an den Bund fest­ge­legt wurden. Danach galt es, für das Rech­nungs­we­sen des Bundes eine gemein­same Lösung (in Form des ZRE) zu finden, zu imple­men­tie­ren und mit allen Leis­tungs­emp­fän­gern zu verbin­den. Fertig.

16 verschie­dene Länder­vor­ga­ben für E‑Rechnungen an die Verwaltung

Auf Landes­ebene muss­ten dage­gen ganze 16 Einzel­ge­setze und Verord­nun­gen auf Basis der EU-Richt­li­nie und der euro­päi­schen Norm entwor­fen, opti­miert und erlas­sen werden. Kein Wunder, dass das nicht über­all gleich schnell – und mit dem glei­chen Ergeb­nis – vonstattenging.

Ein Umstand, der sich nun in zahl­rei­chen unter­schied­li­chen Vorga­ben, Schwel­len­wer­ten und tech­ni­schen Ansät­zen von Bundes­land zu Bundes­land bemerk­bar macht. Und die Spann­weite ist groß.

So gibt es heute nicht nur erheb­li­che Unter­schiede zwischen den verschie­de­nen Ländern und Verwal­tungs­ebe­nen. Auch inner­halb dieser Berei­che wurde es wiederum oft den einzel­nen öffent­li­chen Abneh­mern über­las­sen, ab welchem Rech­nungs­vo­lu­men (1.000 €, unter­schwel­lige Aufträge, ober­schwel­lige Aufträge) sie elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen anneh­men. Und ob diese für die Liefe­ran­ten verpflich­tend sein sollten.

Doch damit nicht genug. Denn teil­weise kann sich sogar das Rech­nungs­for­mat unter­schei­den. Wie weit die Unter­schiede gehen können, zeigen diese Beispiele:

  • Die Freie Hanse­stadt Bremen folgt zu 100 % dem Bund (oder besser: anders­herum) und erwar­tet damit die XRech­nung ab 1.000 € Rechnungsvolumen.
  • Andere Länder wie der Frei­staat Bayern nehmen auf Ebene des Landes zwar nun digi­tale Zahlungs­auf­for­de­run­gen entge­gen, geben aber keine bindende Vorschrift für die Auftrag­neh­mer vor. Auch gibt es in Bayern keine zentrale Platt­form für den Empfang elek­tro­ni­scher Rechnungen.
  • Im Bundes­land Nord­rhein-West­fa­len müssen Rech­nungs­stel­ler mit jedem Auftrag­ge­ber indi­vi­du­ell klären, über welchen Weg der Rech­nungs­ver­sand abläuft. Zudem gibt es ein zentra­les E‑Rech­nungs-Portal, das aber nicht verpflich­tend ist.

Klingt kompli­ziert? Ist es leider auch! Nach­dem (fast) alle Bundes­län­der ein E‑Rech­nungs-Gesetz und eine E‑Rech‑V erlas­sen haben, haben wir die jewei­li­gen Vorga­ben, Rege­lun­gen und Verfah­rens­wege in ein paar prak­ti­schen Über­sichts­kar­ten für Sie zusam­men­ge­stellt. So erfah­ren Sie auf einen Blick:

  • In welchen Ländern gilt eine Pflicht zur elek­tro­ni­schen Rech­nungs­über­mitt­lung für Auftrag­neh­mer – bzw. ist eine solche geplant?
  • Können Rech­nun­gen über eine zentrale Rech­nungs­ein­gangs­platt­form einge­lie­fert werden?

E‑Rechnungen an die öffent­li­che Verwal­tung: Das gilt in den einzel­nen Bundesländern

E-Rechnung in DE - Pflicht für Rechnungssteller - SY by Cegedim

E‑Rechnungspflicht in Deutschland*

Keine allge­meine Pflicht, aber teil­weise bezo­gen auf Auftrag möglich

Pflicht geplant

Pflicht gilt auch für Rechnungssteller

*letzte Aktua­li­sie­rung 22.05.2024

E-Rechnung in DE - Zentraler / Dezentraler Rechnungseingang - Sy by Cegedim

Zentrale / dezen­trale Rechnungseingänge*

OZG-REZRE

eigene Portal­lö­sung

dezen­trale Lösung

*letzte Aktua­li­sie­rung 22.05.2024

Abb. Umset­zung der EU-Verord­nung auf Ebene des Bundes und der Länder
Quelle: Die DE-Karten erstel­len wir selbst, auf Basis recher­chier­ter Daten. Siehe Detail­an­sicht mit Links zu Geset­zen und Verord­nun­gen des Bundes und der Länder direkt im Anschluss. Wir bemü­hen uns Ände­run­gen möglichst zeit­nah einzu­ar­bei­ten. Sollte Ihnen etwas auffal­len, was korri­giert oder ergänzt werden sollte, freuen wir uns über eine kurze Infor­ma­tion (> Kontakt­for­mu­lar).

XRech­nun­gen an die Verwal­tung stel­len: Auch für KMU und Konzerne (fast) kein Problem!

Die gute Nach­richt vorweg: Einen grund­sätz­li­chen Zwang, Rech­nun­gen nur noch elek­tro­nisch und in einer EU-konfor­men Vari­ante an öffent­li­che Auftrag­ge­ber zu über­mit­teln, gibt es nicht.

Aller­dings bestä­ti­gen auch hier die Ausnah­men die Regel. Denn wer Bundes­be­hör­den, Verfas­sungs­or­gane, ein Minis­te­rium oder einen ande­ren Rech­nungs­emp­fän­ger auf Bundes­ebene als Kunden hat, muss in der Lage sein, die gefor­der­ten elek­tro­ni­schen Wert­stel­lun­gen zu stel­len. Bereits seit dem 27. Novem­ber 2020 dürfen Auftrag­ge­ber des Bundes keine Rech­nun­gen mehr anneh­men, die nicht den euro­päi­schen Vorga­ben entspre­chen. Einfa­che PDF-Rech­nun­gen oder gar Papier­rech­nun­gen werden dann zurück­ge­wie­sen und nicht mehr bezahlt.

Einzige Ausnah­men (auf Bundes­ebene): Nach Maßgabe des § 3 Absatz 3 der E‑Rechnungsverordnung des Bundes sind die Zahlungs­auf­for­de­run­gen nach Erfül­lung eines Direkt­auf­trags bis zu einer Höhe von 1.000 Euro von der Pflicht zur E‑Rechnung ausge­nom­men. Glei­ches gilt nach § 8 E‑Rech-VO außer­dem für geheim­hal­tungs­be­dürf­tige Rech­nungs­da­ten aus Ange­le­gen­hei­ten des Auswär­ti­gen Diens­tes und der sons­ti­gen Beschaf­fun­gen im Ausland sowie für Wert­stel­lun­gen, die in Verfah­ren der Organ­leihe nach § 159 Absatz 1 Nummer 5 des Geset­zes gegen Wett­be­werbs­be­schrän­kun­gen auszu­stel­len sind.

Auf Landes­ebene gibt es dage­gen zwar (noch) so gut wie keine Verpflich­tung zur E‑Rechnungsversand an die Verwal­tung. Dafür macht die schier unüber­schau­bare Zahl an unter­schied­li­chen Detail­vor­ga­ben, Porta­len, Über­tra­gungs­we­gen und Schwel­len­wer­ten die E‑Rechnungsstellung an die öffent­li­che Verwal­tung und öffent­li­che Unter­neh­men zu einem regel­rech­ten Minen­feld. Gerade dann, wenn man als Liefe­rant oder Dienst­leis­ter der öffent­li­chen Hand für mehrere Rech­nungs­emp­fän­ger in verschie­de­nen Ländern, Gemein­den oder Regio­nen tätig ist.

