Freigabe-Workflows:
Die Bremser bei Beschaffungsprozessen?
Ihre Freigabe-Prozesse in der Beschaffung sind ein Problem?
Nicht mit diesen Tipps zur Workflow-Optimierung im Beschaffungsprozess!
Genehmigungs- und Freigabeprozesse in der Beschaffung
Darum sind Freigabe-Workflows die Bremser bei Beschaffungsprozessen
Warum können sich Durchlaufzeiten bei traditionellen Genehmigungsprozessen leicht vervielfachen? – Wie kann man mehr Kontrolle gewinnen, indem man überflüssige Kontrolle abgibt?
Welche Person konkrete Bestellanforderungen oder Rechnungen freigeben muss, kann von zahlreichen Faktoren abhängen. Befugnisse können je nach Unternehmensgröße auf verschiedene Rollen oder Ebenen verteilt sein. Gleichzeitig entscheiden oft Budgetgröße, Art der Ausgaben (z. B. Investitionen, Zusatzkosten) oder Compliance-Anforderungen über Zuständigkeiten. Das macht diese Prozesse sehr unübersichtlich, also fehleranfällig.
5 Gründe, warum Genehmigungs-Workflows im Einkauf langwierig sein können
unklare
Zuständigkeiten
lange Wege
Vertretungssituationen
Rückläufer
Fehler
Wenn Genehmigungsprozesse in der Beschaffung entgleisen …
Genehmigungsworkflows sind vor allem dann anfällig, wenn sich papierhafte Belege auf einen »Wandertag« zwischen Filialen, Abteilungen und Hausposteingänge begeben!
Falls Ansprechpartner wegen Krankheit, Urlaub, Dienstreisen u. ä. nicht »am Platz« sind, sind Missverständnisse – also auch Fehler – und lange Verzögerungen vorprogrammiert. Das gilt besonders dann, wenn benötigter Kontext fehlt oder nicht direkt zugeordnet ist.
Ein Beispiel: Die Begründung für eine Investition kam per E‑Mail, also auf einem ganz anderen »Kanal« an. Der Vertretungsperson liegt diese E‑Mail höchst wahrscheinlich nicht einmal vor.
Sobald Genehmigungen zurückgewiesen werden müssen (wegen sachlicher Fehler, Budgetüberschreitung u. ä.), geht es direkt zurück auf »LOS«. Die Bearbeitungszeit vervielfacht sich mit jeder Runde.
Einfach mal loslassen!
Je unübersichtlicher ein Prozess ist, umso mehr lohnt es sich, diese Prozesse zu automatisieren.
Digitalisierte Belege können mithilfe von festgelegten Genehmigungsworkflows in der Beschaffung korrekt adressiert und ihr Bearbeitungsstatus jederzeit eingesehen werden.
Digitale Prozesse: Weg vom Papierchaos in der Beschaffung!
Der erste Schritt lautet: vom Papierchaos verabschieden! Besonders gut geht das, indem Sie allen Lieferanten den passenden Weg zur elektronischen Übermittlung von Auftragsbestätigungen, Rechnungen etc. bieten.
- Versandwege an SY: E‑Mail, SFTP, WebService, Upload, manuelle Erfassung im SY-Portal bis hin zu dem Empfang papierbasierter Belege per Post
- Belegformate: EDI, XML (z. B. XRechnung, ZUGFeRD, …) oder PDF und eingescannte Belege, die automatisiert mithilfe von OCR+KI ausgelesen werden.
Diese Herangehensweise gepaart mit unterschiedlichen Optionen der Verifizierung bildet die perfekte Symbiose und entlastet den Belegeingang.
- Intelligent Input Interface (I³) = manuelle Eingabe als elektronische Daten im SY-Portal
- Vendor Verification Incentivation (VVI) = Verifizierung seitens der Lieferanten
- Verification as a Service (VaaS) = Verifizierung als Teil der Cloud Lösung durch uns
Routinefälle in der Beschaffung digital automatisieren
Failsafe
Die ganze Beschaffung auf dem Schirm für die Prüfung
Sämtliche Dokumente sind bei SY 24/7 im Zugriff, ebenso wie die protokollierten Arbeitsschritte.
Erfahrungsgemäß funktioniert das nur, wenn Sie Ihre Prozesse im Einkauf auch neu denken, weg vom Medium Papier hin zu digitalen Beschaffungsprozessen auf Basis elektronischer Belege mit strukturierten Daten.
Schnell geklärt
Reklamationen und Nachfragen erfordern in den meisten Unternehmen das Verfassen einer E‑Mail, den Griff zum Hörer. Manchmal muss das jeweilige Gegenüber ggf. Belege erst heraussuchen und sich später zurückmelden. Falls Sie mit Unternehmen in anderen Zeitzonen zusammenarbeiten, wird es richtig interessant. Schnell sind mehrere Stunden oder Tage verloren.
