Gelten für die E‑Rechnung ab 01.01.2025 bei Empfang und Versand die glei­chen Fristen?

04.12.2023

TRUGSCHLUSS-ALARM Mit unse­rer Serie »Trug­schluss-Alarm« wollen wir Sie auf konkrete Proble­ma­ti­ken hinwei­sen, die uns in unse­ren zahl­rei­chen Kunden-Gesprä­chen und Live-Webi­na­ren begeg­net sind.

Im Folgen­den gehen wir auf den Trug­schluss “Eingang = Ausgang?” ein. Dabei erläu­tern wir, welche Über­gangs­fris­ten vorge­se­hen sind. Und wo die Frei­heit, diese zu nutzen, an ihre Gren­zen stößt.

Ein Stück mehr Exper­tise, damit Sie Ihren Hand­lungs­be­darf inhalt­lich und zeit­lich rich­tig einschät­zen können.

Kann man bei der E‑Rechnungspflicht B2B erst einmal auf Über­gangs­fris­ten bauen?

Ein O‑Ton aus der Praxis:

»Man darf ab 2025 immer noch (über­gangs­weise) Papier­rech­nun­gen, PDFs oder Rech­nun­gen per EDI austau­schen, wenn man noch nicht so weit ist.«

Wo liegt der Trugschluss?

Bei der Umset­zung der aktu­el­len Geset­zes­vor­lage gilt es, genau hinzusehen!

Grund­sätz­lich muss die E‑Rechnungspflicht aus zwei verschie­de­nen Perspek­ti­ven betrach­tet werden:

Der Knack­punkt liegt beson­ders in der Pflicht zum Empfang der zuläs­si­gen Rech­nungs­for­mate, da hier keine Über­gangs­fris­ten vorge­se­hen sind. Aber auch beim Versand lauern Tücken, mit denen man sich ausein­an­der­set­zen muss.

Trugschluss E Rechnung B2b Versand Ist Nicht Empfang

Versand von elek­tro­ni­schen Rechnungen

Über­gangs­fris­ten ja, aber …

Für den Versand sind verschie­dene Über­gangs­re­ge­lun­gen vorge­se­hen. Dabei wird es für kleine und mittel­stän­di­sche Betriebe (KMU) eine verlän­gerte Über­gangs­frist geben, um diesen Unter­neh­men den Umstieg zu erleichtern.

Außer­dem wurden im Laufe des Gesetz­ge­bungs­ver­fah­rens erwei­terte Über­gangs­fris­ten für nicht EN 16931-konforme elek­tro­ni­sche Formate, v.a. auch für EDI, einge­bracht. Letz­te­res berück­sich­tigt die Bedürf­nisse bzw. bringt die Anstren­gun­gen von Unter­neh­men in Anrech­nung, die den Belegaus­tausch schon stark digi­ta­li­siert haben.

Sie kennen jedoch viel­leicht die alte India­ner­weis­heit „Wenn Du entdeckst, dass Du ein totes Pferd reitest, steig ab!“. Klar ist: Auch falls das Pferd „nur“ halb tot ist, ist man trotz­dem weder schnell noch komfor­ta­bel unterwegs.

Deshalb empfeh­len wir unse­ren Kunden und Inter­es­sen­ten sich früh­zei­tig ein gesi­cher­tes Bild über den Hand­lungs­be­darf für den Versand von Rech­nun­gen zu verschaffen.

So lässt sich wunder­bar die passende Stra­te­gie für den Umstieg auf die E‑Rechnung entwickeln.

Empfang von elek­tro­ni­schen Rechnungen

Kein Zwang zur Weiter­ver­ar­bei­tung struk­tu­rier­ter Daten, aber …

Das Bundes­mi­nis­te­rium der Finan­zen hat klar­ge­stellt, dass mit Inkraft­tre­ten des Geset­zes – also zeit­gleich ab 01.01.2025 – die Pflicht zum Empfang EN 16931-konfor­mer “echter” E‑Rechnungen einhergeht.

Und ja, zum Empfang einer “echten” E‑Rechnung gehört auch die Pflicht zur elek­tro­ni­schen Archi­vie­rung entspre­chend den Grund­sät­zen ordnungs­ge­mä­ßer Buch­füh­rung (GoBD).

Wie müssen elek­tro­nisch einge­hende Rech­nun­gen verar­bei­tet werden?

