E‑Rechnung in Deutsch­land XRech­nung & Co. zwischen Unter­neh­men (B2B)

Update: Bundes­rat hat am 22.03.2024 das Wachs­tums­chan­cen­ge­setz verab­schie­det. Die Ände­run­gen des §14 UStG zur Einfüh­rung der E‑Rech­nungs-Pflicht in Deutsch­land treten am 01.01.2025 in Kraft.

1. Schritt: E‑Rech­nungs-Pflicht B2B

Deutsch­land hat expli­zit die Zustim­mung der EU einge­holt, um genau diese zwei Bausteine – im Gegen­satz zu Frank­reich – nach­ein­an­der einfüh­ren zu können.
Das zwei­stu­fige Modell wurde bereits im Rahmen des E‑Rech­nungs-Gipfels 2023 in Berlin als favo­ri­sierte Lösung disku­tiert und am 25.07.2023 von der EU offi­zi­ell geneh­migt (siehe COUNCIL IMPLEMENTING DECISION (EU) 2023/1551 of 25 July 2023).

2. Schritt: Einheit­li­ches elek­tro­ni­sches Steuermeldesystem

Was das elek­tro­ni­sche Melde­sys­tem angeht, ist die EU Takt­ge­ber. 2028 gilt entspre­chend der ViDA-Initia­tive die Melde­pflicht für Geschäfte zwischen Unter­neh­men inner­halb der Euro­päi­schen Union. Ab diesem Zeit­punkt müssen die EU Länder sicher­stel­len, dass die benö­tig­ten Daten an eine zentrale Daten­bank auf Basis der EN 16931 über­mit­telt werden.

Was ist laut BMF eine E‑Rechnung?

Das ist im Grunde sehr einfach, denn als Grund­lage dient die EU-Richt­li­nie 2014/55/EU auf deren Basis auch die E‑Rech­nungs-Pflicht für Liefe­ran­ten der öffent­li­chen Hand einge­führt wurde (B2G).

Für B2B-Geschäfte werden als E‑Rechnung auch nur Rech­nun­gen entspre­chend der EU-Norm EN 16931 akzeptiert.

Ohne Verwir­rung stif­ten zu wollen: Aber zusätz­lich muss die jewei­lige Syntax auch noch in der Liste der EU-Richt­li­nie 2014/55/EU aufge­führt sein (ABl. L 133 vom 6. 5. 2014, S. 1). Dazu zählen auf jeden Fall die Formate XRech­nung (ab der Version 2.0) und ZUGFeRD (Profil EN 16931 bzw. XRechnung).

WICHTIG: Ein einfa­ches PDF ist keine E‑Rechnung.

Das Thema haben wir in unse­rem Trug­schluss-Alarm “Was unter­schei­det eine PDF-Rech­nung von einer »echten« E‑Rechnung?” weiter vertieft.

Das ist im Grunde sehr einfach, denn als Grund­lage dient die EU-Richt­li­nie 2014/55/EU auf deren Basis auch die E‑Rech­nungs-Pflicht für Liefe­ran­ten der öffent­li­chen Hand einge­führt wurde (B2G).

Für B2B-Geschäfte werden als E‑Rechnung auch nur Rech­nun­gen entspre­chend der EU-Norm EN 16931 akzeptiert.

Ohne Verwir­rung stif­ten zu wollen: Aber zusätz­lich muss die jewei­lige Syntax auch noch in der Liste der EU-Richt­li­nie 2014/55/EU aufge­führt sein (ABl. L 133 vom 6. 5. 2014, S. 1). Dazu zählen auf jeden Fall die Formate XRech­nung (ab der Version 2.0) und ZUGFeRD (Profil EN 16931 bzw. XRechnung).

WICHTIG: Ein einfa­ches PDF ist keine E‑Rechnung.

Das Thema haben wir in unse­rem Trug­schluss-Alarm “Was unter­schei­det eine PDF-Rech­nung von einer »echten« E‑Rechnung?” weiter vertieft.

Welche Ausnah­men gelten für die E‑Rech­nungs-Pflicht?

1. Rech­nun­gen an Unter­neh­men ande­rer Mitglied­staa­ten der EU
2. Rech­nun­gen an Endverbraucher
3. Klein­st­rech­nun­gen unter 250 €
4. Rech­nun­gen für Fahrausweise

Welche Über­gangs­fris­ten sind für die E‑Rech­nungs-Pflicht B2B vorgesehen?

Sind EDI und andere Formate mit struk­tu­rier­ten Daten, die nicht der EU-Norm EN 16931 entspre­chen jetzt doch zulässig?

Ja, unter Einhal­tung gewis­ser Vorga­ben, können diese Formate noch einge­setzt werden.

Dabei müssen Sie folgende Punkte beachten:

1. Die Rech­nung muss alle vom Gesetz (nach EN 16931) gefor­der­ten Anga­ben enthalten.
2. Das Format muss auf Basis der EU-Norm EN 16931 inter­ope­ra­bel sein.
3. Es Bedarf für diesen Weg der Zustim­mung des Rechnungsempfängers.