Jedes Detail im Blick: 

Pflicht und Vorga­ben zur E‑Rechnung an den Bund und die einzel­nen Länder

Wir haben für Sie die wich­tigs­ten Punkte zur Umset­zung des E‑Invoicing auf Ebene des Bundes bzw. des jewei­li­gen Bundes­lan­des zusam­men­ge­tra­gen. Die Grund­lage bildet jeweils das E‑Rech­nungs-Gesetz bzw. die E‑Rech­nungs-Verord­nung, die wir für Sie auch jeweils verlinkt haben.

Wenn Sie sich für die Details zu einem bestimm­ten Bundes­land inter­es­sie­ren, können Sie über das nach­fol­gende Menü direkt zu den jewei­li­gen Infor­ma­tio­nen navigieren.

Auf Ebene des Bundes

ePod­cast E‑Rechnung an den Bund von A‑Z | ePodcast#03
Erfah­ren Sie in knapp 20 Minu­ten alles wich­tige zum siche­ren Versand von Rech­nun­gen an den Bund auf der Tonspur.
Jetzt direkt reinhören! 
E‑Rech­nungs-Gesetz Ja, siehe § 4a des E‑Go­vern­ment-Geset­zes
E‑Rech­nungs-Verord­nung Ja, siehe Verord­nung des Bundes
Pflicht zur Annahme von E‑Rechnungen Ja, für alle Bundes­be­hör­den, seit dem 27.11.2019
E‑Rech­nungs-Pflicht für Lieferanten Ja, seit dem 27.11.2020 an alle Bundes­be­hör­den. Ausnah­men nur für Einzel­auf­träge < 1.000€ und gemäß §8 und §9 der ERechV des Bundes.
Wege des Rechnungseingangs Über die Zentrale Rech­nungs­ein­gangs­platt­form des Bundes (ZRE) > https://xrechnung.bund.de errei­chen Sie alle unmit­tel­ba­ren Bundes­ver­wal­tun­gen. Über das ZRE Portal können elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen manu­ell über den Webbrow­ser erfasst, per E‑Mail (an xrechnung@portal.bund.de), De-Mail bzw. per Webser­vice via PEPPOL einge­lie­fert werden.

Rech­nun­gen an mittel­bare Bundes­ver­wal­tun­gen können über das bauglei­che Rech­nungs­ein­gangs-Portal OZG-RE einge­lie­fert werden.

Hilf­rei­che Infor­ma­tio­nen zur E‑Rechnung in der Bundes­ver­wal­tung ( ZRE und OZG-RE ) inkl. prak­ti­scher klei­ner Lern­vi­deos / Tuto­ri­als finden Sie unter https://www.e‑rechnung-bund.de.

Leit­weg-ID Die Leit­weg-ID ist als Teil der Rech­nungs­le­gung zwin­gend erfor­der­lich. Sie wird für Bundes­be­hör­den vom KKR (Kompe­tenz­zen­trum für das Kassen- und Rech­nungs­we­sen des Bundes) verge­ben. Liefe­ran­ten soll­ten im Rahmen der Auftrags­ver­gabe die Leit­weg-ID des Auftrag­ge­bers erhalten.
Info Stand 26.11.2021

Baden-Würt­tem­berg

ePod­cast Was bedeu­tet die E‑Rechnungspflicht in Baden-Würt­tem­berg für Liefe­ran­ten? | ePodcast#08
Worauf müssen Sie als Liefe­rant an Behör­den und Insti­tu­tio­nen der öffent­li­chen Hand in Baden-Würt­tem­berg achten? Erfah­ren Sie alles Wich­tige auf der Tonspur.
Jetzt direkt reinhören!
E‑Rech­nungs-Gesetz Ja, siehe §4a des E‑Go­vern­ment-Gesetz Baden-Würt­tem­berg (EGovG BW)
E‑Rech­nungs-Verord­nung Jasiehe Verord­nung des Landes Baden-Württemberg
Pflicht zur Annahme von E‑Rechnungen Ja, seit dem 18.04.2020 sind Behör­den und der öffent­li­chen Hand zuzu­rech­nende Unter­neh­men des Landes zur Annahme und Verar­bei­tung von elek­tro­ni­schen Rech­nun­gen ab einem Auftrags­wert von 1.000€ verpflich­tet. Für Gemein­den oder Gemein­de­ver­bände gilt die Pflicht für den ober­schwel­li­gen Auftrags­ver­gabe-Bereich. (siehe ERechV BW §3 Absatz 2).
E‑Rech­nungs-Pflicht für Lieferanten Ja, seit dem 01.01.2022. Ausnah­men nur für Einzel­auf­träge < 1.000€ und für Liefe­ran­ten aus dem Nicht-EU Ausland (siehe ERechV BW §3 Absatz 3 und 4).
Wege des Rechnungseingangs Über den Zentra­len Rech­nungs­ein­gang BW (ZRE BW), durch Webu­pload, per E‑Mail oder zu einem späte­ren Zeit­punkt per Webser­vice über die Infra­struk­tur von Pan-Euro­pean Public Procu­re­ment OnLine (PEPPOL).
Akzep­tierte Rechnungsformate XRech­nung oder alter­na­tiv im ZUGFeRD (Profil XRechnung)
Leit­weg-ID Die Leit­weg-ID ist als Teil der E‑Rechnung zwin­gend erfor­der­lich für die Über­mitt­lung von Rech­nun­gen über den ZRE BW. Rech­nungs­stel­ler erhal­ten im Rahmen der Auftrags­ver­gabe die Leit­weg-ID des Auftraggebers.
Info Stand 22.05.2024; weitere Infos siehe  Info­seite des Service-BW und den FAQ

Bayern

ePod­cast E‑Rechnung an Behör­den in Bayern von A‑Z
Erfah­ren Sie alles wich­tige zum siche­ren Versand von Rech­nun­gen an Baye­ri­sche Behör­den und Insti­tu­tio­nen der öffent­li­chen Hand.
E‑Rech­nungs-Gesetz Ja, siehe Arti­kel 5 des EGovern­ment-Geset­zes für Bayern
E‑Rech­nungs-Verord­nung Ja, siehe Verord­nung Bayerns und erläu­ternde Infor­ma­tio­nen zur Umset­zung in Bayern
Pflicht zur Annahme von E‑Rechnungen

Ja, seit dem 18.04.2020 sind alle staat­li­chen Behör­den des Frei­staats Bayern ab einem Auftrags­wert von 1.000€ zur Annahme elek­tro­ni­scher Rech­nun­gen verpflich­tet. Für Gemein­den, Gemein­de­ver­bände, Land­rats­äm­ter und sons­tige der Aufsicht des Frei­staa­tes Bayern unter­ste­hen­den juris­ti­schen Perso­nen des öffent­li­chen Rechts gelten diese Verpflich­tun­gen zunächst für den ober­schwel­li­gen Auftrags­wer­te­be­reich und ab dem 18.04.2022 auch für unter­schwel­lige Aufträge ab 1.000€ netto.

Für Bauauf­träge im unter­schwel­li­gen Auftrags­wer­te­be­reich gilt die Pflicht der Annahme ab dem 18.04.2023.

