Gelten für die E‑Rechnung ab 01.01.2025 bei Empfang und Versand die glei­chen Fristen?

Ein O‑Ton aus der Praxis:

»Man darf ab 2025 immer noch (über­gangs­weise) Papier­rech­nun­gen, PDFs oder Rech­nun­gen per EDI austau­schen, wenn man noch nicht so weit ist.«

Wo liegt der Trugschluss?

Versand von elek­tro­ni­schen Rechnungen

Über­gangs­fris­ten ja, aber …

Für den Versand sind verschie­dene Über­gangs­re­ge­lun­gen vorge­se­hen. Dabei wird es für kleine und mittel­stän­di­sche Betriebe (KMU) eine verlän­gerte Über­gangs­frist geben, um diesen Unter­neh­men den Umstieg zu erleichtern.

Außer­dem wurden im Laufe des Gesetz­ge­bungs­ver­fah­rens erwei­terte Über­gangs­fris­ten für nicht EN 16931-konforme elek­tro­ni­sche Formate, v.a. auch für EDI, einge­bracht. Letz­te­res berück­sich­tigt die Bedürf­nisse bzw. bringt die Anstren­gun­gen von Unter­neh­men in Anrech­nung, die den Belegaus­tausch schon stark digi­ta­li­siert haben.

Sie kennen jedoch viel­leicht die alte India­ner­weis­heit „Wenn Du entdeckst, dass Du ein totes Pferd reitest, steig ab!“. Klar ist: Auch falls das Pferd „nur“ halb tot ist, ist man trotz­dem weder schnell noch komfor­ta­bel unterwegs.

Deshalb empfeh­len wir unse­ren Kunden und Inter­es­sen­ten sich früh­zei­tig ein gesi­cher­tes Bild über den Hand­lungs­be­darf für den Versand von Rech­nun­gen zu verschaffen.

So lässt sich wunder­bar die passende Stra­te­gie für den Umstieg auf die E‑Rechnung entwickeln.

Empfang von elek­tro­ni­schen Rechnungen

Kein Zwang zur Weiter­ver­ar­bei­tung struk­tu­rier­ter Daten, aber …

Das Bundes­mi­nis­te­rium der Finan­zen hat klar­ge­stellt, dass mit Inkraft­tre­ten des Geset­zes – also zeit­gleich ab 01.01.2025 – die Pflicht zum Empfang EN 16931-konfor­mer “echter” E‑Rechnungen einhergeht.

Und ja, zum Empfang einer “echten” E‑Rechnung gehört auch die Pflicht zur elek­tro­ni­schen Archi­vie­rung entspre­chend den Grund­sät­zen ordnungs­ge­mä­ßer Buch­füh­rung (GoBD).

Wie müssen elek­tro­nisch einge­hende Rech­nun­gen verar­bei­tet werden?

Auf den ersten Blick würde man meinen, nach erfolg­ter Archi­vie­rung – entspre­chende der GoBD – könne man die künf­tig vorge­schrie­be­nen E‑Rechnungen einfach „beisei­te­le­gen“.

So könnte man z. B. einen Viewer nutzen, also ein klei­nes Stück Soft­ware, das im Falle einer XRech­nung die XML-Daten ausliest und auf dem Bild­schirm über­sicht­lich menschen­les­bar anzeigt. Oder im Falle von ZUGFeRD – dem hybri­den Format mit Sicht­do­ku­ment als PDF und struk­tu­rier­ten Daten als XML im Gepäck – könn­ten Sie die weitere Verar­bei­tung einfach auf Basis des Sicht­do­ku­men­tes durchführen.

Viel­leicht sendet der Liefe­rant auch aus Kulanz paral­lel ein PDF per E‑Mail oder die Rech­nung weiter gedruckt per Post, passend zu dem bisher geüb­ten Work­flow Ihres Unternehmens.

Doch Vorsicht, genau wie im Stra­ßen­ver­kehr müssen Sie die Vorrang­re­geln beachten. 

Einer­seits verbie­tet niemand das Abtip­pen oder Ausle­sen von Infor­ma­tio­nen einer gedruck­ten Rech­nung, eines PDFs oder sons­ti­gen Rech­nungs­for­mats abseits der gülti­gen E‑Rechnungsformate. Ande­rer­seits muss man sich bewusst sein, dass die E‑Rechnung (EN 16931-konform, wie XRech­nung und ZUGFeRD) ab 1.1.2025 im juris­ti­schen Sinne Vorrang vor allem erhält, was kein zuläs­si­ges E‑Rechnungsformat darstellt.

Was gilt ab 1.1.2025 als buch­hal­te­ri­sches Original?

Im Grunde ist die Lage sehr klar. Wenn Sie eine elek­tro­ni­sche Rech­nung erhal­ten, bilden die empfan­ge­nen struk­tu­rier­ten Daten das buch­hal­te­ri­sche Original.

Bei hybri­den Forma­ten wie z. B. ZUGFeRD hat das einge­bet­tete XML Vorrang. Soll­ten also bei einem hybri­den Format Sicht­do­ku­ment und XML vonein­an­der abwei­chen, gelten die mitge­lie­fer­ten struk­tu­rier­ten Daten als die buch­hal­te­ri­sche „Wahr­heit“.

Sollte also ein Liefe­rant Ihnen paral­lel zum elek­tro­ni­schen Format z. B. eine gedruckte Rech­nung per Post oder eine einfa­che PDF-Rech­nung per E‑Mail zusen­den, sind diese nicht als »inhalts­glei­ches Mehr­stück« belastbar.

Wie Sie die rele­van­ten Über­gangs­fris­ten ermitteln

Im Rech­nungs­ein­gang: !!! Keine Übergangsfristen !!!

Sie sind ab Inkraft­tre­ten der Geset­zes­än­de­rung (siehe Arti­kel 32 und 33 im Wachs­tums­chan­cen­ge­setz), voraus­sicht­lich ab 01.01.2025, verpflich­tet “echte” E‑Rechnungen anzunehmen.

Beim Rech­nungs­ver­sand: Um heraus­zu­fin­den, welche Über­gangs­fris­ten konkret für Ihr Unter­neh­men gelten, können Sie unsere prak­ti­sche Tabelle nutzen. Spie­len Sie hier einfach alle Rech­nungs­for­mate, die Sie ggf. weiter einset­zen möch­ten, durch.

Wich­tig: Achten Sie auf das Kleingedruckte.

• Für Unter­neh­men unter einer bestimm­ten Jahres­um­satz­höhe in 2026 bestehen groß­zü­gi­gere Regelungen.
• Einige Über­gangs­fris­ten hängen von der Zustim­mung des Rech­nungs­emp­fän­gers ab.

Zum besse­ren Verständ­nis haben wir hier ein paar Beispiele aufge­führt, die evtl. für Sie über­ra­schende Ergeb­nisse aufzeigen.

Guter Rat … muss manch­mal gar nichts kosten