Im Unter­schied zu den EN 16931-konfor­men Forma­ten müssen hier Reihen­folge, Struk­tur, zuläs­sige Werte u.ä. nicht direkt in der EN 16931-konfor­men Art und Weise vorlie­gen. Diese Aufgabe kann über ein Stück Soft­ware – ein soge­nann­tes Mapping – erfolgen.

Für uns ist genau diese Aufgabe Teil unse­res Tages­ge­schäfts. Als Dienst­leis­ter helfen wir dabei eine zuver­läs­sige und sichere Brücke zwischen Ihren Syste­men und dem Rech­nungs­emp­fän­ger zu bilden.

Was wird aus der Papierrechnung?

Im Bereich der Geschäfte zwischen Unter­neh­men, also Busi­ness-to-Busi­ness (B2B), rückt das Ende der Papier­rech­nung immer näher.
Nach dem aktu­el­len Vorschlag des Bundes­mi­nis­te­ri­ums der Finan­zen bekommt ab 1.1.2025 die E‑Rechnung Vorrang. Die Papier­rech­nung wird dann in der Über­gangs­frist 1 noch für zwei Jahre zuläs­sig sein. Nur Unter­neh­men mit einem Jahres­um­satz in 2026 ≦ 800.000 bekom­men beim Versand noch eine Schon­frist bis Ende 2027.

Wir sehen aller­dings auch bei denje­ni­gen unse­ren Kunden, die glei­cher­ma­ßen E‑Rechnungen – als XRech­nung oder ZUGFeRD – wie gedruckte Rech­nun­gen per Post über uns versen­den, dass der Trend klar in Rich­tung E‑Rechnung geht. Die Zahlen spre­chen für sich, denn wir versen­den für unsere Kunden seit dem ersten Quar­tal 2023 mehr E‑Rechnungen als Papier­rech­nun­gen. Eine Trend­wende ist defi­ni­tiv eingetreten.

Nicht verwun­der­lich, dass der Markt einen massi­ven Rück­gang an Papier­rech­nun­gen erwar­tet. Die Entwick­lung hin zur E‑Rechnung wird natür­lich auch den Rech­nungs­ein­gang beein­flus­sen. Hier wird der Haupt­fo­kus nicht mehr auf dem Ausle­sen der Daten liegen, sondern auf der opti­ma­len Auto­ma­ti­sie­rung der anschlie­ßen­den Prozess-Schritte. Dazu gehö­ren: Abgleich mit Bestel­lun­gen und Liefer­schei­nen, Geneh­mi­gungs­work­flow, Archi­vie­rung und im Ideal­fall: die Dunkelverbuchung.

Wann wird das Gesetz zur E‑Rech­nungs-Pflicht B2B verabschiedet?

Update: Das Gesetz wurde final am 22.03.2024 verab­schie­det. Hier folgt also ein Blick in das Gesetzgebungsverfahren.

Zuge­ge­be­ner­ma­ßen konn­ten wir nicht sagen, wann das Gesetz verab­schie­det wird. Aber wir haben Ihnen einen Einblick gege­ben, was die nächs­ten Schritte bis zur Verab­schie­dung des Geset­zes waren.

Wie der Verband elek­tro­ni­sche Rech­nung (VeR) im Rahmen eines Gesprächs mit dem BMF erfah­ren hatte, sah der Wunsch­zeit­plan des Bundes­fi­nanz­mi­nis­te­ri­ums eine Verab­schie­dung Ende 2023 bzw. Anfang 2024 vor. 

Fragen oder Diskus­si­ons­be­darf zur E‑Rechnung B2B?

Bei Fragen zu den aktu­el­len Entwick­lun­gen verein­ba­ren Sie einfach einen passen­den Gesprächs­ter­min mit Tim Roßky (Geschäfts­füh­rer Cegedim e‑Business GmbH und Mitglied im Vorstand des Verband elek­tro­ni­sche Rech­nung) oder kommen Sie einfach zum nächs­ten Live-Webi­nar.

Wir blei­ben für Sie dran und infor­mie­ren Sie über jeden weite­ren Schritt hier, auf Linke­dIn und im nächs­ten Webi­nar.

• Zum Fort­schritt bis zur Verab­schie­dung des neuen Geset­zes zur E‑Rech­nungs-Pflicht in Deutschland,
• zu allen Themen rund um das geplante einheit­li­che elek­tro­ni­sche Steu­er­mel­de­sys­tem und
• wie Sie den Umstieg auf die E‑Rechnung erfolg­reich meistern.

Bei Fragen zu den aktu­el­len Entwick­lun­gen verein­ba­ren Sie einfach einen passen­den kosten­lo­sen Gesprächs­ter­min mit Tim Roßky (Geschäfts­füh­rer Cegedim e‑Business GmbH und Mitglied im Vorstand des Verband elek­tro­ni­sche Rech­nung) oder kommen Sie einfach zum nächs­ten Live-Webi­nar.

Wir blei­ben für Sie dran und infor­mie­ren Sie über jeden weite­ren Schritt hier, auf Linke­dIn und im nächs­ten Webi­nar.

• zur Einfüh­rung der E‑Rech­nungs-Pflicht in Deutschland,
• zu allen Themen rund um das geplante einheit­li­che elek­tro­ni­sche Steu­er­mel­de­sys­tem und
• wie Sie den Umstieg auf die E‑Rechnung erfolg­reich meistern.