E‑Rech­nungs-Pflicht für Lieferanten Für die Einlie­fe­rung elek­tro­ni­scher Rech­nun­gen besteht bisher im Frei­staat Bayern keine bindende Richtlinie.
Wege des Rechnungseingangs Bisher gibt es vom Land Bayern keinen zentra­len Rech­nungs­ein­gang. Rech­nung werden in der Regel per E‑Mail direkt an den Rech­nungs­emp­fän­ger gesen­det. E‑Rechnung vali­die­ren und visua­li­sie­ren kann man hier.
Akzep­tierte Rechnungsformate XRech­nung oder alter­na­tiv ZUGFeRD (Profil XRechnung) 
Leit­weg-ID Eine eindeu­tige Iden­ti­fi­ka­tion muss in der Rech­nung enthal­ten sein. Diese ID wird vom Auftrag­ge­ber vorge­ge­ben und kann die Auftrags­num­mer, ein Akten­zei­chen oder die Leit­weg-ID sein.
Info Stand 22.05.2024

Berlin

E‑Rech­nungs-Gesetz Ja, siehe Berli­ner E-Rech­nungs­ge­setz – BERG  (bzw. auf gesetze.berlin.de)
E‑Rech­nungs-Verord­nung Jasiehe Verord­nung Berlins
Pflicht zur Annahme von E‑Rechnungen Ja, seit dem 18.04.2020 sind die Behör­den des Landes Berlin zur Annahme und Verar­bei­tung von elek­tro­ni­schen Rech­nun­gen im ober­schwel­li­gen Auftrags­wer­te­be­reich gebun­den. Ab dem 31.12.2022 gilt dies auch ab einem Auftrags­wert von 1.000€ (siehe ERechV Berlin §1 Absatz 2 und 3).
E‑Rech­nungs-Pflicht für Lieferanten Nein, es besteht bisher keine gene­relle Pflicht. Eine Pflicht zur elek­tro­ni­schen Rech­nung kann abwei­chend hier­von zwischen Auftrag­ge­ber mit den Liefe­ran­ten verein­bart werden.
Wege des Rechnungseingangs Über die Zentrale Eingangs­platt­form der Bundes­dru­cke­rei > https://xrechnung-bdr.de. Über das OZG-RE Portal können elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen manu­ell über den Webbrow­ser erfasst, durch Webu­pload, per E‑Mail bzw. per Webser­vice via PEPPOL einge­lie­fert werden.
Akzep­tierte Rechnungsformate XRech­nung ggf. alter­na­tive EN 16931-konforme Formate. Fragen Sie hierzu unbe­dingt beim Auftrag­ge­ber nach.
Leit­weg-ID Die Leit­weg-ID ist als Teil der E‑Rechnung zwin­gend erfor­der­lich. Sie wird für das Land Berlin durch die zustän­dige Senats­ver­wal­tung für Finan­zen verge­ben. Liefe­ran­ten soll­ten im Rahmen der Auftrags­ver­gabe die Leit­weg-ID vom Auftrag­ge­ber erhalten.
Info Stand 22.05.2024

Bran­den­burg

E‑Rech­nungs-Gesetz Ja, siehe § 5 des EGovern­ment-Geset­zes Brandenburg
E‑Rech­nungs-Verord­nung Jasiehe Verord­nung Brandenburgs
Pflicht zur Annahme von E‑Rechnungen Ja, seit dem 18.04.2020 für alle Behörden/Institutionen die als juris­ti­sche Person dem Land Bran­den­burg zuge­ord­net sind, ist die Annahme elek­tro­ni­scher Rech­nung ab 1.000€ unter Verwen­dung des Verwal­tungs­por­tals verpflich­tend. Ausnah­men gibt es im Bereich geheim­hal­tungs­be­dürf­ti­ger Aufträge (siehe ERechV Bran­den­burg §8) bzw. im Einzel­fall sofern ihnen vom Minis­te­rium für Finan­zen des Landes Bran­den­burg zuge­stimmt wurde.
Andere Behörden/Institutionen, die nicht dem Land Bran­den­burg als juris­ti­sche Person zuge­ord­net sind, können das Verwal­tungs­por­tal nutzen oder alter­na­tive Verfah­ren zum Empfang elek­tro­ni­scher Rech­nun­gen. Die Pflicht zur Annahme und Verar­bei­tung elek­tro­ni­scher Rech­nun­gen gilt für diese Behörden/Institutionen bis zum 01.01.2025 erst einmal nur für ober­schwel­lige, danach für alle  Aufträge.
E‑Rech­nungs-Pflicht für Lieferanten Nein.
Wege des Rechnungseingangs Über die Zentrale Rech­nungs­ein­gangs­platt­form der Bundes­dru­cke­rei > https://xrechnung-bdr.de/. Über das OZG-RE Portal können elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen manu­ell über den Webbrow­ser erfasst, durch Webu­pload, per E‑Mail bzw. per Webser­vice via PEPPOL einge­lie­fert werden. Weitere Infor­ma­tio­nen zur Elek­tro­ni­schen Rech­nungs­stel­lung im Land Brandenburg
Akzep­tierte Rechnungsformate XRech­nung oder alter­na­tiv in einem EN-16931 Format wie z.B. ZUGFeRD 2.0 (Profil EN 16931)
Leit­weg-ID Die Leit­weg-ID ist als Teil der Rech­nungs­le­gung zwin­gend erfor­der­lich. Auftrag­neh­mer soll­ten im Rahmen der Auftrags­ver­gabe die Leit­weg-ID des Auftrag­ge­bers erhal­ten. Weite­res finden Sie in der Infor­ma­tio­nen zur Leit­weg-ID vom Land Brandenburg.
Info Stand 09.03.2022

Bremen

E‑Rech­nungs-Gesetz Ja, siehe  § 4 des Geset­zes zur Förde­rung der elek­tro­ni­schen Verwal­tung in Bremen.
E‑Rech­nungs-Verord­nung Ja, verab­schie­det am 13.10.2017 – siehe Verord­nung der Freien Hanse­stadt Bremen
Pflicht zur Annahme von E‑Rechnungen Ja,  seit dem 27.11.2019 über das zentrale Rech­nungs­ein­gangs­por­tal zERIKA ab einem Auftrags­wert von 1.000€ verpflich­tend, mit weni­gen Ausnah­men (siehe ERechV Bremen §3 Absatz 4).
E‑Rech­nungs-Pflicht für Lieferanten Ja, seit dem 27.11.2020. Ausnah­men gelten für Einzel­auf­träge < 1.000€ und geheim­hal­tungs­be­dürf­tige Aufträge (siehe ERechV Bremen §3 Absatz 4)
Wege des Rechnungseingangs Über die Rech­nungs­ein­gangs­platt­form zERIKA > https://www.e‑rechnung.bremen.de/, vorzugs­weise per Webser­vice via PEPPOL oder alter­na­tiv manu­ell über den Webbrow­ser erfasst, durch Webu­pload oder per E‑Mail bzw. De-Mail.
Akzep­tierte Rechnungsformate XRech­nung oder alter­na­tiv in einem EN-16931 Format wie z.B. ZUGFeRD 2.0 (Profil EN 16931)
Leit­weg-ID Die Leit­weg-ID ist als Teil der E‑Rechnung zwin­gend erfor­der­lich. Liefe­ran­ten soll­ten im Rahmen der Auftrags­ver­gabe die Leit­weg-ID des Auftrag­ge­bers erhalten.
Info Stand 22.05.2024