Auf den ersten Blick würde man meinen, nach erfolg­ter Archi­vie­rung – entspre­chende der GoBD – könne man die künf­tig vorge­schrie­be­nen E‑Rechnungen einfach „beisei­te­le­gen“.

So könnte man z. B. einen Viewer nutzen, also ein klei­nes Stück Soft­ware, das im Falle einer XRech­nung die XML-Daten ausliest und auf dem Bild­schirm über­sicht­lich menschen­les­bar anzeigt. Oder im Falle von ZUGFeRD – dem hybri­den Format mit Sicht­do­ku­ment als PDF und struk­tu­rier­ten Daten als XML im Gepäck – könn­ten Sie die weitere Verar­bei­tung einfach auf Basis des Sicht­do­ku­men­tes durchführen.

Viel­leicht sendet der Liefe­rant auch aus Kulanz paral­lel ein PDF per E‑Mail oder die Rech­nung weiter gedruckt per Post, passend zu dem bisher geüb­ten Work­flow Ihres Unternehmens.

Doch Vorsicht, genau wie im Stra­ßen­ver­kehr müssen Sie die Vorrang­re­geln beachten. 

Einer­seits verbie­tet niemand das Abtip­pen oder Ausle­sen von Infor­ma­tio­nen einer gedruck­ten Rech­nung, eines PDFs oder sons­ti­gen Rech­nungs­for­mats abseits der gülti­gen E‑Rechnungsformate. Ande­rer­seits muss man sich bewusst sein, dass die E‑Rechnung (EN 16931-konform, wie XRech­nung und ZUGFeRD) ab 1.1.2025 im juris­ti­schen Sinne Vorrang vor allem erhält, was kein zuläs­si­ges E‑Rechnungsformat darstellt.

Was gilt ab 1.1.2025 als buch­hal­te­ri­sches Original?

Im Grunde ist die Lage sehr klar. Wenn Sie eine elek­tro­ni­sche Rech­nung erhal­ten, bilden die empfan­ge­nen struk­tu­rier­ten Daten das buch­hal­te­ri­sche Original.

Bei hybri­den Forma­ten wie z. B. ZUGFeRD hat das einge­bet­tete XML Vorrang. Soll­ten also bei einem hybri­den Format Sicht­do­ku­ment und XML vonein­an­der abwei­chen, gelten die mitge­lie­fer­ten struk­tu­rier­ten Daten als die buch­hal­te­ri­sche „Wahr­heit“.

Sollte also ein Liefe­rant Ihnen paral­lel zum elek­tro­ni­schen Format z. B. eine gedruckte Rech­nung per Post oder eine einfa­che PDF-Rech­nung per E‑Mail zusen­den, sind diese nicht als »inhalts­glei­ches Mehr­stück« belastbar.

Wie Sie die rele­van­ten Über­gangs­fris­ten ermitteln

B2B E-Rechnung Übergangsfristen beim Rechnungsversand

Im Rech­nungs­ein­gang: !!! Keine Übergangsfristen !!!

Sie sind ab Inkraft­tre­ten der Geset­zes­än­de­rung (siehe Arti­kel 32 und 33 im Wachs­tums­chan­cen­ge­setz), voraus­sicht­lich ab 01.01.2025, verpflich­tet “echte” E‑Rechnungen anzunehmen.

Beim Rech­nungs­ver­sand: Um heraus­zu­fin­den, welche Über­gangs­fris­ten konkret für Ihr Unter­neh­men gelten, können Sie unsere prak­ti­sche Tabelle nutzen. Spie­len Sie hier einfach alle Rech­nungs­for­mate, die Sie ggf. weiter einset­zen möch­ten, durch.

Wich­tig: Achten Sie auf das Kleingedruckte.

  • Für Unter­neh­men unter einer bestimm­ten Jahres­um­satz­höhe in 2026 bestehen groß­zü­gi­gere Regelungen.
  • Einige Über­gangs­fris­ten hängen von der Zustim­mung des Rech­nungs­emp­fän­gers ab.

Zum besse­ren Verständ­nis haben wir hier ein paar Beispiele aufge­führt, die evtl. für Sie über­ra­schende Ergeb­nisse aufzeigen.

Beispiel 1

  • Rech­nungs­for­mat: gedruckt per Post
  • Jahres­um­satz des Unter­neh­mens im Jahr 2026: 1 Mio. €

Wie lautet die Frist bei Papier­rech­nun­gen für Unter­neh­men mit einem Jahres­um­satz > 800.000 € in 2026? 