Mit SY sind solche Fälle schnell geklärt, da alle Beteiligten parallel Angebote, Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen, Mahnungen und Gutschriften einsehen und sich bequem per Chatfunktion austauschen können.
Die bisherige mühselige Urlaubsübergabe können Sie sich sparen, Ihre Vertretung hat ja alles im (Zu)griff.
Workflow-Optimierung im Beschaffungsprozess: Bedeutet dunkel verbuchen gleich Kontrollverlust?
Nein, auch wenn das »Bauchgefühl« im ersten Augenblick Ihnen vielleicht etwas anders sagt. Nehmen wir ein wenig Abstand und betrachten das Thema einmal ganz sachlich »von oben«.
Würden Sie uns zustimmen, dass ein zuverlässiger Entscheidungsprozess wesentlich davon abhängt, ob alle nötigen Informationen
- vollständig,
- jederzeit verfügbar und
- strukturiert vorliegen?
Nur so ist ein Abgleich überhaupt mit angemessenem Aufwand möglich, richtig?
Mit der richtigen Lösung gehen ein hohes Maß an Transparenz und die Dunkelverbuchung Hand in Hand. Davon profitieren Sie in allen Phasen der Prozesskette.
Übrigens: Wo immer Sie die Kontrolle dennoch nicht aus der Hand geben möchten, passen Sie den Workflow einfach entsprechend an. Sie geben den Vorgang per Knopfdruck frei und können sicher sein, dass SY die Belege bereits auf Fehler und Unstimmigkeiten geprüft hat.
Perspektivwechsel: Was haben Ihre Lieferanten eigentlich von optimierten Workflows im Beschaffungsprozess?
Zwei im gleichen Boot
Versetzen Sie sich einmal in die Menschen, die (bei Ihnen, genauso wie bei Ihren Lieferanten) in der Buchhaltung beschäftigt sind:
Wie viel »unnötiger« Mehraufwand entsteht z. B. durch den Versand von angeforderten Rechnungsduplikaten oder bei der telefonischen Klärung von Streitfällen. Wie oft muss man sich damit abmühen, dass Herr oder Frau X immer noch nicht zurückgerufen hat?
Das heißt: auf Unternehmensebene sitzen Kunden und Lieferanten im gleichen Boot!
Leichter Einstieg – unabhängig vom aktuellen Digitalisierungsgrad der Partner
Lieferanten, die noch wenig auf Digitalisierung und Automatisierung setzen, fragen sich (oder Sie?) am ehesten, inwiefern der Nutzen den Aufwand rechtfertigt. Sie wünschen sich vor allem eine einsteigerfreundliche Lösung, die auch einen erkennbaren Mehrwert bietet. Eine Lösung wie SY, bei der sie sofort von den zahlreichen hilfreichen Features auf einer einzigen, intuitiv bedienbaren Oberfläche profitieren.
Und zwar nicht nur durch die Möglichkeit auf alle Belege jederzeit zuzugreifen und per Chat sofort den richtigen Ansprechpartner in Ihrem Unternehmen »an der Strippe« zu haben. – SY bietet Ihren Lieferanten Echtzeit-Monitoring zum Status und zur statistischen Auswertung der Geschäftsfälle.
SY als perfekte Grundlage einer guten Kunden-Lieferanten-Beziehung
Genauso wie Sie sich darüber freuen, Skonti ab sofort zuverlässig realisieren zu können, freut sich jeder Ihrer Lieferanten über den fristgerechten Rechnungsausgleich ohne Mahnungsläufe und Ärger.
Was müssen Ihre Lieferanten für ihren optimierten Workflow investieren? Nichts.
Das Onboarding sowie die Nutzung von SY ist aufseiten Ihrer angebundenen Lieferanten kostenlos.
Es gibt eine Reihe an Herausforderungen im Purchase-to-Pay-Prozess, die sich optimieren lassen!
Warum? Dieser Prozess ist geprägt von zahlreichen Schnittstellen. Jeder neue Lieferant, mit dem man keinen Standardprozess abbilden kann, erhöht den Grad an Komplexität um einen weiteren Faktor X.
TIPP: Skizzieren Sie doch »einfach« mal Ihren aktuellen Beschaffungsprozess. Welche Fragen bzw. Aspekte kommen Ihnen da in den Sinn?
Hand in Hand mit Ihren Lieferanten den P2P-Prozess automatisieren: hier erfahren Sie mehr über die weiteren P2P-Herausforderungen und wie Sie diese meistern.
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