Hamburg

E‑Rech­nungs-Gesetz Ja, siehe Gesetz zur Weiter­ent­wick­lung des digi­ta­len Finanz­ma­nage­ments in Hamburg und zur Ände­rung haus­halts­recht­li­cher Vorschrif­ten
vom 27. April 2021
E‑Rech­nungs-Verord­nung Ja, siehe Hambur­gi­sche E‑Rech­nungs-Verord­nung
Pflicht zur Annahme von E‑Rechnungen Ja, gemäß EU-Richt­li­nie für ober­schwel­lige Aufträge, seit dem 18.04.2020. Ab dem 01.01.2022 sind die Behör­den, die Landes­be­triebe, die Sonder­ver­mö­gen und die staat­li­chen Hoch­schu­len der Hanse­stadt Hamburg zum Empfang von E‑Rechnungen über die bereit­ge­stellte IT-Infra­struk­tur verpflichtet.
E‑Rech­nungs-Pflicht für Lieferanten Ja, seit dem 01.01.2022. Ausge­nom­men sind Rech­nun­gen unter einem Netto­be­trag von 1.000 Euro bei Liefe­rung und Leis­tung bzw. 3.000 Euro bei Bauleistungen
Wege des Rechnungseingangs Die Hanse­stadt Hamburg bietet die Möglich­keit Rech­nung über PEPPOL, das E‑Rechnungsportal und per Mail an. Weitere Infor­ma­tio­nen finden Sie unter der Seite Zentra­ler Rech­nungs­ein­gang Hamburg
Akzep­tierte Rechnungsformate XRech­nung, nur für Versen­der, die nicht unter der Pflicht fallen, können alter­na­tiv PDF bzw. ZUGFeRD per E‑Mail einge­reicht werden.
Leit­weg-ID Die Leit­weg-ID wird zwin­gend als Bestand­teil der XRech­nung benö­tigt. Eine Liste mit den Hambur­ger Leit­weg-IDs finden Sie hier.
Info Stand 22.05.2024

Hessen

E‑Rech­nungs-Gesetz Ja, siehe §5 HEGovG E‑Go­vern­ment-Geset­zes des Landes Hessen
E‑Rech­nungs-Verord­nung Jasiehe Verord­nung des Landes Hessen. Weitere Infor­ma­tio­nen sind im Verwal­tungs­por­tal des Landes Hessen zu finden.
Pflicht zur Annahme von E‑Rechnungen Ja, seit dem 18.04.2020, für alle Behör­den des Landes Hessen. Ausnah­men gibt es nur für Einzel­auf­träge < 1.000€ und gemäß §8 und §9 der ERechV des Landes Hessen.
E‑Rech­nungs-Pflicht für Lieferanten Ja, seit dem 18.04.2024.
Wege des Rechnungseingangs Bisher keine zentrale Einlie­fe­rung möglich. Bisher erfolgt die Einlie­fe­rung mindes­tens per E‑Mail oder per Webser­vice via PEPPOL, in Abstim­mung mit dem Auftrag­ge­ber. Weitere Infor­ma­tion finden Sie unter erechnung.hessen.de.
Akzep­tierte Rechnungsformate XRech­nung oder alter­na­tiv in einem EN-16931 Format wie z.B. ZUGFeRD 2.0 (Profil EN 16931)
Leit­weg-ID Es ist eine Iden­ti­fi­ka­ti­ons­num­mer zu verwen­den, nach Vorgabe des Auftrag­ge­bers. Dies kann aber muss nicht das Format der Leit­weg-ID haben. Liefe­ran­ten soll­ten im Rahmen der Auftrags­ver­gabe die Iden­ti­fi­ka­ti­ons­num­mer beim Auftrag­ge­ber erfragen.
Info Stand 22.05.2024

Meck­len­burg-Vorpom­mern

E‑Rech­nungs-Gesetz Die am 21. Novem­ber aktua­li­sierte Version des E‑Go­vern­ment-Gesetz Meck­len­burg-Vorpom­mern – EGovG M-‍V liegt vor und enthält im §4a die Verein­ba­rung bzgl. des Elek­tro­ni­schen Rech­nungs­emp­fangs und der Verordnungsermächtigung.
E‑Rech­nungs-Verord­nung Seit Juni 2021 ist auch die ERechV Meck­len­burg-Vorpom­mern verfüg­bar. Diese ist seit dem 29.06.2021 in Kraft getre­ten und regelt im Einzel­nen die elek­tro­ni­sche Rech­nungs­stel­lung an Behör­den und Insti­tu­tio­nen des Landes Meck­len­burg-Vorpom­mern. Weitere Infor­ma­tio­nen sind verfüg­bar auf dem Dienst­leis­tungs­por­tal des Landes Meck­len­burg-Vorpom­mern.
Pflicht zur Annahme von E‑Rechnungen Ja, für alle Behör­den des Landes Meck­len­burg-Vorpom­mern gilt spätes­tens seit dem Inkraft­tre­ten der ERechV M-‍V die Pflicht zur Annahme von E‑Rechnungen. Sie können dazu die die Rech­nungs­ein­gangs­platt­form OZG-RE des Landes M‑V nutzen.
E‑Rech­nungs-Pflicht für Lieferanten Seit dem 01.04.2023 müssen Rech­nungs­stel­ler ihre Rech­nun­gen unab­hän­gig vom Auftrags­wert elek­tro­nisch im Sinne der ERechV M-‍V als XRech­nung einlie­fern. Ausnah­men gibt es für geheim­hal­tungs­be­dürf­tige Aufträge (siehe ERechV M-‍V §10) und für sons­ti­gen Beschaf­fun­gen im Ausland (siehe ERechV M-‍V §3 (2)).
Zusätz­lich kann bereits heute vertrag­lich eine Pflicht zur E‑Rechnung mit Liefe­ran­ten verein­bart werden.
Wege des Rechnungseingangs Über die Zentrale Rech­nungs­ein­gangs­por­tal der Bundes­dru­cke­rei > https://xrechnung-bdr.de/. Über das OZG-RE Portal können elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen manu­ell über den Webbrow­ser erfasst, durch Webu­pload, per E‑Mail bzw. per Webser­vice via PEPPOL einge­lie­fert werden. Bitte beach­ten: Je nach Auftrag­ge­ber kann es evtl. auch abseits des Portals Zustell­wege für Ihre Rech­nun­gen geben. Weitere Infor­ma­tio­nen dazu finden Sie auf der Seite Zweck­ver­band Elek­tro­ni­sche Verwal­tung in Mecklenburg-Vorpommern
Akzep­tierte Rechnungsformate In Meck­len­burg-Vorpom­mern werden als elek­tro­ni­sche Rech­nung nur rein struk­tu­rierte Formate entspre­chend der EN-16931 ange­nom­men. Dazu gehört primär das Format der XRech­nung.
Leit­weg-ID Die Leit­weg-ID ist bei Nutzung des OZG-RE als Teil der Rech­nungs­le­gung zwin­gend erfor­der­lich. Sie wird für Behör­den des Landes Meck­len­burg-Vorpom­mern verge­ben, siehe weitere Infor­ma­tio­nen unter ‚Voraus­set­zun­gen‘ im Dienst­leis­tungs­por­tal des Landes­am­tes für Finan­zen Mecklenburg-Vorpommern.
Info Stand 22.05.2024