Der Versand von Papier­rech­nun­gen ist noch bis zum 31.12.2026 erlaubt bzw. ab 1.1.2027 nicht mehr erlaubt, da das Unter­neh­men die maxi­male Umsatz­höhe von 800.000 € überschreitet.

Beispiel 2

  • Rech­nungs­for­mat: PDF (ohne struk­tu­rierte Daten) per E‑Mail
  • Jahres­um­satz des Unter­neh­mens im Jahr 2026: 1 Mio. €
  • Der Kunde stimmt den Rech­nun­gen als einfa­ches PDF nicht zu.

Wie lautet die Frist für einfa­che PDF-Rech­nun­gen?

​Der Versand der PDF-Rech­nun­gen ist weder heute noch später einfach so erlaubt. Bereits heute benö­ti­gen Sie dafür die Zustim­mung der Kunden. Mit Zustim­mung können Sie maxi­mal bis Ende 2026 (bzw. Ende 2027, sofern Sie unter 800.000 € Jahres­um­satz fallen) noch einfa­che PDF-Rech­nun­gen versenden.

Beispiel 3

  • Rech­nungs­for­mat: ZUGFeRD im Profil EN 16931
  • Jahres­um­satz des Unter­neh­mens im Jahr 2026: 1 Mio. €
  • Der Empfän­ger stimmt den ZUGFeRD-Rech­nun­gen nicht zu.

Ab wann können Sie ZUGFeRD (Profil EN 16931 oder XRech­nung) versen­den?

Der Kunde ist ab 1.1.2025 zum Empfang verpflich­tet, er kann die Annahme nicht verweigern.

Das bedeu­tet, Sie können ab dem 1.1.2025 Rech­nun­gen an Ihre Kunden senden.

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➥ Planungs­si­cher­heit erlan­gen, hand­lungs­fä­hig werden

Schritt 1: Exper­tise zur E‑Rechnung aufbauen

Schritt 2: Status Quo analysieren

Schritt 3: In System­land­schaft einordnen

Schritt 4: Kommu­ni­ka­ti­ons­stra­te­gie definieren

Schritt 5: Lösungs­an­sätze evaluieren

Bitte tragen Sie sich hier ein, sodass wir den Link zum Down­load an Sie senden können:


    Weitere Infor­ma­tio­nen entneh­men Sie bitte unse­ren Daten­schutz­hin­wei­sen. Wir behan­deln Ihre Daten vertraulich. 

    Zum Hinter­grund …

    Seit der Veröf­fent­li­chung des Regie­rungs­ent­wurfs des Wachs­tums­chan­cen­ge­set­zes im August 2023 hat das Thema E‑Rechnung in Deutsch­land an Fahrt aufgenommen.

    Auch wenn man schon lange die dies­be­züg­li­chen Entwick­lun­gen beob­ach­tet hat, ist es nicht einfach, alle Aspekte zu über­bli­cken, im Detail zu verste­hen und in einen Gesamt­zu­sam­men­hang mit dem eige­nen Unter­neh­men zu bringen.

    V.a. da die bereits verfüg­ba­ren Infor­ma­tio­nen wie

    • der Gesetz­ent­wurf,
    • Stel­lung­nah­men aus Wirt­schaft und Verbänden,
    • Normen wie die EN 16931,
    • die Spezi­fi­ka­tion zur EN 16931 Part 1

    nicht gerade einfach zu »entschlüs­seln« oder zu bewer­ten sind.

    Zuletzt am 2.10.2023 hat das Bundes­mi­nis­te­rium der Finan­zen (BMF) den Gesetz­ent­wurf hinsicht­lich eini­ger unkla­rer Punkte konkre­ti­siert.

    Der bunte Mix aus juris­ti­sche Formu­lie­run­gen, Texten aus der Sicht der jewei­li­gen Inter­es­sen­grup­pen und sehr tech­ni­sche Doku­mente wie Code­lis­ten aus der o.g. Spezi­fi­ka­tion machen es Unter­neh­men jedoch teil­weise schwer, eine Stra­te­gie zu entwickeln.

    Wir liefern Ihnen hier aktu­elle Infor­ma­tio­nen zur E‑Rechnung und in unse­rer Exper­tise Ecke umfas­sende Infor­ma­tio­nen zur E‑Rechnungspflicht B2B ab 2025, damit Sie heute schon Ihren Hand­lungs­be­darf rich­tig einschät­zen und früh­zei­tig agie­ren können.

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