Nieder­sach­sen

ePod­cast E‑Rechnung an Behör­den & Co. in Nieder­sach­sen senden, aber wie? | ePodcast#05 In etwa 15 Minu­ten gibt es alles wich­tige zum siche­ren Versand von Rech­nun­gen an Behör­den und Insti­tu­tio­nen der öffent­li­chen Hand in Nieder­sach­sen. Jetzt direkt reinhören! 
E‑Rech­nungs-Gesetz Ja, siehe § 6 des EGovernment-Gesetzes
E‑Rech­nungs-Verord­nung Ja, siehe Verord­nung des Landes Nieder­sach­sen. Weitere Infor­ma­tio­nen für Rech­nungs­emp­fän­ger stehen auf der Seite der ePost­stelle des Landes Nieder­sach­sen bereit.
Pflicht zur Annahme von E‑Rechnungen Ja, seit dem 18.04.2020, für alle Behör­den des Landes Nieder­sach­sen unab­hän­gig vom Auftrags­wert. Ausnah­men gibt es für geheim­hal­tungs­be­dürf­tige Aufträge (siehe ERechV des Landes Nieder­sach­sen §1 Absatz 2).
E‑Rech­nungs-Pflicht für Lieferanten Nein, es besteht bisher keine gene­relle Pflicht zur E‑Rechnung. Weitere Infor­ma­tio­nen für Rech­nungs­stel­lende stehen auf der Seite der ePost­stelle des Landes Nieder­sach­sen bereit.
Wege des Rechnungseingangs Landes­be­hör­den müssen für den Rech­nungs­emp­fang die zentrale ePost­stelle des Landes Nieder­sach­sen nutzen. Darüber können elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen manu­ell über den Webbrow­ser erfasst, durch Webu­pload bzw. per E‑Mail einge­lie­fert werden. Das erfolgt über das Nieder­säch­si­sche Antrags­sys­tem für Verwal­tungs­leis­tun­gen Online (NAVO) oder per E‑Mail. Zusätz­lich ist seit April 2022 die Bereit­stel­lung des Rech­nungs­emp­fangs per WebSer­vice geplant. Die Weiter­lei­tung an die Rech­nungs­emp­fän­ger erfolgt dann über das PEPPOL-Netzwerk.
Akzep­tierte Rechnungsformate XRech­nung oder alter­na­tiv in einem EN-16931 Format wie z.B. ZUGFeRD 2.0 (Profil EN 16931)
Leit­weg-ID Die Leit­weg-ID ist als Teil der E‑Rechnung zwin­gend erfor­der­lich. Liefe­ran­ten soll­ten im Rahmen der Auftrags­ver­gabe die Leit­weg-ID des Auftrag­ge­bers erhalten.
Info Stand 22.05.2024

Nord­rhein-West­fa­len

ePod­cast Rech­nungs­ver­sand an Behör­den in NRW, von Papier bis E‑Rech­nungs-Pflicht ist alles dabei
Hier finden Sie alles Wich­tige zum Rech­nungs­ver­sand an Behör­den und Insti­tu­tio­nen der öffent­li­chen Hand in NRW.
E‑Rech­nungs-Gesetz Ja, siehe § 7a des E‑Go­vern­ment-Geset­zes
E‑Rech­nungs-Verord­nung Ja, siehe E‑Rech­nungs-Verord­nung des Landes NRW und erläu­ternde Infor­ma­tio­nen zur eRech­nung in NRW
Pflicht zur Annahme von E‑Rechnungen Ja, seit dem 18.04.2020 für alle Behör­den des Landes NRW unab­hän­gig vom Auftrags­wert. Ausnah­men gibt es für Direkt­auf­träge ohne Verga­be­ver­fah­ren bzw. geheim­hal­tungs­be­dürf­tige Aufträge, siehe §6 ERechV des Landes NRW.
E‑Rech­nungs-Pflicht für Lieferanten Nein. Abwei­chend davon können Auftrag­ge­ber eine elek­tro­ni­sche Rech­nungs­stel­lung fordern.
Wege des Rechnungseingangs Über das NRW Portal > https://erechnung.nrw, wobei der Weg des Rech­nungs­ein­gangs vom Auftrag­ge­ber frei wähl­bar ist. Auch eine vorhan­dene Leit­weg-ID bedeu­tet nicht auto­ma­tisch die Anbin­dung des Auftrag­ge­bers am NRW Portal. Weitere Infor­ma­tion finden Sie unter https://www.vergabe.nrw.de/wirtschaft/e‑rechnung-nrw
Akzep­tierte Rechnungsformate XRech­nung oder als ZUGFeRD (Profil XRechnung)
Leit­weg-ID Die Leit­weg-ID ist als Teil der E‑Rechnung zwin­gend erfor­der­lich, sofern eine Rech­nung über das NRW Portal erfolgt. Auftrag­neh­mer soll­ten im Rahmen der Auftrags­ver­gabe die Leit­weg-ID des Auftrag­ge­bers erfragen.
Info Stand 22.05.2024

Rhein­land-Pfalz

E‑Rech­nungs-Gesetz Ja, siehe E‑Rech­nungs-Gesetz Rheinland-Pfalz
E‑Rech­nungs-Verord­nung Ja, siehe E‑Rech­nungs-Verord­nung Rheinland-Pfalz
Pflicht zur Annahme von E‑Rechnungen Ja, seit dem 18.04.2020 sind die Behör­den des Landes Rhein­land-Pfalz unab­hän­gig vom Auftrags­wert zur Annahme elek­tro­ni­scher Rech­nun­gen verpflich­tet. Weitere Infor­ma­tio­nen für Rech­nungs­emp­fän­ger können den FAQ für Rech­nungs­emp­fän­ger des Landes Rhein­land-Pfalz entnom­men werden.
E‑Rech­nungs-Pflicht für Lieferanten Ja, ab 01.04.2025. Siehe E‑Rech­nungs-Verord­nung Rhein­land-Pfalz vom 22. Dezem­ber 2023. Weitere Infor­ma­tio­nen für Rech­nungs­stel­ler können den FAQ für Rech­nungs­stel­ler des Landes Rhein­land-Pfalz entnom­men werden.
Wege des Rechnungseingangs Über das Zentrale Rech­nungs­ein­gangs­por­tal des Landes Rhein­land-Pfalz > https://e‑rechnung.service.rlp.de. Darüber können elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen durch Webu­pload oder per E‑Mail bzw. später auch per Webser­vice via PEPPOL einge­lie­fert werden. Rech­nun­gen an ange­bun­dene Rech­nungs­emp­fän­ger (Landes­ver­wal­tung sowie Kommu­nal­ver­wal­tung) müssen über den Zentra­len E‑Rechnungseingang RLP über­mit­telt werden. Weite­res kann aus der Infor­ma­ti­ons­seite zur E‑Rechnung von RLP entnom­men werden.
Akzep­tierte Rechnungsformate XRech­nung oder alter­na­tiv in einem EN-16931 Format wie z.B. ZUGFeRD 2.0 (Profil EN 16931)
Leit­weg-ID Die Leit­weg-ID ist als Teil der E‑Rechnung zwin­gend erfor­der­lich. Liefe­ran­ten soll­ten im Rahmen der Auftrags­ver­gabe die Leit­weg-ID des Auftrag­ge­bers erhalten.
Info Stand 22.05.2024

Saar­land

E‑Rech­nungs-Gesetz Ja, siehe § 10a des EGovern­ment-Geset­zes Saar­land (E‑GovG SL)
E‑Rech­nungs-Verord­nung Ja, siehe Verord­nung über die elek­tro­ni­sche Rech­nungs­stel­lung im öffent­li­chen Auftrags­we­sen des Saar­lan­des. Weitere Infor­ma­tio­nen können dem Infor­ma­ti­ons­por­tal zum zentra­len E‑Rechnungseingang für das Saar­land entnom­men werden.
Pflicht zur Annahme von E‑Rechnungen Ja, seit dem 18.04.2020 sind die Behör­den des Saar­land zur Annahme elek­tro­ni­scher Rech­nun­gen verpflichtet.
E‑Rech­nungs-Pflicht für Lieferanten Ja, seit dem 01.01.2022. Ausnah­men nur für Einzel­auf­träge < 1.000€, Aufträge die der Geheim­hal­tungs­pflicht unter­lie­gen und für Liefe­ran­ten aus dem Nicht-EU Ausland (siehe ERechV Saar­land §1 Absatz 2 und 3, und §3 Absatz 2).
Wege des Rechnungseingangs Über das Zentrale Rech­nungs­ein­gangs­por­tal des Landes Rhein­land-Pfalz (ZRE-RP) > https://e‑rechnung.service.rlp.de. Darüber können elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen durch Webu­pload oder per E‑Mail bzw. später auch per Webser­vice via PEPPOL einge­lie­fert werden. Rech­nun­gen an ange­bun­dene Rech­nungs­emp­fän­ger (Landes­ver­wal­tung sowie Kommu­nal­ver­wal­tung) müssen über den Zentra­len E‑Rechnungseingang RLP über­mit­telt werden.
Akzep­tierte Rechnungsformate XRech­nung oder alter­na­tiv in einem EN-16931 Format wie z.B. ZUGFeRD 2.0 (Profil EN 16931)
Leit­weg-ID Die Leit­weg-ID ist als Teil der E‑Rechnung zwin­gend erfor­der­lich. Rech­nungs­stel­ler soll­ten im Rahmen der Auftrags­ver­gabe die Leit­weg-ID des Auftrag­ge­bers erhalten.
Info Stand 22.05.2024

Sach­sen

E‑Rech­nungs-Gesetz Ja, siehe § 3a des E‑Go­vern­ment-Geset­zes des Landes Sach­sen (Säch­s­EGovG)
E‑Rech­nungs-Verord­nung Ja, siehe Säch­s­EGovG – Durch­füh­rungs­ver­ord­nung des Landes Sachsen
Pflicht zur Annahme von E‑Rechnungen Ja, seit dem 18.04.2020 sind die Behör­den des Landes Sach­sen zur Annahme elek­tro­ni­scher Rech­nun­gen verpflich­tet, wenn der Auftrags­wert im ober­schwel­li­gen Bereich liegt. Als Ausnah­men gelten darüber hinaus Rech­nun­gen für geheim­hal­tungs­be­dürf­tige Aufträge (siehe Säch­s­EGovG §3a Absatz 3)
E‑Rech­nungs-Pflicht für Lieferanten Nein. Abwei­chend davon können Auftrag­ge­ber eine elek­tro­ni­sche Rech­nungs­stel­lung vertrag­lich verein­ba­ren (siehe § 3a Absatz 1 Satz 3 des Säch­s­EGovG).
Wege des Rechnungseingangs Über das Zentrale Rech­nungs­ein­gangs­por­tal der Bundes­dru­cke­rei > https://xrechnung-bdr.de. Über das OZG-RE Portal können elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen manu­ell über den Webbrow­ser erfasst, durch Webu­pload, per E‑Mail bzw. per Webser­vice via PEPPOL einge­lie­fert werden. Weiter Infor­ma­tion finden Sie unter www.egovernment.sachsen.de/e‑rechnung.html
Akzep­tierte Rechnungsformate XRech­nung oder alter­na­tiv in einem EN-16931 Format wie z.B. ZUGFeRD 2.0 (Profil EN 16931)
Leit­weg-ID Die Leit­weg-ID ist als Teil der E‑Rechnung zwin­gend erfor­der­lich. Liefe­ran­ten soll­ten im Rahmen der Auftrags­ver­gabe die Leit­weg-ID des Auftrag­ge­bers erhalten.
Info Stand 22.05.2024

Sach­sen-Anhalt

ePod­cast E‑Rechnung in Sach­sen-Anhalt 
In Sach­sen-Anhalt gilt zwar noch keine E‑Rechnungspflicht. Aber was müssen Sie beach­ten, wenn Sie die Vorteile der E‑Rechnung nutzen wollen?
E‑Rech­nungs-Gesetz Ja, siehe E‑Rech­nungs-Gesetz des Landes Sachsen-Anhalt
E‑Rech­nungs-Verord­nung Ja, siehe Verord­nung des Landes Sachsen-Anhalt
Pflicht zur Annahme von E‑Rechnungen Ja, seit dem 18.04.2020 sind die Behör­den des Landes Sach­sen-Anhalt unab­hän­gig vom Auftrags­wert zur Annahme elek­tro­ni­scher Rech­nun­gen verpflichtet.
E‑Rech­nungs-Pflicht für Lieferanten Nein.
Wege des Rechnungseingangs Über das E‑Rech­nungs-Portal des Landes Sach­sen-Anhalt > https://serviceportal.sachsen-anhalt.de/SachsenAnhaltGateway/Service/Entry/XRECHNUNG . Weitere Infor­ma­tio­nen finden Sie unter https://mid.sachsen-anhalt.de/digitales/e‑rechnung/
Akzep­tierte Rechnungsformate XRech­nung oder alter­na­tiv in einem EN-16931 Format wie z.B. ZUGFeRD 2.0 (Profil EN 16931)
Leit­weg-ID Die Leit­weg-ID ist als Teil der E‑Rechnung zwin­gend erfor­der­lich. Auftrag­neh­mer soll­ten im Rahmen der Auftrags­ver­gabe die Leit­weg-ID des Auftrag­ge­bers erhalten.
Info Stand 22.05.2024

Schles­wig-Holstein

E‑Rech­nungs-Gesetz Ja, siehe § 52g des Landes­ver­wal­tungs­ge­set­zes des Landes Schleswig-Holstein
E‑Rech­nungs-Verord­nung Jasiehe E‑Rech­nungs-Verord­nung des Landes Schleswig-Holstein
Pflicht zur Annahme von E‑Rechnungen Ja, seit dem 18.04.2020 sind die Behör­den des Landes Schles­wig-Holstein unab­hän­gig vom Auftrags­wert zur Annahme elek­tro­ni­scher Rech­nun­gen verpflich­tet. Für Auftrag­ge­ber, die keine Landes­be­hör­den sind, gilt die Pflicht für ober­schwel­lige Aufträge. Als Ausnah­men gelten darüber hinaus Rech­nun­gen für geheim­hal­tungs­be­dürf­tige Aufträge (siehe §6 der ERechV des Landes Schles­wig-Holstein)
E‑Rech­nungs-Pflicht für Lieferanten Nein. Davon abwei­chend kann bei Auftrags­ver­gabe eine verpflich­tende E‑Rechnung verein­bart werden.
Wege des Rechnungseingangs Über das Rech­nungs­ein­gangs­por­tal des Landes Schles­wig-Holstein> https://serviceportal.schleswig-holstein.de/Verwaltungsportal/Service/Entry/XRECHNUNG. Darüber können elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen manu­ell über den Webbrow­ser erfasst, durch Webu­pload oder per E‑Mail einge­lie­fert werden. Weitere Infor­ma­tio­nen zum Portal stellt der IT-Verbund Schles­wig-Holstein (ITVSH) zur Verfügung.
Akzep­tierte Rechnungsformate XRech­nung oder alter­na­tiv in einem EN-16931 Format wie z.B. ZUGFeRD 2.0 (Profil EN 16931)
Leit­weg-ID Die Leit­weg-ID ist als Teil der E‑Rechnung zwin­gend erfor­der­lich. Rech­nungs­stel­ler soll­ten im Rahmen der Auftrags­ver­gabe die Leit­weg-ID des Auftrag­ge­bers erfragen.
Info Stand 22.05.2024

Thürin­gen

E‑Rech­nungs-Gesetz Ja, siehe § 4a des EGovernment-Gesetzes
E‑Rech­nungs-Verord­nung Ja, siehe Verord­nung des Landes Thüringen
Pflicht zur Annahme von E‑Rechnungen Ja, seit dem 18.04.2020 sind die Behör­den des Landes Thürin­gen unab­hän­gig vom Auftrags­wert zur Annahme elek­tro­ni­scher Rech­nun­gen verpflichtet.
E‑Rech­nungs-Pflicht für Lieferanten Nein. Abwei­chend davon können Auftrag­ge­ber eine elek­tro­ni­sche Rech­nungs­stel­lung vertrag­lich vereinbaren.
Wege des Rechnungseingangs Über die Zentrale Rech­nungs­ein­gangs­platt­form der Bundes­dru­cke­rei > https://xrechnung-bdr.de. Über das OZG-RE Portal können elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen manu­ell über den Webbrow­ser erfasst, durch Webu­pload, per E‑Mail bzw. per Webser­vice via PEPPOL einge­lie­fert werden.
Akzep­tierte Rechnungsformate XRech­nung oder alter­na­tiv in einem EN-16931 Format wie z.B. ZUGFeRD 2.0 (Profil EN 16931)
Leit­weg-ID Die Leit­weg-ID ist als Teil der E‑Rechnung zwin­gend erfor­der­lich. Liefe­ran­ten soll­ten im Rahmen der Auftrags­ver­gabe die Leit­weg-ID des Auftrag­ge­bers erhalten.
Info Stand 22.05.2024

Wie geht’s weiter? 

Der Weg zum Ziel: Flächen­de­ckende Einfüh­rung der E‑Rechnung zwischen Unter­neh­men als Basis für das einheit­li­che Steuer-Melde­sys­tem ab 2028

Die Verpflich­tung zur E‑Rechnung an die öffent­li­che Hand war der erste Schritt im Rahmen der EU-Richt­li­nie 2014/55/EU im Hinblick auf die Ziele des Projekts ViDA, einer groß ange­leg­ten Initia­tive auf euro­päi­scher Ebene:

Das Projekt ViDA = VAT in the Digi­tal Age befasst sich mit der Moder­ni­sie­rung und Anpas­sung der Mehr­wert­steu­er­re­ge­lun­gen an die Anfor­de­run­gen des digi­ta­len Zeit­al­ters. Mit ViDA hat sich die EU auf die Fahne geschrie­ben, die Besteue­rung, insbe­son­dere im grenz­über­schrei­ten­den Handel, effi­zi­en­ter und gerech­ter zu gestalten.

Das primäre, lang­fris­tige Ziel ist hier­bei ein drin­gen­des gemein­sa­mes Anlie­gen aller EU-Länder: die Mini­mie­rung der sog. Mehr­wert­steu­er­lü­cke (Diffe­renz zwischen den zu erwar­ten­den und den tatsäch­li­chen Mehr­wert­steu­er­ein­nah­men) durch Unter­bin­dung von Steu­er­be­trug und Steu­er­hin­ter­zie­hung.

In Deutsch­land wurde der konkrete Plan der aktu­el­len Bundes­re­gie­rung, beim Rech­nungs­aus­tausch und bei der Meldung an die Steu­er­be­hörde digital(er) zu werden, bereits im Koali­ti­ons­ver­trag vom 7. Dezem­ber 2021, S. 132 festgeschrieben.

Gemäß dem »VAT Gap report« der EU gingen durch diese Lücke in der Euro­päi­schen Gemein­schaft im Jahr 2020 jede Sekunde 3.000 € verlo­ren.

In Deutschlag betrug die Diffe­renz zu den zu erwar­ten­den Steu­er­ein­nah­men über 11 Milli­ar­den Euro, in der EU insge­samt sogar 93 Milli­ar­den Euro.

Eine starke Moti­va­tion für alle Mitglied­staa­ten, die Digi­ta­li­sie­rung ihrer eige­nen Rech­nungs­ein­gangs­pro­zesse mit viel Druck und ehrgei­zi­gen Zielen voranzutreiben.

(Quelle: Facts­heet on the VAT Gap 2022 report der EU)

Zeitplan zur E-Rechnung + Clearance / Tax-Reporting / CTC in Deutschland

Abb. Der Weg zur E‑Rechnungspflicht B2G in Deutsch­land: Die elek­tro­ni­sche Rech­nungs­stel­lung B2G,  B2B  und die Einfüh­rung eines elek­tro­ni­schen Melde­sys­tems an die Steuer­­behörden wird nach und nach zur Pflicht

Um Steu­er­be­trug und Steu­er­hin­ter­zie­hung effi­zi­ent zu begeg­nen, müssen Steu­er­be­hör­den nach Auffas­sung der EU dazu befä­higt werden, Trans­ak­tio­nen in Echt­zeit zu über­wa­chen und die Steu­er­ein­nah­men besser zu kontrol­lie­ren. Die vorge­se­hene Lösung lautet:

Echt­zeit Tax-Report­ing für länder­über­grei­fende Transaktionen

Die EU-Kommis­sion hat in ihrer Pres­se­mit­tei­lung vom 8.12.2022 mehrere Punkte als Basis für Geset­zes­vor­schläge veröf­fent­licht, u.a. auch Vorschläge zum Thema digi­tale Melde­pflich­ten und E‑Invoicing.

Gefor­dert wird die Einfüh­rung von – zumin­dest auf Ebene des jewei­li­gen Mitglied­staa­tes – einheit­li­chen elek­tro­ni­schen Steuer-Melde­sys­te­men. Die Mitglied­staa­ten werden verpflich­tet, ein tech­ni­sches Verfah­ren zur Verfü­gung zu stel­len, das inner­ge­mein­schaft­li­chen B2B-Umsätze an die zentrale Daten­bank der (EU-) Finanz­ver­wal­tung über­mit­telt. Und zwar in einem Daten­for­mat auf Basis der bereits bekann­ten Euro­päi­schen Norm EN-16931.

Eine erfolg­rei­che Umset­zung der Vorga­ben auf EU-Ebene ist ohne die Digi­ta­li­sie­rung des Rech­nungs­aus­tau­sches selbst­re­dend nicht denkbar.

Die neuen Rege­lun­gen sollen ab dem 1. Januar 2028 zur Anwen­dung kommen. Deshalb befin­den wir uns derzeit in einer Phase, in der schritt­weise, aber mit Hoch­druck, die Verpflich­tung zur elek­tro­ni­schen Rech­nungs­stel­lung für Geschäfte zwischen Unter­neh­men und der öffent­li­chen Hand sowie zwischen Unter­neh­men einge­führt wird.

Die wich­tigs­ten Antwor­ten zu XRech­nung & Co. 

Sie haben eine konkrete Frage zur elek­tro­ni­schen Rech­nungs­stel­lung an die Verwal­tung oder öffent­li­che Unter­neh­men in Deutsch­land? Wir haben hier die passen­den Antwor­ten für Sie zusammengestellt!

Was ist die XRechnung?

Bei der XRech­nung handelt es sich um ein seman­ti­sches Daten­mo­dell, mit dem sich elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen an die deut­sche Verwal­tung gemäß den Vorga­ben der euro­päi­schen Normie­rungs­be­hörde CEN versen­den lassen. Die XRech­nung stellt damit eine natio­nale Vari­ante der EU-Norm EN 16931 dar, eine so genannte Core Invoice Usage Speci­fi­ca­tion (CIUS).

Was ist eine „echte“ E‑Rechnung?

Eine elek­tro­ni­sche Rech­nung besteht aus struk­tu­rier­ten Rech­nungs­da­ten, die maschi­nell verar­bei­tet werden können. Ein einfa­ches PDF-Doku­ment ohne entspre­chen­den XML-Daten­satz stellt damit keine gültige Zahlungs­auf­for­de­rung mehr dar. Auch dann nicht, wenn die PDF-Rech­nung komplett digi­tal, z.B. per E‑Mail an den Rech­nungs­emp­fän­ger über­mit­telt wird.

Wer ist zur E‑Rechnung verpflichtet?

Alle Rech­nungs­emp­fän­ger der öffent­li­chen Hand müssen seit dem 18. April 2020 in der Lage sein, elek­tro­ni­sche Wert­stel­lun­gen zu empfan­gen. Seit dem 27. Novem­ber 2020 sind zudem alle Geschäfts­part­ner von Rech­nungs­emp­fän­gern des Bundes und der Freien Hanse­stadt Bremen dazu verpflich­tet, ihre Rech­nun­gen in der gefor­der­ten elek­tro­ni­schen Form zu stel­len. Verein­zelte Abneh­mer auf Landes- und kommu­na­ler Ebene verlan­gen von ihren Liefe­ran­ten erst später eine (echte) E‑Rechnung. Dazu gehö­ren Baden-Würt­tem­berg, das Saar­land, die Hanse­stadt Hamburg (seit dem 01.01.22), Meck­len­burg-Vorpom­mern (ab dem 01.04.2023), Hessen (ab dem 18.04.24) sowie Rhein­land-Pfalz (ab dem 01.01.24). Aller­dings gibt es auch Rege­lun­gen wie z.B. in NRW, bei denen der Rech­nungs­ver­sen­der eine Pflicht zur Einlie­fe­rung von Rech­nun­gen als E‑Rechnung im Zuge der Auftrags­ver­gabe fest­le­gen kann. Aktu­ell liegen von 15 Bundes­län­dern die Rege­lun­gen in Form einer ERechV vor. Wir blei­ben für Sie am Ball und aktua­li­sie­ren diesen Absatz regelmäßig.

Wie passen XRech­nung und GoBD zusammen?

Die Grund­sätze zur ordnungs­mä­ßi­gen Führung und Aufbe­wah­rung von Büchern, Aufzeich­nun­gen und Unter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form sowie zum Daten­zu­griff (GoBD) enthal­ten unter ande­rem Vorga­ben dazu, welche Rech­nungs­in­halte auch beim E‑Rechnungsaustausch zu archi­vie­ren sind. Mit einem erfah­re­nen Dienst­leis­ter wie Cegedim e‑Business ist aber auch das Archi­vie­ren von XRech­nung & Co. kein Problem!

Was ist der Unter­schied zwischen XRech­nung und ZUGFeRD 2.0?

Der Haupt­un­ter­schied zwischen den beiden Vari­an­ten ist im wahrs­ten Sinne des Wortes offen­sicht­lich: Denn während es sich bei einer E‑Rechnung im Stan­dard XRech­nung um einen reinen Daten­satz handelt, besteht eine Rech­nung im Stan­dard ZUGFeRD 2.0 aus einem Daten­satz und einem soge­nann­ten Sicht­do­ku­ment in Form eines PDF. Den euro­päi­schen Vorga­ben entspre­chen aber grund­sätz­lich beide Standards.

Was muss das XRech­nungs-Format enthal­ten bzw. die EN-16931-konforme Rechnung?

Für Geschäfts­part­ner der öffent­li­chen Hand, die Ihre Rech­nung als XRech­nung liefern müssen oder wollen, werden neben den umsatz­steu­er­recht­li­chen Rech­nungs­be­stand­tei­len zusätz­lich folgende Anga­ben gefordert:

  1. Eine Iden­ti­fi­ka­ti­ons­num­mer (bei B2G meist in Form der Leitweg-ID)
  2. die Bank­ver­bin­dungs­da­ten
  3. die Zahlungs­be­din­gun­gen
  4. die E‑Mail-Adresse des Rech­nungs­stel­lers bzw. Rech­nungs­sen­ders, manch­mal auch De-Mail-Adresse

Folgende Anga­ben müssen je nach ERechV eben­falls enthal­ten sein, wenn diese dem Rech­nung­s­tel­ler im Rahmen der Beauf­tra­gung über­mit­telt wurden:

  1. die Liefe­ran­ten­num­mer,
  2. eine Bestell­num­mer und
  3. in selte­nen Fällen noch ein Akten­zei­chen oder eine Kosten­stelle, sofern vorhanden.

Je nach Rech­nungs­emp­fän­ger kann es vor allem in Bezug auf die gefor­derte Iden­ti­fi­ka­ti­ons­num­mer abwei­chende Rege­lun­gen geben. Bitte entneh­men Sie diese daher der gülti­gen ERechV des Bundes bzw. Bundes­lan­des oder stim­men Sie dies ab.

Was ist eine Leit­weg-Iden­ti­fi­ka­ti­ons­num­mer (Leit­weg-ID)?

Gerade bei der Rech­nungs­stel­lung an die öffent­li­che Hand (B2G) ist oftmals die Leit­weg-ID zwin­gend erforderlich.

Alles wich­tige zur Leit­weg-ID haben wir in unse­rem Exper­ten-Beitrag “Was ist die Leit­weg-ID in der XRech­nung?” zusammengefasst.

Was ist der Unter­schied zwischen ZRE und OZG-RE?

Während über den Zentra­len Rech­nungs­ein­gang des Bundes (ZRE) elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen an alle Empfän­ger der Bundes­ver­wal­tung geschickt werden können, wird die in etwa „bauglei­che“ Online­zu­gangs­ge­setz-konforme Rech­nungs­ein­gangs­platt­form (OZG-RE) von eini­gen Bundes­län­dern dazu genutzt, um elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen zu empfan­gen. Dane­ben ist aber jetzt auch schon klar, dass es zusätz­lich einige Indi­vi­du­al­lö­sun­gen auf Landes­ebene geben wird.

Das ZRE-Portal errei­chen Sie hier: https://xrechnung.bund.de/

Ein zentra­ler Zugang zur OZG-RE (der aber nicht von allen ange­schlos­se­nen Ländern genutzt werden wird) ist über folgende URL erreich­bar: https://xrechnung-bdr.de

Welche Portale gibt es jetzt eigent­lich für den Empfang von XRechnungen?

Beim Versand von E‑Rechnungen an die öffent­li­che Hand (B2G) kommen die soge­nann­ten Rech­nungs­ein­gangs­por­tale ins Spiel.

Welche es gibt und wo Sie jeweils weitere Infor­ma­tio­nen dazu finden, haben wir in unse­rem Exper­ten-Beitrag “Welche Portale für E‑Rechnungen gibt es?” zusammengefasst.

Wo erhalte ich noch mehr Infor­ma­tio­nen zur XRechnung?

Wie Sie selbst schnell und einfach in der Lage sind, elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen – opti­ma­ler­weise sogar aus Ihrem bestehen­den ERP System heraus – in allen gängi­gen Forma­ten zu versen­den und zu empfan­gen, erfah­ren Sie auf unse­rer Seite zum eBeleg Service – Ausgang. Weitere Infor­ma­tio­nen zum Stand der XRech­nung in den verschie­de­nen Bundes­län­dern finden Sie in unse­rem Update zur Imple­men­tie­rung auf Länder­ebene bzw. beim Verband elek­tro­ni­sche Rech­nung (VeR) über­sicht­lich anhand einer inter­ak­ti­ven Karte zusam­men­ge­stellt. Weitere Infor­ma­tio­nen zum ZRE und den dazu nöti­gen Voraus­set­zun­gen stehen auf bund.de für Sie bereit.

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